公文写作的流程与原则

公文作为国家机关在公务活动中所使用的规范性文件，它的写作必须遵守严格的标准和程序，要经过从起草、修改、复核到签发等诸多环节，重要的公文还需要经过相应的权力机关或会议讨论通过。就一般情况而言，公文写作主要包括五个步骤：确立主题、收集材料、整体构思、起草文稿、修改审定。

图3-1-2　公文写作的程序

（一）确立主题

古人主张写文章要“意在笔先”“以文载道”。因此，确立主题是写好公文写作的第一步。此前已经论述过，公文写作其实是受领导之命、代组织立言。因此，主题的确定必须符合领导的意图和组织的要求。

1.准确把握领导意图和组织要求

无论什么公文，都是针对管理工作中已经出现或即将出现的问题，根据领导的授意或有关规定起草的。机关组织及其领导人的意图是公文的灵魂，也是公文行文的目的，因为公文本身就是表达组织意图、推进管理工作的工具。

领导意图实际上是国家大政方针和单位工作目标的具体化。因此，写作人员要认真领会领导意图，主动听取领导的意见，对一些重要的文稿，要与领导一起研究文稿的观点和结构。当然公文写作又不能仅仅是简单地复述组织或领导的意图，必须努力调动公文起草人员平时在理论修养、政策水平以及对实际情况的深刻理解等方面的知识积累，通过综合研究，深化和完善领导意图，论证和表达领导意图。

2.确定公文主旨

撰写公文前，必须首先明确主旨。公文主旨也可称为公文主题、观点、中心思想，是指公文作者为了达到写作目的，通过一定的内容和形式表达出来的一种态度和观点。它体现了制发机关领导意图和发文目的，是整个公文的统帅和纲领。公文主旨确定以后，要体现在行文的全过程，如行文缘由和目的，阐述的具体问题，提出的解决办法、措施或建议等。

公文的主旨一般包括三个方面的内容：

（1）背景。公文是基于公务活动的客观需要而产生的，这种客观需要就是背景、缘由。它说明起草公文的原因，是公文主旨产生的基础，是公文中所要提出的问题。

（2）中心思想。公文的中心思想是公文要表达的意见、要求、办法、措施和主张，一篇公文必须围绕中心思想来展开。

（3）写作目的。一般公文开篇就会明确说明写作的目的，较为常用的是采用“为了……”“根据……”句式。

在实际的公文起草中，不是每篇公文的主旨部分都必须包含这三个方面，这要视公文的具体内容而定。

（二）收集材料

公文材料是指公文作者为某一写作目的，从公务活动中收集、提取的用以说明公文观点的基本情况、事实以及数字、引语等。公文材料按性质，可以分为事实材料和理论材料两类。事实材料主要包括人物、事件、现象、单位工作的基本情况、各种调查数据、图表等。理论材料主要有经典著作、重要领导人讲话文稿、各级领导机关的正式文件、报刊重要社论及重要理论文章等。公文中的观点是通过材料表现出来的，也要用材料去佐证。因此，系统完整地收集材料，是写好公文的基本要求。

获取公文写作材料最主要的方法，就是调查研究。调查的方式有以下几种：

1.实地调查

实地调查是调查者直接到现场对调查对象进行考察的一种方式，它通常以开调查座谈会和个别询问的方式进行。一般来说，需要了解大规模和全面的材料常用开调查座谈会的方式，但是为了有效达到调查目的，就要注意与会人员的代表性。有时对有关事件的当事人、知情人和其他相关人员进行个别访问，是获得材料的又一种重要方式。

2.问卷调查

这是一种有效快捷的获取可靠信息的调查方式，即通过通信手段或发放问卷的形式所做的书面调查。问卷调查的好处是可以在较短时间内得到较大范围的信息反馈，从而获得较为可靠和翔实的写作材料。问卷调查取得成功的关键是设计好科学且操作性强的调查问卷。

3.文献调查

文献调查即通过有目的地阅读和检索间接获取材料的方式。文件、报纸、杂志、书籍和其他资料都是阅读的内容。文献调查常可以获得很多有重要价值的辅助材料。

4.网上调查

随着信息技术和计算机互联网的发展，网络越来越显示出在信息传递速度和信息资源共享广度和深度上的优越性。网上调查作为一种获取资料的新方式，因为能更快捷、准确、客观地获得广泛的信息，而且更便于对所获得的材料进行分析处理，越来越成为当代重要的调查方式而得到普遍的运用。

材料收集好后，要根据公文主题的需要，对材料进行筛选、分析、鉴别，进行提炼和加工。材料的选用要遵守真实、准确、典型、新颖、适当的原则，使材料更好地服务于公文主旨。(www.xing528.com)

（三）整体构思

对公文进行整体构思就是围绕公文主旨，确定公文结构、表达次序、各部分之间衔接照应等。为写好公文，必须先有一个总体设计安排，进行谋篇布局、撰拟提纲、安排文章的结构，对已掌握的材料进行取舍裁剪，把公文的主要内容勾勒出来。

公文提纲主要包括公文的标题、主旨、层次与段落的安排、各部分的观点及主要材料、关键或重点部分的内容以及开头、结尾和过渡、前后照应的方式等。公文提纲的详略，根据公文的具体情况和个人习惯及写作熟练程度而定。

公文的提纲可以是条文式，也可以是图表式。条文式是按照公文的层次结构的基本框架一次将提纲内容列出来，图表式则是以图表的形式记录和展示公文的总体框架，直观系统地反映写作的思路和各层次段落的关系。需要明确的是，无论采取哪种提纲书写方式，拟写公文提纲都要做到以下几点：一是提纲要从大局着眼，注重文章的整体格局；二是要观点明确，力求用最简练的语言说明文章主旨； 三是要在书写公文的过程中不断完善提纲。

（四）起草文稿

一般来说，简单的公文可以由一人单独起草，重要的且篇幅较长的公文往往需成立起草小组集体起草，由机关领导人指导和主持。集体起草公文有助于发挥集思广益的优势，但是也要注意在起草前进行合理分工，拟定详尽的公文写作提纲和明确的分工细则，还要在写作中及时沟通协调，有专人负责总撰稿件，以确保公文草稿文风一致，体例顺畅。起草公文，一般要把握以下几点：

1.紧扣主旨

公文的主旨应体现在行文的全过程中，标题、段落、所运用的材料、观点都应该体现主旨的要求，切不可在撰写过程中偏离主旨。在起草过程中发现提纲不尽完美，可以在紧扣主旨的前提下慎重地完善提纲，要知道这仅仅是深化主旨，而不是改变主旨，这在集体起草公文的过程中尤其要注意。

2.坚持一文一事

公文属于政策性很强的规范性文书，除了综合性的工作报告、计划、总结类文种外，其他公文的书写必须坚持一份公文解决一件事的原则要求，避免眉毛胡子一把抓，让人看不懂到底想表达什么。

3.严格遵守公文起草的相关规定

中共中央办公厅、国务院办公厅2012 年4 月16 日印发的《党政机关公文处理工作条例》等规范性文件，对公文写作及格式要求等作了详细的规定。这些规定适用于各类型公文的起草，必须严格执行。

（五）修改审定

修改审定，是公文写作的最后一个步骤，也是公文的“把关”步骤。公文的修改审定是指机关秘书机构或业务部门以机关名义起草的公文草稿在呈送机关领导人审批签发之前，按照公文办理程序，由部门负责人或经验丰富、水平较高的文秘人员对文稿进行全面审核检查。对公文进行修改审定，有利于保证公文质量，保持公文严肃性；有利于节省领导时间，提高管理工作效能；也有利于保持相关工作政策的连续性和有效性。

公文修改审定的内容涉及主题、观点、材料、结构、语言、格式、规范等诸多方面。具体来说要特别注意以下几点：

1.是否有必要行文

这是公文修改审定的首要问题，它的目的是要考察一份公文是否需要行文，有无必要发文，以防止公文的滥发，影响管理的工作效率。具有发布公文权限的党政机关、社会团体和相关单位，都必须对公文的发文进行严格的把关，以保证实现公文用于指导工作、解决问题的目的。否则，公文的滥发势必导致公文泛滥，滋生文牍主义，影响机关工作效率。

2.是否符合法律法规的规定

主要修改审定公文内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，以及上级机关的决定和本单位的实际情况，具体事实是否真实，政策界限是否明确，政策措施是否具有可操作性，应该由谁执行、如何执行、执行期限，等等。通过对内容的修改审定，确保公文的内容符合法律法规的要求，确保公文中的相关政策有法可依，具有现实的执行性，明确执行机关和执行责任。

3.对于联合行文类公文，审核各单位之间是否协商一致

凡是两个或两个以上单位的联合行文，或者是公文中涉及其他部门或地区的问题，应当审核其意见是否经过协商一致，否则不能行文。因为在没有协商一致的情况下，出台的政策势必不能令各方都满意，也不符合规定，更无法实施，这样的公文是不能行文的。

4.文字表达是否准确

公文中的政策思想和具体措施，都必须通过准确的文字来表达，如果表述不准确，甚至语言有歧义，就会降低公文的使用效果给工作带来被动，甚至带来重大的社会损失。修改文字表述，要按照公文的主旨，标题、正文、结尾的顺序，把握文稿的层次、结构、过渡、照应等细节；审核文字表述是否正确反映了行文目的是否合乎语法、合乎逻辑；是否正确使用专业名词和主题词；是否有人名、地名的错误；是否符合公文制发的相关规定和要求；等等。

5.程序是否规范，格式是否正确

程序的审定，看文稿是否按照规定会签或提交一定的会议讨论通过，或是否上报上级领导机关批准。格式的审定，一是看其是否明确体现了发文机关同收文机关的关系，比如文种、语气、形式是否恰当，主送抄送机关是否正确；二是看是否便于收文机关办理；三是看是否符合《党政机关公文格式》的要求，字体、字号、版面等是否规范等。

进入修改审定程序的公文，一般有三种结果：一是不具备发文要求的文稿，就不得发布取消行文；二是对不太合乎规范的公文草稿进行讨论修改，提出修改意见，修改完善后按规定程序签发；三是对于符合要求的公文，依照规定程序予以批准签发。