礼仪文书的基本要求及重要性

（一）礼仪文书的概念

在社会生活中，人们常常会遇到婚嫁、寿诞、开业、荣升、乔迁、丧葬等各种礼仪性的事件，出于礼貌、礼节的需要，除了亲身参加的交际活动和表现的交际行为外，往往还要制发一些互相表达邀约、祝颂、庆贺、迎送、吊唁等思想感情的礼仪文书来表情达意。礼仪文书就是人们在交往中，适应社会交际应酬而产生的，并随着社会中人际交往的发展而不断发展的一种表达礼节、增进感情的文书。

随着社会的不断进步和发展，礼仪文书的应用虽然在其形式和文字内容上发生了很大变化，但仍是人们之间表情达意的桥梁，是增强人与人之间团结和友谊的纽带。礼仪文书的成功写作和出色运用，有助于传播信息，增加了解；有助于沟通情感，密切关系；有助于塑造组织的良好形象，最终产生广泛的社会效益和良好的经济效益。

（二）礼仪文书的类别

现代人常使用的礼仪文书类别有各种请柬、欢迎词、祝词、题词、欢送词、悼词、祭文、贺信、贺电、讣告、唁电、碑文、对联等。从应用的角度来看，一般可分为三类：

1.邀约类礼仪文书，如邀请书、请柬、聘书等。

2.迎送（致辞）类礼仪文书，如欢迎词、欢送词、致谢词、感谢信等。

3.贺吊类礼仪文书，如贺词、贺卡、唁电、唁函等。

作为礼仪文书，无论是表达邀约、迎送还是贺吊之意，都有其共同的要求，与书信的专于言事相比，礼仪文书重在表情。

（三）礼仪文书写作的基本要求

礼仪文书的写作除了遵循普通文章写作的一般要求，如主题明确、材料确凿、结构合理、表达明晰、语言生动之外，在其写作和应用时还要把握礼仪文书的基本要求，具体包括以下三个方面的内容：(www.xing528.com)

1.以诚相见，感情真挚

感情真挚是礼仪文书的首要因素，只有这样才能达到交际的目的。“诚”的核心是坦诚，面对交际对象，提笔行文时，只有尊敬对方、态度热诚、言辞恳切、言由衷发、才能以真诚打动人、以热情感染人。礼仪文书中，要将真情实感充分地表现出来，必须借助多种表达方式，或叙述描写，或议论抒情。要通过生动的叙事、形象的描绘、精妙的议论和恰当的抒情，让对方犹如身临其境、感同身受、顿悟其理，达到双方情感的沟通。

2.风格庄重，文笔典雅

礼仪文书大多用在庆典、祝贺、迎送、吊唁等场合，特殊的功能和语境，决定了它的风格必须既庄重又典雅，这样才能达到求真、求善、求美的目的。

风格庄重就是郑重、严肃，它既表现作者为文的态度，也反映了作者的价值取向。文明清新的文风显示了作者的道德修养，积极向上的价值取向，是与整个礼仪活动的氛围相协调、相一致的。

文笔典雅是指文辞优美而不粗俗，语言简洁而不繁缛。要达到典雅的语言境界，首先要根据不同的礼仪内容和表达的需要，用语准确、得体；其次要针对交际对象的层次性，如职位层次、文化层次、年龄层次，适当选用精辟文言词语以及贴切的交际语汇与得体的祝颂语。

3.格式规范，讲究效率

礼仪文书，由于其用途多样作用不同，因而种类繁多。各种各样的礼仪文书，都有其固定格式。研究其格式，既有助于区分文体功能，也有助于掌握不同礼仪文书在写作上的异同。

遵守写作规范主要表现为对行文礼仪的遵守。首先要注意标题的严肃性，不要任意省略，以免造成对方对文体理解上的困惑；其次行文要尽量把事实和背景交代清楚，以方便对方阅读和领会；最后要注意行文关系，平行或不相隶属机关、单位之间，应当使用平行的礼仪文书，而不可使用上行的或下行的礼仪文书。

礼仪文书的写作和发送必须及时迅速，讲求时效，要快中求好，做到又快、又好、又准，否则一旦耽误会造成不必要的损失。