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领导差旅的服务与管理

时间:2023-07-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:对于办公室工作人员而言,如果职工差旅的管理主要是流程的把控和监督,那么领导的差旅安排主要是服务。领导出差前,以口头、书面或手机短信等方式,向领导报告出差的时间、地点,以及相关礼仪、纪律要求等注意事项,如有着装要求等,应提前告知,以便领导和随行人员提前准备。同时领导参加的重要活动,应注意留存照片,及时备注活动名称、相关人员的详细信息。按规定及时做好领导出差期间的差旅费报销工作。

领导差旅的服务与管理

对于办公室工作人员而言,如果职工差旅的管理主要是流程的把控和监督,那么领导的差旅安排主要是服务。这种服务主要是以助手或随从的身份,安排好领导出差前的准备工作,出差期间的吃、住、行和日程管理,出差后的报销和资料归档。

(一)领导的本地商务出行

本地商务出行,一般指本市或本市周边地区的外出,多为检查工作,洽谈业务或与客户沟通感情。它的特点是:距离短;利用本单位交通工具;无须带额外的私人物品;准备的材料相对单一。

领导经常为了业务考察、会议交流、参观访问、洽谈业务、检查工作等公务活动进行近距离出行。办公室工作人员要为领导的本地商务出行作好准备,主要的准备工作有:

1.制订出行计划

在与领导充分沟通的基础上,了解本地公务出行的目的、时间、地点以及随行人员等情况,了解领导本地公务出行要参与的活动,然后根据活动轻重缓急以及途经线路制订出本次的出行计划。在制订出行计划时,应考虑周全,每项活动在时间上留有余地,尽量避开高峰期,在线路上要安排合理,避免走“冤枉路”。领导的出行计划,应以表格形式体现(表2-4-6),注明活动的地点、时间、主要内容,需要领导做的事情,让领导一目了然。

表2-4-6 公务行程表

2.准备出行资料

本地商务出行所带物品不宜太多,主要有公务活动文件(如合同、协议书等)、办公用品(如笔记本电脑、U 盘、文件夹、照相机等)等。办公室工作人员应根据领导公务活动的项目有针对性地准备资料,每个项目的资料最好装在一个文件袋里,然后制作一份文件清单,除了列明文件外,还要说明装在第几号袋里,方便领导使用。

3.物品准备

要根据领导的出行目的准备物品,物品不宜太多。业务考察、参观访问只要带上摄影摄像器材即可;洽谈业务、参加会议一般带基本的文具即可,参加礼仪性活动,最多带上名片即可。

4.车辆安排

本地公务活动多是自行开车或租车,安排车辆时要从三方面考虑:领导出行的目的、随同出行的人数和前往地点的路况。重要的公务活动如业务洽谈、社交活动,要安排舒适型轿车,因为这时车是单位实力的象征。

(二)领导的国内出差服务

1.前期准备

(1)起草出差建议方案。确定出差行程后,办公室工作人员应及时起草出差建议方案,报请领导审定。方案内容一般应包括:出差开展有关工作的目的或意义、出差时间、方式、参加人员范围、相关背景材料等。

(2)相关资料收集。有针对性地围绕出差的内容收集相关资料报请领导参阅,如参加考察活动,收集考察点位、项目以及当地经济社会发展、项目情况等相关材料;如参加学习培训,收集学习培训相关内容材料;如参加会议,收集会议内容相关材料等。携带本地相关材料,如宣传册、招商册等,并充分预计使用数量。

(3)文稿准备。如出差要参加相关座谈会、洽谈会并有发言要求,要按照要求,结合实际,为领导起草发言稿并报领导审定。有关背景材料或文稿送审和印制时,应根据领导习惯选择确定字体、字号、纸型等。

(4)出差提醒。出差前以书面或口头方式通知随同出差人员出差的时间、地点,并告知出差的目的和意义、领导的要求和意图,以及相关礼仪、纪律要求等注意事项。领导出差前,以口头、书面或手机短信等方式,向领导报告出差的时间、地点,以及相关礼仪、纪律要求等注意事项,如有着装要求等,应提前告知,以便领导和随行人员提前准备。

(5)后勤保障。订购飞机(火车)票,确定班(车)次、机型等;提前做好住宿安排;做好药品、日用品等随行物品准备;根据飞机(火车)出发或到达时间,提前做好接送等相关工作。

2.出差期间的服务工作

(1)做好行程安排和对接。出差期间,如有相关会议、活动等,应提前确定好时间、地点、需要领导做的具体事项,如需领导发言,应提前准备好发言稿,并请领导审定。参加会议或活动时,应积极为领导引见相关机构的领导,同时大方得体地将领导介绍给与会人员。

(2)做好相关记录。出差期间,应当准确、全面地记录好随行人员发言,特别是领导参加活动、会议时的讲话、要求、指示等,必要时可录音、摄像。同时领导参加的重要活动,应注意留存照片,及时备注活动名称、相关人员的详细信息。

(3)资料收集。出差过程中,认真收集考察地等提供的可资学习借鉴的相关书面文件、资料,通过拍照、摄像方式留存相关影像资料。

(4)就餐安排。就餐前根据领导饮食习惯提出建议;就餐时引领领导至就餐位就座;就餐后提醒领导携带好随身物品。

(5)住宿安排。按照要求确定住宿标准;提前办理物品寄存手续;领取房卡进入客房,提前对设备进行检查和调试;引领领导到客房休息;住宿结束,提前到寄存处领取寄存物品,办理退房手续,并提醒领导携带好随身物品。

3.后续服务工作

(1)差旅费报销。按规定及时做好领导出差期间的差旅费报销工作。

(2)形成考察报告。如需形成考察报告,可由相关部门起草初稿,修改完善后报领导审定;考察报告重点放在考察单位经验的深度挖掘、本单位存在问题的深入剖析、可行性建议意见的提出。

领导因公出国的服务工作与国内出差的服务工作大致相同,主要区别在于申请签证、进出境检查,不同国家的文化习俗以及在公务活动中的注意事项,用餐时的礼仪,随行人员中翻译的安排,等等。如有必要,办公室工作人员应将相关注意事项汇总后,对出国(境)人员进行统一的行前培训,并报请领导参加。(www.xing528.com)

【范例】

员工出差管理制度

第一条 为规范出差管理流程、加强出差预算的管理,特制定本制度。

第二条 职工出差前应填写出差申请单(表2-4-1),并报请具有相应权限的领导进行审批。

第三条 出差的审核决定权限如下:

(1)当日出差。出差当日可能往返,一般由部门主管核准。

(2)长途国内出差。3 日以内由部门主管核准,3 日以上由单位负责人核准,各部门主管出差一律由单位负责人核准。

(3)国外出差。由单位负责人核准。

第四条 交通工具的选择标准

(1)短途出差可酌情选择单位车辆及出租车作为交通工具。

(2)长途出差一般选择火车、飞机作为交通工具。部门主管、高级技术人员的报销级别为软卧,其他人员的报销级别为硬卧;如遇特殊情况,可向单位负责人申请选择乘坐飞机。

第五条 出差费用预算。坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算,做出年计划、月计划,报财务部门及单位负责人审批,并严格按计划执行,不得超支,原则上不支出计划外费用。

第六条 出差借款

(1)借款的首要原则是“前账不清,后账不借”。

(2)出差借款前应填写出差费用借支单(表2-4-2)。出差或其他用途需借大笔现金时,应提前向财务预约。

(3)借款要及时清还,公务结束后3 日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者,扣发借款人工资,直至扣清为止。

第七条 出差登记和销差。确定出差行程、预支出差费用后,应及时到行政部门进行出差登记(表2-4-3)。记录出差日期、主要行程、事务、借支费用情况。出差结束后,应及时填写出差实绩、差旅费用等情况,进行销差。

第八条 出差报告撰写。出差结束后,应及时撰写出差报告(表2-4-4),汇报出差的地点、日期、行程、事项,以及预期目标达成情况,出差期间的感想等内容,并报相关领导审核。

第九条 出差费用报销。严格按审批项目办理。按财务规范粘贴“差旅费用报销单”(表2-4-5),交部门主管或经理审核签字,经财务部核实后,报单位负责人审批,到财务领款报销,并还清借支款项。

第十条 费用标准及审批权限,如表2-4-7 所示。

表2-4-7 差旅费用标准及审批说明

注:不按表2-4-7 规定而超出报销标准的费用必须提交书面说明,写明理由,经单位负责人签字后方予报销。否则由报销人自己承担。

第十一条 出差补贴标准

1.职工出差期间,可享受补贴。出差补贴的标准根据职工的职位级别确定。

2.如果出差人员由接待单位免费招待,一律不予发放出差补贴;如果出差期间发生了已经批准的招待费,招待期间不发放相应的餐费补贴。

3.出差期间不得另外报支加班费,法定节假日出差的另计。

第十二条 下属与上级一起出差时,下属差旅费可比照上级职员标准支给。

第十三条 餐费、住宿费的支领标准,因物价的变动,可以由单位负责人随时通令调整。

第十四条 本管理制度经单位办公会议核定后实行,修改时亦同。

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