邀约类文书的写作与应用

邀约，是指日常交往中的邀请、邀集、约定一类的活动。邀约类礼仪文书主要用于邀请和聘请等。因此，要用极其精练的语言，明确告知对方在何时、何地、何因、做什么事、准备什么。本节主要介绍邀请书（函）、请柬、聘书三种邀约类文书的写作。

（一）邀请书（函）

1.邀请书的含义

邀请书通常称为邀请函，是邀请宾客参加某项活动的通知书，主要用于联谊活动和友好往来。邀请书必须以书面文字的形式，即使已经口头邀请了被邀请人，也要把邀请书送到被邀请人的手中，以表示邀请的诚意和郑重态度。

2.邀请书的结构和写法

一般由标题、称谓、正文、结语、具名和日期六个部分组成。

（1）标题

邀请书的标题有两种：一是直接写“邀请书”三个大字，然后接称谓和正文；还有一种是先用较小的字体写邀请单位，再在下一行中间用较大较粗的字体写“邀请书”三个字。现在许多单位在发邀请书时会制作精美的封套，可以在封套上写明“× ×公司× ×会议邀请函”或“× ×单位× ×晚会邀请函”，显得更为庄重。

（2）称谓

称谓要写被邀请者的姓名（或单位名称），鉴于来宾身份比较多元，可以用先生/女士，作为敬称，而不必一一罗列职务。

（3）正文

正文要交代清楚邀请的原因、活动内容和时间、地点。正文的内容要概括，活动内容、时间、地点要明确，以便被邀请人做好赴约的准备，必要时还要注明乘车路线和联系电话。如果是会议邀请，还要注明会议的具体内容、要求，报到的时间、地点、食宿方法等。

（4）结语

结语主要是问候语。正文结束后另起一行空两格写“此致”，再下一行顶格写“敬礼”或“敬请光临”“欢迎莅临指导”“恭候出席”等得体的礼貌用语。

（5）具名

具名在礼貌用语的下一行靠右边署上发出邀请书的单位名称或个人姓名。

（6）日期

日期在具名之后的下一行偏右写上发出邀请的年、月、日。

【范例】

邀请函

尊敬的嘉宾：

您好！

第一届中国-东盟人工智能峰会暨中国-东盟信息港全球合作伙伴签约仪式将于2019 年9 月9 日在广西南宁市举行。

届时，将汇聚国内外人工智能领域的顶级专家、学者和产业优秀人才交流探讨，并针对人工智能与制造业、智慧城市、生活服务、5G技术等领域的应用发展设置专题论坛。

峰会期间，我们将为国内外人工智能企业提供9 月7-9 日的免费展位场地，进行企业推介和产品展示。

敬请您拨冗莅临峰会，并欢迎携企业参展。

中国-东盟人工智能峰会组委会

2019 年8 月

（二）请柬

1.请柬的概念

请柬也被称为“请帖”，是为邀请宾客参加某一活动所使用的一种书面形式的通知，一般用于联谊会、各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示活动举行的正式。在邀请宾客前来参加会议或精心安排的活动时，常采用发送请柬这种书面邀请形式。

发送请柬，能够显示邀请的礼貌程度。它的主要作用有三个：一是表示对客人的尊重；二是表明邀请者对此事的郑重态度；三是对客人起到提醒、备忘的作用。

2.请柬的格式和写法

请柬由标题、称谓、正文、结尾语、落款五部分组成。（1）标题

标题在封面或第一行中间写上“请柬”或“请帖”。（2）称谓

抬头顶格写清被邀请的单位的名称，如邀请的是个人，则应写清其姓名、职衔和职称。

（3）正文

正文的内容主要写清活动内容，如开座谈会、联欢晚会、纪念典礼、开幕剪彩、宴会、婚礼寿诞等。还应写明时间、地点、方式。如果是请观看戏剧或其他表演，还应将入场券附上。若有其他要求，也需注明，如“请准备发言”等。(www.xing528.com)

（4）结尾语

请柬的结尾已形成套语，显得正式、隆重，必不可少。常常要写上礼节性的问候语或恭候语，在正文后另起一行空两格写“敬请”二字，然后再另起一行顶格写“光临”二字。

（5）落款

最后落款应署明邀请单位的全称或邀请者的姓名以及发出请柬的时间。通常写上“谨启”“谨订”字样以示礼貌，如是组织邀请，须盖上公章。

3.请柬的写作要求

（1）措辞准确

请柬篇幅短小，表情达意受到一定限制。因此，措辞更要明晰、准确，要写清活动要素，包括时间、地点、邀请对象，绝不能出错。

（2）语言雅致

请柬是一种高雅的礼仪载体，十分讲究语言美，求“达”、求“雅”。根据不同场合，措辞要高雅、得体、礼貌，做到热情而不俗套，恭敬而不卑微，充分显示邀请者的内在素质和修养。

（3）提前送达

请柬主要是表明对被邀请者的尊敬，凡属比较隆重的喜庆活动，邀请客人均以请柬为准，切忌随便口头招呼。请柬一定要适时发出，太早对方容易遗忘；太迟对方来不及回柬和从容准备，一般提前一周送达较好。

【范例】

（三）聘书

1.聘书的概念

聘书也被称为聘请书，它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。

2.聘书的格式

聘书一般已按照书信格式印制好，中心内容由发文者填写即可。完整的聘书格式一般由以下几部分构成：

（1）标题

聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样，有的聘书也可以不写标题。已印制好的聘书标题常用烫金或大写的“聘书”或“聘请书”字样。

（2）称谓

聘书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号，也可以在正文中写明受聘人员的姓名称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请× ×”。

（3）正文

聘书的正文一般要求以下一些内容：

①交代聘请的原因和请去需要做的工作或写明所要担任的职务。

②写明聘任期限。例如“聘期两年”或“聘期自2021 年2 月20 日—2026 年2 月20 日”。

③聘任待遇。聘任待遇可直接写在聘书之上，也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇，这要视情况而定。

④对被聘者的希望。这一点一般可以写在聘书上，但也可以不写，而通过其他的途径使受聘人切实明白自己的职责。

（4）结尾

聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语，如“此致”“敬礼”“此聘”等。

（5）落款

落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务并署上发文日期，同时要加盖公章。

3.聘书的写作要求

（1）郑重严肃，对有关招聘的内容要交代清楚，书写要整洁、大方、美观。

（2）篇幅短小精悍，语言简洁明了、准确流畅，态度谦虚诚恳。

（3）聘书是以单位名义发出的，所以一定得加盖公章，方视为有效。

【范例】