接待，是前台或者说办公室工作人员最主要的事务性工作之一。作为一个单位的“门面”，前台面对的人群十分复杂，既有上级领导、合作单位、供应商，也有快递、外卖、维修人员，总之与单位有业务往来的各色人等，都会成为前台接待的对象。因此，做好前台接待工作，必须做好准备，把握原则，讲求方法。
（一）做好准备工作
做好前台接待工作，必须做好心理准备、形象准备与物质准备。
1.心理准备
办公室工作人员必须要有这样的心理建设，即办公室工作接触的人员复杂，性格各异，诉求不同，要学会同自己不喜欢的人打交道。无论是什么人，都喜欢被尊重、受欢迎的感觉。因此，在前台接待时，应热情、诚恳，及时回应。无论面对受欢迎的客人，还是不受欢迎的客人，都应当体现自己的涵养，表现单位的形象。
2.形象准备
前台接待代表的是一个单位的形象。因此，在着装上，应当符合单位的公共形象，符合自己的身份地位。例如，对于国企、政府机关、事业单位而言，整体的风格要求稳重大方。因此，前台接待在着装上应以正装为主，不可化浓妆、怪妆，配合合适的饰品，举止热情大方。对于许多互联网公司、创意公司、广告公司而言，整体的风格要求灵动，有生气、有活力。因此，前台接待可以在服饰、妆容、形象上向个性化审美靠近，但要注意适度。
3.物质准备
物质准备包括接待时必要的环境、必要物品的准备。接待环境要清洁、雅致，给来访者留下良好的第一印象。为此会客厅、前台可以摆放花束和绿色植物，走廊楼梯要干净、无异味，接待室茶具、座椅等家具要干净，物品要整齐，接待室要注意换气。
接待室应准备一些报纸杂志或介绍本单位的资料，供客人等候时阅读。接待室要有足够的座椅、茶具，另外备齐茶叶、饮料等，尽量少用一次性茶杯。
（二）把握接待原则
1.尊重他人
无论来人诉求如何，人们都喜欢被尊重的感觉。尊重他人，即要把自己设想为来访者，自己希望得到什么样的接待，就要以同样的方式去接待他人。因此，前台接待最重要的原则就是尊重他人，这种尊重既体现在言语上，又体现在行动上，如有客人来访，应立即停下手中的工作，热情与客人打招呼，主动询问客人是否需要什么帮助。在客人说出要拜访对象时，应及时给予回应。安排客人就座时，应安排在上座（即离入口最远的位置）。如果被访者要迟点到，应向客人说声抱歉，并请客人稍坐，同时拿些报纸杂志给客人。
2.讲求礼仪
中国是礼仪之邦，接待过程处处都要有礼仪，在接待开始时工作人员要做到“3S”，即站起来（Stand up）、注视对方（See）、微笑（Smile）；与客人交谈时，要使用礼貌用语；接名片、递茶水要双手奉送；带领客人时要提前客人两三步，并作提示与提醒；坐电梯要让客人先上先下；安排客人就座应在上座；送客人时送到电梯口或大门口，并在离开时郑重道别。
3.区分对待
在来访者中，有提前预约的客人，也有临时到访的客人；有受欢迎的客人，也有不受欢迎的客人，对不同客人在接待时应采用不同方式。对于受欢迎的客人，应热情迎接，根据客人的来访目的，按接访程序完成接待。对于不受欢迎的客人，比如上门推销、无理取闹的客人，要及时了解他们的目的与意图，告知单位的处理原则。对于屡劝不听的，可以请示领导或者寻求保安帮助。切勿一味讲求礼仪，让寻衅滋事、无理取闹的人觉得有机可乘。(www.xing528.com)
（三）讲求方法策略
做好前台接待工作，必须在把握原则的前提下，讲求方法和策略，灵活变通。在了解对方的意图后，根据自己掌握的情况，对这一事项做出预判；根据预判情况，决定是传达信息，还是委婉推辞，或者寻求帮助。同时，办公室工作人员也应学会适度强硬，以减少不必要的麻烦。
1.了解意图
对于临时到访人员，首先应弄清楚客人来访的目的与意图，只有这样，才能决定接下来应该采取什么样的举措。我们可以从下列途径了解客人的目的：
（1）名片。来访者提交的名片一般印有其所在单位，根据单位名称与业务可以确定其来访的目的。
（2）来访记录。有些来访者以前来过，可能这次来访没有预约，这样就可以根据以往的来访记录了解其来访目的。
（3）探听。如果无法从上面两个途径了解客人的目的时，可以主动、谨慎和机敏地向来访者打听来访目的。一般说来，善意的来访者都愿意说出来访目的。
如果来访者拒绝说出来访目的，接待人员一定不能安排后续的事项，以免给领导或其他同事造成被动。此时，可以用留言、留信的方式，让来访者表达诉求，同时延缓接待的时间。
2.传达信息
当我们了解到来访人员的意图后，就面临一个新的问题：是否传达、如何传达。在决定时应考虑到下列因素：领导的好恶、繁忙程度、工作习惯、健康状况、工作计划。对于与领导个人有预约的客人，应让客人稍坐，然后向领导确认。除了有预约登记的来访者，向领导传达其他来访者时，不要使用电话，应面对面去传达。
如果来访者要见的并非领导，而是其他部门的工作人员，则应听取被访者的意见后，再做处置。如果被访者愿意见未预约客人可以说：“让您久等了，请往这边走”，如果被访者不愿意见这位未预约客人，则要寻找合适的理由予以拒绝。
3.适度强硬
对于任何一个单位而言，总会遇到一些非常棘手、让人头疼的来访者。对于这类来访者，在尊重、礼貌的同时，还应在态度上保持适度的强硬，以此来传达领导不予接见的意志，打消对方的念头。
（1）固执要见的来访者。有些来访者不讲理由，非要见领导不可，甚至出言不逊。遇到这类来访者要毫不妥协，反复进行解释，坚持说个人无法更改单位的规定，并向来访者提出建议以留言、留信的方式反映问题。
（2）情绪激动的来访者。遇到情绪激动的来访者，首先要认真倾听，并表示重视其要求，等其冷静后再与他商量处理方案。
（3）撒泼威胁的来访者。对这类来访者，不要与他进行直接冲突，可以寻求保安的帮助。对于别有用心的来访者，还要注意以隐蔽的方式进行录像，或者在相应位置安装监控，以留下证据，不给对方以可乘之机。
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