办公室管理的科学化，是指将办公室的经验管理变为科学管理，使办公室工作规范化、制度化、程序化。
（一）规范化
办公室管理的规范化，就是要求办公室工作按制定的原则、标准，做到以下几方面工作的规范化。
1.公文撰写规范化
在草拟公文时，从公文种类、格式到审稿、核稿、签发，都要严格按国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》去做，以提高公文的撰写质量。机关之间公文来往甚多，要遵循有关公文处理的规定，保持公文的一致性。
2.公文处理规范化
公文处理看起来只是收发、传递工作，但做得不好，传递不及时，就会出现差错，影响领导的工作效率，甚至会贻误大事。因此，必须制定出公文处理的规范。公文从签收、登记、拟办、承办、督办到立卷、归档、销毁，都要严格按既定的规范办理。
3.会议办理规范化
会议办理的规范化是对会议的时间、议题、出席者及审批手续制定出一定的规范。在时间安排上，对一些经常性的会议，可以把它们的时间固定下来，以便领导者事前安排好工作，并做好会议准备工作。在会议议题和出席者方面，要对一些经常性的例会的会议议题和出席者作出明确的规定。在会议办理的审批上也要有一定的规范，如果没有一定的审批手续，事无巨细都提交领导会议讨论，不仅会浪费领导的时间和精力，而且会滋长下属单位负责人和工作人员不负责任的现象。因此，凡提交领导会议讨论的议题必须由本单位领导或办公室（秘书工作部门）负责人审批、把关。
4.接待工作规范化
各级办公室的接待任务繁重，如果每当外单位有人来，都要领导出面接待、介绍情况，势必会影响领导的其他工作。要摆脱这种状况，制定接待工作规范十分必要，要根据接待对象的级别、来访目的，确定接待规格，如由哪一级领导者或部门出面接待，接待标准如何，都要规定下来，以便按章接待。
（二）程序化
办公室管理的程序化，就是办公室常规工作的步骤性，即把事情办理的先后次序分解成一个个的步骤固定下来，以后办事就按规定的步骤去做。工作程序可以把各种规章制度具体化、步骤化，制定工作程序时要注意按工作的先后顺序，把每一个步骤的做法、要求都规定得清清楚楚，并注意前后步骤的衔接。(www.xing528.com)
有了工作程序，无论工作多忙，环节多复杂，只要按程序规定的顺序一步一步去做，就能做到有条不紊、忙而不乱。这样既可避免凭经验办事，在忙乱中出错，又可使刚从事办公室工作的新同志按部就班地开展工作，不致因经验不足而缩手缩脚，无所适从。
（三）制度化
办公室工作的主要规章制度有以下几种：
1.岗位责任制
这是办公室内部明确职责、分工，进行目标管理和考核的一项重要制度。在制定岗位责任制时，对每一个工作人员的职责和任务都必须做出明确而具体的规定，每项工作都要有具体的目标、要求，有时间限制的要规定完成的时限，切忌笼统。要尽可能地定出定量的目标和要求，以便考核。与此同时，要制定奖惩办法，完成任务好、工作出色的，要给予奖励；工作中出错多的，要给予适当的处罚。
2.公文处理办法
这是提高公文质量、加速公文运转、提高办公室工作人员和领导者工作效率的一项重要措施。公文的种类很多，有上级的指示、决定、决议、批复、通知等，也有下级的请示、报告，还有其他机关、单位的来文，运转很复杂。有些重要的公文，须经几位领导审批，几个部门联合办理。公文处理是一项细致、复杂的工作，如果没有一定的章法，很难避免出差错。因此，办公室要根据既定的公文处理办法，结合本单位的工作实际，制定出适合本单位情况的公文处理办法，对公文的种类、写作格式、呈报手续、审批手续、编号等作出明确的规定。
3.会议制度
会议是领导者集思广益，充分发挥集体智慧进行民主决策的一种重要形式，是常见的领导方式之一。如果没有规范的会议制度，无论大小事情都由领导者开会研究，会议将泛滥成灾，导致“会海”出现。要精简会议，提高会议质量和效率，办公室就必须建立完善的会议制度。
4.接待制度
迎来送往是办公室的一项经常性工作，也是一项最直接体现本单位形象的工作。办公室是所在单位的窗口，而外单位的来访者对某个单位的印象，往往首先从接待工作开始。如果接待人员热情周到，待人有礼，就会给来访者留下良好的印象。在接待工作中，最值得注意的是接待规格、费用开支、食宿交通安排等事项。如果没有一定的标准，领导高兴就出来接待，不高兴就不出来，安排食宿想用多高的标准就用多高的标准，接待人员不仅会无所适从，也会违反有关政策和纪律。因此，必须建立接待工作制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明文规定，并严格执行。
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