（一）行政公文的含义
2012 年4 月印发的《党政机关公文处理工作条例》指出，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
（二）行政公文的种类
《党政机关公文处理工作条例》划定的公文种类主要有：
2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
12.批复。适用于答复下级机关请示事项。
13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（三）行政公文的格式
公文格式，涉及党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则等具体内容，《党政机关公文处理工作条例》规定，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）执行。
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
图3-2-1 公文格式的各要素
《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，页码位于版心外。
1.版头
公文的版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线七部分。
（1）份号。公文份号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，多用于涉密文件和上级下发的普发性文件，便于文件的统计、登记和回收，如需标注份号，一般用6 位3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（2）密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（3）紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（4）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（5）发文字号。发文字号由机关代字、年份、序号组成，如“国办发〔2021〕5 号”，“国办发”表示此件为国务院办公厅制发；年份表示制发文件的纪年，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号表示某年依次制发的文件的号码，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1 不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（6）签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3 号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（7）版头中的分隔线。发文字号之下4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
图3-2-2 行政公文首页版式
2.主体
主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等项目。
（1）标题。公文标题一般由发文机关名称、文件的事由（文件主题）及文种（文件种类）三部分组成，位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中书写。其结构如下：
国务院办公厅 关于××××××工作的通知(www.xing528.com)
发文机关 事由 文种
在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，事由应当准确、概括、简要，以便于公文的检索与处理，便于读者理解公文的内容与行文的目的。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
标题一般用2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（2）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（3）正文。这是公文的主体，用来表达公文的具体内容。公文首页必须显示正文。一般用3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空两字编排“附件”两字，后标全角冒号和附件名称，如果有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）发文机关盖章、成文日期和印章。这里一般有如下三种情况：
①加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
②不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
③加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1 不编为01）。
（6）附注。如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
（7）附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”两字及附件顺序号用3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”两字及附件顺序号。
3.版记
版记部分包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等项目。
（1）版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 毫米）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（2）抄送机关。如有抄送机关，一般用4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”两字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（3）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1 不编为01），后加“印发”两字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
图3-2-3 行政公文末页版式
（四）行政公文的行文规则
1.一般规则
（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
（3）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文，属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
（4）党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
（5）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
2.上行文规则
（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
3.下行文规则
（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
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