（一）公文的定义
“公文”，可理解为“公务文书”的简称。具体来说，公文就是各单位在公务活动中形成的具有特定效力和体式的文书，它是进行公务活动的重要工具。徐望之在《公牍通论》中说：“公文者，为意思表示于一定程式之文书也。凡以文字表示意思，不得称之公文；必以一定之程式，所制成之文书，始得谓之公文。”
在日常工作中，“文书”“文件”与“公文”是经常遇到的三个概念，许多人都不太清楚三者间的区别和联系，也就影响了对“公文”一词的理解。
“文书”一词，最早泛指古代的文籍图册，后来意指应用文体的总称。今天，文书的含义有三：一是应用文体的总称，包括公务文书、私人文书。二是一种职业名称。三是一种职务名称。其最为核心的词义是应用文体，第二、三种含义也是由此生发而来。
“文件”一词，大约在清末才出现。当时，在外交领域中常提到“寻常往来文件”“交涉文件”等。今天，文件的含义有广义和狭义之分：广义的文件指应用文体的总称；狭义的文件指法定公文。
通过以上分析不难看出，公文与文书、文件的区别可概括为：文书的范围大于公文，而公文则包括狭义的文件。
（二）公文的分类
公文可分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是各级各类单位都使用的公文；专用公文是某类单位（领域、系统）使用而其他单位（领域、系统）不使用的公文，如公检法机关使用法律公文、经济领域使用经济公文等。
通用公文可从不同的角度对其进行分类：
1.按规范程度分
按规范程度，可将通用公文分为法定公文、非法定公文。法定公文顾名思义就是法律确定的公文，法定公文有广义和狭义两种。广义的法定公文泛指我国现行的所有法律法规规章所确定的公文，狭义的法定公文专指我国现行的公文处理规范性文件所确定的公文。我国现行的公文处理规范性文件最主要的就是《党政机关公文处理工作条例》。《党政机关公文处理工作条例》规定了15 类公文的类别，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
非法定公文指除法定公文之外的其他通用公文，如计划类公文、总结、规范类公文、简报等。
2.按收发角度分
按收发角度，可将通用公文分为收文、发文。收文指某个机关收到的公文，发文指某个机关发出的公文。
3.按行文方向分(www.xing528.com)
按行文方向，可将通用公文分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件，例如请示、报告等。下行文是指领导机关对下属机关的发文，例如指示、决定、决议、通报等。平行文是指同级机关或不相隶属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，例如公函。
4.按涉密与否分
按涉密与否，可将通用公文分为涉密公文、普通公文。涉密公文指涉及党和国家秘密的公文，分绝密公文、机密公文、秘密公文三种。普通公文指不涉及党和国家秘密的公文。
5.按办理时限分
按办理时限，可将通用公文分为急件、平件。急件指需要紧急办理的公文，分为特急公文和加急（急件）公文两种。特急公文指内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件；急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递处理的文件。
6.按性质作用分
按性质作用，可将通用公文分为指挥性公文、法规性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
指挥性公文，如命令（令）、决议、决定、批复等。
法规性公文，如条例、规定等。
报请性公文，如报告、请示等。
知照性公文，如通知、通报、通告、公告、公报、函等。
记录性公文，如纪要、会议记录等。
图3-1-1 公务文书的分类
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