办公室的地位、作用与功能

办公室属于一个单位的行政部门之一，它担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号施令的任务，是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。就其作用而言，可用八个字概括，即“参谋、督促、协调、服务”。

（一）办公室的地位

一般来说，办公室的地位有如下几点：

1.从领导决策过程看，办公室工作处于辅助者地位

办公室是综合部门，对单位生产经营、人事管理、财务运作、产品研发等各个环节比较了解，工作的接触面较广，能采集到方方面面的信息。办公室所掌握的这些信息，可以在领导决策过程中起到重要辅助作用。

2.从执行力角度看，办公室工作处于执行者的地位

高层会议形成的重要决策、决定、决议是否执行到位，需要办公室去跟踪，各项内部规章制度需要办公室去检查、落实。因此，办公室人员既要有雷厉风行的工作作风，又要有坚持原则、敢抓敢管、敢于督办的气魄。

3.从协调职能看，办公室工作处于代理者的地位

办公室负有承上启下、沟通左右、协调各方的职能。上级的指示要传达，部门之间的关系要协调，下级的意见要反馈。因此，办公室人员既要为人诚恳、品行端正，又要善于言辞、成熟老练、快速应变，并做到保守秘密、守口如瓶。

4.从处理日常事务职能看，办公室工作处于服务者的地位

办公室的文秘、会务、接待等工作都具有服务性，工作千头万绪、琐碎繁杂。办公室人员既要忠于职守、乐于奉献，又要包容忍让、不计得失，做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为。

由于办公室工作处在单位运行过程的特殊环节，直接影响着单位的整体利益，正确履行办公室的职能，全面发挥办公室的作用，是高层领导应当关注的问题，也是办公室工作人员应当不断自省、自励的问题。

（二）办公室的作用

一般来说，办公室管理要发挥以下三大作用。

1.领导的参谋和助手作用

办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对于这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。

2.承上启下和协调工作的作用

办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作、化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论、方针政策和规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟和办事质量。

3.单位的窗口和门面作用

外单位人员前来办事，首先接触的是办公室的工作人员，办公室人员的着装打扮、精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要不断提高自己的综合素质，加强职业道德修养，对前来办事的内外部人员要热情接待、周到服务。即便遇到特殊情况，也应不急不躁、心平气和，使办事者高兴而来、满意而归。

（三）办公室的功能

办公室在组织中所具有的功能一般有以下几点：

1.参谋与助手的功能

办公室的参谋助手功能，主要体现：为领导提供及时、准确、全面的信息；为领导决策提供具有科学性、超前性和可操作性的预案；为领导的重要活动和会议提供具体的方案；帮助领导处理日常性工作事务，使领导能够集中精力抓大事等。办公室的各项工作都要围绕这些方面，把参谋与助手功能贯穿、渗透到各项工作的全过程。(www.xing528.com)

参谋与助手功能的价值在于其有效性，必须把调查研究作为谋事之基、成事之道。办公室人员要通过调研，掌握全面、具体、准确的信息，只有这样才能参事以准、谋事以深，易于为领导所接受。

2.枢纽与心脏功能

如果把一个组织比作一个人的话，办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，它既存在和服从于更大的系统，又有自己相对独立而相互联系的子系统，这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中的领导与被领导关系、实现系统中诸因素的相互联系的就是办公室，它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一个组织来说是必不可少的。

3.协调与沟通功能

一个组织系统步调一致、协同前进，才能顺利完成各项工作任务。要做到这一点，就必须不断地沟通组织内外部，互通信息，彼此理解，互相支持，然后才能调整自己的行动，统一步伐。办公室在组织活动的协调与沟通中起着十分重要的作用，它要协调办公室内部的关系、办公室与领导的关系、办公室与其他部门的关系、本单位与上级领导机构的关系等多方面的关系，通过协调理顺关系，沟通上下左右，才能实现组织效率的提升。

4.窗口与管家的功能

办公室是个窗口。组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义，那就是办公室的把关作用。例如，办公室要把好文字关，文字工作是领导安排、指导工作的重要手段，必须严格把关，提高质量，削低“文山”。另外，办公室还要把好财物关、会议关、信息关等。办公室还是个管家，它肩负多种任务，吃、喝、用、住、行无所不包，一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理，其他专业部门未囊括的事项也由办公室管理。

（四）如何发挥办公室的功能

知道了办公室的功能，只是知道了它“做什么”而已，更重要的是要了解如何更好地发挥办公室的职能作用。要充分发挥办公室的职能作用，应从以下几个方面着手：

1.明确位置，牢固树立四种意识

办公室的地位特殊，要做好办公室工作，必须牢固树立以下四种意识。

（1）要树立政治意识。办公室人员要坚持正确的政治方向，在思想上同领导保持一致，做到政令畅通。

（2）要树立服务意识。办公室对外是单位的“窗口”，对内是各部门的“服务部”，因此，办公室工作人员必须牢固树立服务意识，踏踏实实做一名“服务员”“勤务员”，全面提高服务质量。

（3）要树立大局意识。由于办公室所处的地位和承担的职责，决定了办公室人员必须立足本职、胸怀全局，认识问题和分析问题都要自觉从大局出发，克服片面观念，统筹兼顾，正确处理好局部与全局、个人与集体的关系问题。

（4）要树立创新意识。要根据形势和任务的变化，不断探索改进办公室工作的新思路、新办法。同时，要认真做好领导的参谋与助手，为领导出新点子，推动工作的开展。

2.搞好协调，创造良好的工作环境

办公室是联系上下、沟通左右的枢纽，需要加强与各方面的联系和协调，形成合力。在现代社会中，往往分工较为明确，部门众多，要实现单位目标，需要各个部门的共同努力。因此，办公室的协调工作就显得尤为重要。

3.做好调研，为领导决策提供依据

调研工作是办公室发挥参谋与助手作用的重要途径，为此要做到以下两点。

（1）要把握重点，增强针对性。要针对不同时期的工作重点以及带有苗头性的问题，准确把握领导决策对不同信息的需求，及时确定调研课题。

（2）要解决实际问题，增强实效性。重点课题明确以后，办公室要组织有关部门深入基层，了解情况，反复研究，为领导提供决策建议，达到解决问题、推动工作的目的。

4.强化督查，确保上级决策的贯彻落实

目标能否实现，关键在于决策能否得到贯彻落实。而领导的时间和精力是有限的，不可能亲自督查下属部门和人员对决策的落实情况。因此，只能由办公室来进行督查，确保各项工作部署能够取得实效。