领导差旅的服务与管理

对于办公室工作人员而言，如果职工差旅的管理主要是流程的把控和监督，那么领导的差旅安排主要是服务。这种服务主要是以助手或随从的身份，安排好领导出差前的准备工作，出差期间的吃、住、行和日程管理，出差后的报销和资料归档。

（一）领导的本地商务出行

本地商务出行，一般指本市或本市周边地区的外出，多为检查工作，洽谈业务或与客户沟通感情。它的特点是：距离短；利用本单位交通工具；无须带额外的私人物品；准备的材料相对单一。

领导经常为了业务考察、会议交流、参观访问、洽谈业务、检查工作等公务活动进行近距离出行。办公室工作人员要为领导的本地商务出行作好准备，主要的准备工作有：

1.制订出行计划

在与领导充分沟通的基础上，了解本地公务出行的目的、时间、地点以及随行人员等情况，了解领导本地公务出行要参与的活动，然后根据活动轻重缓急以及途经线路制订出本次的出行计划。在制订出行计划时，应考虑周全，每项活动在时间上留有余地，尽量避开高峰期，在线路上要安排合理，避免走“冤枉路”。领导的出行计划，应以表格形式体现（表2-4-6），注明活动的地点、时间、主要内容，需要领导做的事情，让领导一目了然。

表2-4-6　公务行程表

2.准备出行资料

本地商务出行所带物品不宜太多，主要有公务活动文件（如合同、协议书等）、办公用品（如笔记本电脑、U 盘、文件夹、照相机等）等。办公室工作人员应根据领导公务活动的项目有针对性地准备资料，每个项目的资料最好装在一个文件袋里，然后制作一份文件清单，除了列明文件外，还要说明装在第几号袋里，方便领导使用。

3.物品准备

要根据领导的出行目的准备物品，物品不宜太多。业务考察、参观访问只要带上摄影摄像器材即可；洽谈业务、参加会议一般带基本的文具即可，参加礼仪性活动，最多带上名片即可。

4.车辆安排

本地公务活动多是自行开车或租车，安排车辆时要从三方面考虑：领导出行的目的、随同出行的人数和前往地点的路况。重要的公务活动如业务洽谈、社交活动，要安排舒适型轿车，因为这时车是单位实力的象征。

（二）领导的国内出差服务

1.前期准备

（1）起草出差建议方案。确定出差行程后，办公室工作人员应及时起草出差建议方案，报请领导审定。方案内容一般应包括：出差开展有关工作的目的或意义、出差时间、方式、参加人员范围、相关背景材料等。

（2）相关资料收集。有针对性地围绕出差的内容收集相关资料报请领导参阅，如参加考察活动，收集考察点位、项目以及当地经济社会发展、项目情况等相关材料；如参加学习培训，收集学习培训相关内容材料；如参加会议，收集会议内容相关材料等。携带本地相关材料，如宣传册、招商册等，并充分预计使用数量。

（3）文稿准备。如出差要参加相关座谈会、洽谈会并有发言要求，要按照要求，结合实际，为领导起草发言稿并报领导审定。有关背景材料或文稿送审和印制时，应根据领导习惯选择确定字体、字号、纸型等。

（4）出差提醒。出差前以书面或口头方式通知随同出差人员出差的时间、地点，并告知出差的目的和意义、领导的要求和意图，以及相关礼仪、纪律要求等注意事项。领导出差前，以口头、书面或手机短信等方式，向领导报告出差的时间、地点，以及相关礼仪、纪律要求等注意事项，如有着装要求等，应提前告知，以便领导和随行人员提前准备。

（5）后勤保障。订购飞机（火车）票，确定班（车）次、机型等；提前做好住宿安排；做好药品、日用品等随行物品准备；根据飞机（火车）出发或到达时间，提前做好接送等相关工作。

2.出差期间的服务工作

（1）做好行程安排和对接。出差期间，如有相关会议、活动等，应提前确定好时间、地点、需要领导做的具体事项，如需领导发言，应提前准备好发言稿，并请领导审定。参加会议或活动时，应积极为领导引见相关机构的领导，同时大方得体地将领导介绍给与会人员。

（2）做好相关记录。出差期间，应当准确、全面地记录好随行人员发言，特别是领导参加活动、会议时的讲话、要求、指示等，必要时可录音、摄像。同时领导参加的重要活动，应注意留存照片，及时备注活动名称、相关人员的详细信息。

（3）资料收集。出差过程中，认真收集考察地等提供的可资学习借鉴的相关书面文件、资料，通过拍照、摄像方式留存相关影像资料。

（4）就餐安排。就餐前根据领导饮食习惯提出建议；就餐时引领领导至就餐位就座；就餐后提醒领导携带好随身物品。

（5）住宿安排。按照要求确定住宿标准；提前办理物品寄存手续；领取房卡进入客房，提前对设备进行检查和调试；引领领导到客房休息；住宿结束，提前到寄存处领取寄存物品，办理退房手续，并提醒领导携带好随身物品。

3.后续服务工作

（1）差旅费报销。按规定及时做好领导出差期间的差旅费报销工作。

（2）形成考察报告。如需形成考察报告，可由相关部门起草初稿，修改完善后报领导审定；考察报告重点放在考察单位经验的深度挖掘、本单位存在问题的深入剖析、可行性建议意见的提出。

领导因公出国的服务工作与国内出差的服务工作大致相同，主要区别在于申请签证、进出境检查，不同国家的文化习俗以及在公务活动中的注意事项，用餐时的礼仪，随行人员中翻译的安排，等等。如有必要，办公室工作人员应将相关注意事项汇总后，对出国（境）人员进行统一的行前培训，并报请领导参加。(www.xing528.com)

【范例】

员工出差管理制度

第一条 为规范出差管理流程、加强出差预算的管理，特制定本制度。

第二条 职工出差前应填写出差申请单（表2-4-1），并报请具有相应权限的领导进行审批。

第三条 出差的审核决定权限如下：

（1）当日出差。出差当日可能往返，一般由部门主管核准。

（2）长途国内出差。3 日以内由部门主管核准，3 日以上由单位负责人核准，各部门主管出差一律由单位负责人核准。

（3）国外出差。由单位负责人核准。

第四条 交通工具的选择标准

（1）短途出差可酌情选择单位车辆及出租车作为交通工具。

（2）长途出差一般选择火车、飞机作为交通工具。部门主管、高级技术人员的报销级别为软卧，其他人员的报销级别为硬卧；如遇特殊情况，可向单位负责人申请选择乘坐飞机。

第五条 出差费用预算。坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划，报财务部门及单位负责人审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用。

第六条 出差借款

（1）借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。

（2）出差借款前应填写出差费用借支单（表2-4-2）。出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约。

（3）借款要及时清还，公务结束后3 日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。

第七条 出差登记和销差。确定出差行程、预支出差费用后，应及时到行政部门进行出差登记（表2-4-3）。记录出差日期、主要行程、事务、借支费用情况。出差结束后，应及时填写出差实绩、差旅费用等情况，进行销差。

第八条 出差报告撰写。出差结束后，应及时撰写出差报告（表2-4-4），汇报出差的地点、日期、行程、事项，以及预期目标达成情况，出差期间的感想等内容，并报相关领导审核。

第九条 出差费用报销。严格按审批项目办理。按财务规范粘贴“差旅费用报销单”（表2-4-5），交部门主管或经理审核签字，经财务部核实后，报单位负责人审批，到财务领款报销，并还清借支款项。

第十条 费用标准及审批权限，如表2-4-7 所示。

表2-4-7　差旅费用标准及审批说明

注：不按表2-4-7 规定而超出报销标准的费用必须提交书面说明，写明理由，经单位负责人签字后方予报销。否则由报销人自己承担。

第十一条 出差补贴标准

1.职工出差期间，可享受补贴。出差补贴的标准根据职工的职位级别确定。

2.如果出差人员由接待单位免费招待，一律不予发放出差补贴；如果出差期间发生了已经批准的招待费，招待期间不发放相应的餐费补贴。

3.出差期间不得另外报支加班费，法定节假日出差的另计。

第十二条 下属与上级一起出差时，下属差旅费可比照上级职员标准支给。

第十三条 餐费、住宿费的支领标准，因物价的变动，可以由单位负责人随时通令调整。

第十四条 本管理制度经单位办公会议核定后实行，修改时亦同。