公文的特点与作用

（一）公文的特征

1.具有法定权威性

公文与党和国家的行政事务和人们的社会生活密切相关，在上传下达、推动工作中，代表着制发机关的法定权威和政治约束力。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，可以代表机关的法定权威。或要求办理，或要求传达，或要求知照，必须“令行则止”；否则将追究责任（行政、法律）并进行处罚。对于企事业单位而言，其权威性在于对组织内部的成员具有普遍的约束力。

2.具有法定作者

法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织。党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依法成立并合法存在的，就可以成为公文的法定作者。

公文的法定作者，一般是“组织”；但有时也有“个人”（组织的负责人）的情况，如命令（令）、议案。以“组织的负责人”的名义发文时，“组织的负责人”并不是以私人的身份出现的，而是代表其所在的组织依法行使职权。公文一般是由一个组织的秘书人员起草的，但起草者并不是公文的法定作者，因为其是“受命而作”代替组织写作；起草者不能代表组织行使职权。

3.具有特定格式和处理程序

因为公文代表制发机关的法定权威，所以制发公文必须庄重严肃。这就要求公文首先要在种类、格式和处理程序上整齐划一，不能各行其是，以利于提高机关工作效率，更好地处理行政公务，做到及时、准确、安全。因此，长期以来，在利于工作、约定俗成的基础上，逐渐形成了公文格式诸方面的特定程式和制度，各发文单位要执行《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，不能自行其是另搞一套。

4.具有特定的时效性

公文是在公务活动中形成的。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁公文的实用价值也会随之丧失，所以公文的写作、传递和办理都要求迅速及时。公文的时效有长有短。长的几年、十几年，短的几月、几天，没有一份公文是永远有效的。公文失效后，有查考和保存价值的，要整理归档；无查考和保存价值的，要按程序定期销毁。

5.具有特定的读者和特定的现实效用

公文不同于一般文章，它的读者是事先由法定作者限定的，因文种、内容和密级的不同而有不同的阅读对象，即受文单位或个人。公开发布、没有密级的公文，如布告、通告和某些决议，广大人民群众都是读者。而在机关内部传闻的公文，如请示、报告、会议纪要等，只以负责承办的有关行政机关或业务部门为读者对象，具有密级的公文则对阅读对象限制得更具体。公文对其读者对象的限定体现了它的针对性和保密性。同时公文总是根据现实需要针对实际问题而制发，有着明确的写作目的，一旦制发，便对社会产生特定的行政作用，公文因此也具有实用性。

（二）公文的作用(www.xing528.com)

1.领导和指导作用

领导指导有两层含义：第一，行政上下级——领导，业务上下级——指导；第二，上级对下级的规范性要求——领导，上级对下级的原则性要求——指导。

公文的领导作用体现为：上级机关通过制发公文，传达党的路线、方针和政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格执行或予以贯彻。

公文的指导作用体现为：上级机关通过制发公文，对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。

2.规范和约束作用

党政机关制定的条例、规定、办法以及根据党的路线、方针和政策制定的法律法规，具有明显的规范和约束作用。

3.联系和沟通作用

党政机关、企事业单位、人民团体等组织通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息、介绍和交流经验，如部分函、报告等。上级机关通过公文对下级布置工作、交代任务；下级机关通过公文向上级机关汇报工作、反映情况；平行机关和不相隶属机关之间通过公文交流信息、商洽工作，公文像桥梁、纽带，把各机关联成一个整体。

4.宣传教育作用

一份公文一般总要陈述情况、阐明理由、分析原因、提出希望或要求等，就其实质而言，这都是宣传教育作用的体现。通过宣传教育，使有关机关和人员不仅知道应该做什么，而且还知道为何这样做和应该怎样做，以指导和推动工作的正常开展。从某种意义上，上行文也要向上级机关阐明缘由、交代情况、提出意见等，这本身也富有“宣传”的功能。

5.依据和凭证作用

公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收文机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证，如决定、通知、指示、批复、报告、意见、请示和部分函等。有些公文，记载作用显著，如纪要、会议记录、大事记等；有些公文，凭证作用显著，如政策性文件等。公文转化为档案后，仍然具有记载、凭证作用。因此，重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。