办公室工作的综合性特点及其影响

办公室是一个单位或组织工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，是一个单位或组织的对内、对外的窗口和门面。办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等职能，要参与政务、协调事务、做好服务。繁杂的工作内容决定了办公室工作具有辅助性、服务性、综合性、机要性、事务性等特点。

（一）辅助性

领导或领导机构的决定、决议从出台到落实，需要一系列的配套辅助工作，这是办公室存在的重要原因。换言之，办公室工作是从属于领导工作的一部分，办公室自身不能独立存在，它是为了保证领导机关和领导顺利进行工作而设立的。本质上说，办公室的全部活动内容都是对领导工作起辅助作用，所以办公室工作人员只能根据领导的决定和指示精神办理事务，而不能代替领导做决定。对本单位工作中的问题可以提出解决的方案，但这些方案只有经过领导研究决定采用后，才可以作为领导机构的决定、决议去执行，而不是作为办公室的决定去执行。即使是办公室本身的某些工作制度也是如此。例如，文书处理制度、档案管理制度、信访接待制度等，办公室可以做出决定让下级部门执行，但在正式决定之前，必须由分管办公室工作的领导审批。有些重大问题，还须经过领导班子集体研究决定，以保证这些决定便于各级领导工作，而不是妨碍领导工作。办公室虽然要参与领导班子研究各种工作问题，但是只有发言权，没有表决权。对于领导工作中的问题，决定只能由领导个人或领导班子集体做出，办公室不能越权决定。

领导需要办公室辅助工作主要源于三个方面：

1.管理所面对的对象规模大、因素众多、结构复杂、功能综合，而且这些因素永远处于变化之中，领导仅凭个人知识和经验对重大问题进行决策，其局限性很大。因此，领导需要办公室做好相关的调研辅助工作。

2.各级领导主要着眼全局，抓大事，制定战略，不必也不可能事必躬亲。而且现代化生产的分工更为精细，由于时间和精力所限，每个管理层中大量繁杂的事务性工作就需要办公室来承担。

3.现代社会，知识更新的速度加快，一个单位、组织所涉及的知识领域比较多。在这种情况下，单位领导不可能对所有领域的知识都了解，在决策的过程中可能面临知识的不足，从而需要办公室来完成相关的辅助工作。

办公室的工作虽然是辅助性工作，但也不应该是完全被动的，而应该积极主动地配合领导工作。这种主动性体现在两个方面：

1.在了解情况、掌握信息方面要积极主动。凡是与本单位工作有关的信息，都要主动地去收集，特别是对领导决策执行情况的反馈信息要及时、准确地掌握，主动向领导汇报，保证领导耳目灵敏、决策正确、指挥得力。

2.对工作中的重大问题要主动提出解决方案。对于一个问题，要尽可能提出几个可行方案，以便领导选择。当然，办公室工作的内容很多，都应该积极主动地做好，但尤其要关注关键环节，如果其他工作都做得很好，而关键性的工作没有抓住、没有做好，办公室的工作就没有做到位。

（二）服务性

办公室不同于其他职能部门，职能部门都有明确而具体的业务工作目标和工作范围，如机关的人事处是管理人事与劳资的，公司的营销部是负责产品销售的，学校的教务处是管理教学的，等等。办公室不像这些职能部门那样承担具体的业务工作，它是直接为本单位的领导及各部门服务的，因而服务工作的好坏，在一定程度上反映出办公室工作的优劣。服务性是办公室工作的又一重要特性，对于这一点，办公室工作人员一定要有清醒的认识，要忠于职守、恪守职责，全心全力为上级机关、同级单位、下级部门服务。办公室的服务性具体体现在以下四个方面：

1.充分领会领导意图

所谓的领导意图，是指单位的主要领导、领导层或领导机关在实现其目标的过程中所提意见的实质和目的，是领导提出的工作意见的真意与核心。领导意图蕴含在文件、指示、会议发言和口头交代之中，甚至蕴含在眼神暗示、举手投足之中。要领会领导意图，既要了解上级机关的意见、政策，吃透上级精神，又要了解本单位领导的想法，包括其个性、语言习惯和知识水平等。

2.准确、深刻地领会各项工作的目的和意义

这是实现优质服务的基础。具体表现为以下三方面：

（1）要站在宏观的、领导的角度去对待每一件工作，而非站在局部的、个人的角度去考虑问题。

（2）要准确地理解中心工作，既要保证中心工作的开展，又不能延误其他工作的处理，在时间上、精力上合理分配，主次得当。

（3）对领导指示过、交代过的工作，要件件有着落。还要发挥提醒督促的作用。

3.明确服务对象

这里的明确服务对象，包括明了领导班子成员及其分工，明了中层干部和基层干部的有关情况，明了有关领导的性格特点、工作习惯等，明了服务对象的工作制度、工作方法甚至人员之间的关系、有无矛盾等。只有明确服务对象，才能适时、适度地提供高效优质的服务。(www.xing528.com)

4.踏实做人，务实干事

办公室工作人员要真正树立服务意识，认清自己的角色位置，端正工作的指导思想，谦虚谨慎，务实干事；绝不能自以为是，自以为高人一等，只在嘴边空喊口号；要树立主动、开拓的责任意识，对工作、对领导不能被动服从、应付了事，要有开创性，想方设法地为领导分忧、为单位办事。

（三）综合性

一个单位就是一个有机整体，是由许多职能部门按一定的宗旨和系统构成的一个网络体系。而办公室在其中居于独特的位置，它不同于其他主管某一方面业务的职能部门，它是单位的中枢，是网络的中心，在整个系统中起着综合主导的作用。办公室与其他部门最大的区别在于，它虽然不主管单位工作中的任何一项，却与每一项工作都密切相关，这是办公室工作综合性特点的突出表现。具体体现在以下三个方面：

1.工作范围

办公室工作涉及本单位的全部工作。相比较而言，其他业务部门、职能部门的工作是各有分工、各有侧重的，主要是管理职权范围内的业务活动。而办公室作为领导的参谋与助手部门，就必须对领导工作范围内的各项工作，即各部门的工作都比较熟悉，对各部门的情况有透彻了解，为单位领导决策发挥辅助、协调和督查的作用。

2.工作特点

办公室实际上是一个“联络部”“不管部”。一个部门的工作往往是专一而有所侧重的，而所有部门的工作结合起来就是综合繁复的了，而所有这些工作常常要经由办公室通达单位领导层，也要经由办公室将领导决议传达至各部门及整个单位，就这个层面而言，以组织会议、起草发布文件、起草讲话稿等为要务的办公室俨然成了整个单位的联络部。而单位的一些突发性工作，一些阶段性或其他部门不管的工作、不能归口到具体职能部门的工作，一些职能部门无法办理需要上级协调的工作，领导也经常交由办公室去办。这时的办公室便成了名副其实的“不管部”。

3. 特殊位置和工作内容

办公室的特殊位置和工作内容也决定了办公室工作的综合性。办公室是单位的桥梁、枢纽，它上传下达、迎来送往，既是对外联系的窗口，又是上下沟通的咽喉。特殊位置和工作内容也就决定了办公室工作的综合性和全面性，要求办公室人员必须了解单位方方面面的情况。

（四）机要性

汉语中“秘书”一词的构词成分中，已含有“秘密”的意思，英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，其意义也是“秘密”，这形象地反映出办公室工作的机要性特征。办公室是直接为领导及领导层工作服务的，在协助领导贯彻落实国家的路线、方针与单位的决定、决议方面负有重要的责任，了解和掌握着单位诸多的重要信息。

办公室工作的机要性主要体现在以下几个方面：

1.办公室是文书处理的主管部门，是各类文电的集散地，而文电是秘密事项的重要载体。

2.办公室工作人员作为领导的参谋助手，贴近领导，直接参与领导层的会议和一些领导的重要活动，接触机密的机会多。

3.办公室是信息的综合处理部门，多渠道的信息在该部门集中，其中包括了一些秘密的项目与信息。

总之，办公室工作人员在工作过程中，有机会得知更多、更早的消息，如有关政策规定的修改和人员的任免，这其中有许多信息不适宜在更大范围和更早时间为人所知，这都要求办公室工作人员树立机要意识，自觉严格地保守秘密。

（五）事务性

事务性表现在办公室工作的方方面面。从值班、接待、公文运转到后勤服务、人员的迎来送往等，很多工作都是非常具体、繁杂、琐碎的事务，这是不争的事实。

办公室工作不但繁杂忙碌，而且事关重大，一个小小的纰漏或失误都可能造成很大的影响或带来很严重的后果。办公室工作是维系整个单位、组织正常运转的重要环节，每一次会议安排、每一件文件拟稿、每一次协调通知、每一次迎宾接待都会涉及多个部门甚至整个单位的工作进程与流向，这些看似平常似乎不引人在意的工作一旦出现差池，就可能引起连锁反应。同样，稳妥、流畅、富有实效的办公室工作，其价值与效果则会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。单位或组织的每个成员尤其是办公室工作人员，应该对办公室工作的事务性有正确的认识。