首页 理论教育 办公室工作的综合性特点及其影响

办公室工作的综合性特点及其影响

时间:2023-07-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:例如,文书处理制度、档案管理制度、信访接待制度等,办公室可以做出决定让下级部门执行,但在正式决定之前,必须由分管办公室工作的领导审批。办公室虽然要参与领导班子研究各种工作问题,但是只有发言权,没有表决权。办公室与其他部门最大的区别在于,它虽然不主管单位工作中的任何一项,却与每一项工作都密切相关,这是办公室工作综合性特点的突出表现。

办公室工作的综合性特点及其影响

办公室是一个单位或组织工作运转的轴心,是领导联系各方的纽带,是上下级之间沟通的桥梁,是一个单位或组织的对内、对外的窗口和门面。办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等职能,要参与政务、协调事务、做好服务。繁杂的工作内容决定了办公室工作具有辅助性、服务性、综合性、机要性、事务性等特点。

(一)辅助性

领导或领导机构的决定、决议从出台到落实,需要一系列的配套辅助工作,这是办公室存在的重要原因。换言之,办公室工作是从属于领导工作的一部分,办公室自身不能独立存在,它是为了保证领导机关和领导顺利进行工作而设立的。本质上说,办公室的全部活动内容都是对领导工作起辅助作用,所以办公室工作人员只能根据领导的决定和指示精神办理事务,而不能代替领导做决定。对本单位工作中的问题可以提出解决的方案,但这些方案只有经过领导研究决定采用后,才可以作为领导机构的决定、决议去执行,而不是作为办公室的决定去执行。即使是办公室本身的某些工作制度也是如此。例如,文书处理制度、档案管理制度、信访接待制度等,办公室可以做出决定让下级部门执行,但在正式决定之前,必须由分管办公室工作的领导审批。有些重大问题,还须经过领导班子集体研究决定,以保证这些决定便于各级领导工作,而不是妨碍领导工作。办公室虽然要参与领导班子研究各种工作问题,但是只有发言权,没有表决权。对于领导工作中的问题,决定只能由领导个人或领导班子集体做出,办公室不能越权决定。

领导需要办公室辅助工作主要源于三个方面:

1.管理所面对的对象规模大、因素众多、结构复杂、功能综合,而且这些因素永远处于变化之中,领导仅凭个人知识和经验对重大问题进行决策,其局限性很大。因此,领导需要办公室做好相关的调研辅助工作。

2.各级领导主要着眼全局,抓大事,制定战略,不必也不可能事必躬亲。而且现代化生产的分工更为精细,由于时间和精力所限,每个管理层中大量繁杂的事务性工作就需要办公室来承担。

3.现代社会,知识更新的速度加快,一个单位、组织所涉及的知识领域比较多。在这种情况下,单位领导不可能对所有领域的知识都了解,在决策的过程中可能面临知识的不足,从而需要办公室来完成相关的辅助工作。

办公室的工作虽然是辅助性工作,但也不应该是完全被动的,而应该积极主动地配合领导工作。这种主动性体现在两个方面:

1.在了解情况、掌握信息方面要积极主动。凡是与本单位工作有关的信息,都要主动地去收集,特别是对领导决策执行情况的反馈信息要及时、准确地掌握,主动向领导汇报,保证领导耳目灵敏、决策正确、指挥得力

2.对工作中的重大问题要主动提出解决方案。对于一个问题,要尽可能提出几个可行方案,以便领导选择。当然,办公室工作的内容很多,都应该积极主动地做好,但尤其要关注关键环节,如果其他工作都做得很好,而关键性的工作没有抓住、没有做好,办公室的工作就没有做到位。

(二)服务性

办公室不同于其他职能部门,职能部门都有明确而具体的业务工作目标和工作范围,如机关的人事处是管理人事与劳资的,公司的营销部是负责产品销售的,学校教务处是管理教学的,等等。办公室不像这些职能部门那样承担具体的业务工作,它是直接为本单位的领导及各部门服务的,因而服务工作的好坏,在一定程度上反映出办公室工作的优劣。服务性是办公室工作的又一重要特性,对于这一点,办公室工作人员一定要有清醒的认识,要忠于职守、恪守职责,全心全力为上级机关、同级单位、下级部门服务。办公室的服务性具体体现在以下四个方面:

1.充分领会领导意图

所谓的领导意图,是指单位的主要领导、领导层或领导机关在实现其目标的过程中所提意见的实质和目的,是领导提出的工作意见的真意与核心。领导意图蕴含在文件、指示、会议发言和口头交代之中,甚至蕴含在眼神暗示、举手投足之中。要领会领导意图,既要了解上级机关的意见、政策,吃透上级精神,又要了解本单位领导的想法,包括其个性、语言习惯和知识水平等。

2.准确、深刻地领会各项工作的目的和意义

这是实现优质服务的基础。具体表现为以下三方面:

(1)要站在宏观的、领导的角度去对待每一件工作,而非站在局部的、个人的角度去考虑问题。

(2)要准确地理解中心工作,既要保证中心工作的开展,又不能延误其他工作的处理,在时间上、精力上合理分配,主次得当。

(3)对领导指示过、交代过的工作,要件件有着落。还要发挥提醒督促的作用。

3.明确服务对象

这里的明确服务对象,包括明了领导班子成员及其分工,明了中层干部和基层干部的有关情况,明了有关领导的性格特点、工作习惯等,明了服务对象的工作制度、工作方法甚至人员之间的关系、有无矛盾等。只有明确服务对象,才能适时、适度地提供高效优质的服务。(www.xing528.com)

4.踏实做人,务实干事

办公室工作人员要真正树立服务意识,认清自己的角色位置,端正工作的指导思想,谦虚谨慎,务实干事;绝不能自以为是,自以为高人一等,只在嘴边空喊口号;要树立主动、开拓的责任意识,对工作、对领导不能被动服从、应付了事,要有开创性,想方设法地为领导分忧、为单位办事。

(三)综合性

一个单位就是一个有机整体,是由许多职能部门按一定的宗旨和系统构成的一个网络体系。而办公室在其中居于独特的位置,它不同于其他主管某一方面业务的职能部门,它是单位的中枢,是网络的中心,在整个系统中起着综合主导的作用。办公室与其他部门最大的区别在于,它虽然不主管单位工作中的任何一项,却与每一项工作都密切相关,这是办公室工作综合性特点的突出表现。具体体现在以下三个方面:

1.工作范围

办公室工作涉及本单位的全部工作。相比较而言,其他业务部门、职能部门的工作是各有分工、各有侧重的,主要是管理职权范围内的业务活动。而办公室作为领导的参谋与助手部门,就必须对领导工作范围内的各项工作,即各部门的工作都比较熟悉,对各部门的情况有透彻了解,为单位领导决策发挥辅助、协调和督查的作用。

2.工作特点

办公室实际上是一个“联络部”“不管部”。一个部门的工作往往是专一而有所侧重的,而所有部门的工作结合起来就是综合繁复的了,而所有这些工作常常要经由办公室通达单位领导层,也要经由办公室将领导决议传达至各部门及整个单位,就这个层面而言,以组织会议、起草发布文件、起草讲话稿等为要务的办公室俨然成了整个单位的联络部。而单位的一些突发性工作,一些阶段性或其他部门不管的工作、不能归口到具体职能部门的工作,一些职能部门无法办理需要上级协调的工作,领导也经常交由办公室去办。这时的办公室便成了名副其实的“不管部”。

3. 特殊位置和工作内容

办公室的特殊位置和工作内容也决定了办公室工作的综合性。办公室是单位的桥梁、枢纽,它上传下达、迎来送往,既是对外联系的窗口,又是上下沟通的咽喉。特殊位置和工作内容也就决定了办公室工作的综合性和全面性,要求办公室人员必须了解单位方方面面的情况。

(四)机要性

汉语中“秘书”一词的构词成分中,已含有“秘密”的意思,英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”,其意义也是“秘密”,这形象地反映出办公室工作的机要性特征。办公室是直接为领导及领导层工作服务的,在协助领导贯彻落实国家的路线、方针与单位的决定、决议方面负有重要的责任,了解和掌握着单位诸多的重要信息。

办公室工作的机要性主要体现在以下几个方面:

1.办公室是文书处理的主管部门,是各类文电的集散地,而文电是秘密事项的重要载体

2.办公室工作人员作为领导的参谋助手,贴近领导,直接参与领导层的会议和一些领导的重要活动,接触机密的机会多。

3.办公室是信息的综合处理部门,多渠道的信息在该部门集中,其中包括了一些秘密的项目与信息。

总之,办公室工作人员在工作过程中,有机会得知更多、更早的消息,如有关政策规定的修改和人员的任免,这其中有许多信息不适宜在更大范围和更早时间为人所知,这都要求办公室工作人员树立机要意识,自觉严格地保守秘密。

(五)事务性

事务性表现在办公室工作的方方面面。从值班、接待、公文运转到后勤服务、人员的迎来送往等,很多工作都是非常具体、繁杂、琐碎的事务,这是不争的事实。

办公室工作不但繁杂忙碌,而且事关重大,一个小小的纰漏或失误都可能造成很大的影响或带来很严重的后果。办公室工作是维系整个单位、组织正常运转的重要环节,每一次会议安排、每一件文件拟稿、每一次协调通知、每一次迎宾接待都会涉及多个部门甚至整个单位的工作进程与流向,这些看似平常似乎不引人在意的工作一旦出现差池,就可能引起连锁反应。同样,稳妥、流畅、富有实效的办公室工作,其价值与效果则会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。单位或组织的每个成员尤其是办公室工作人员,应该对办公室工作的事务性有正确的认识。

免责声明:以上内容源自网络,版权归原作者所有,如有侵犯您的原创版权请告知,我们将尽快删除相关内容。

我要反馈