（一）办公室的含义
“办公室”一词，在理论和实践意义上有大小之别、广狭之分。大至高层领导机关和领导人的办公室，小至一个基层单位的办公室。
在广义上，办公室一般指单位或个人办公（或工作）的地方；从狭义上，办公室是指某机关、某单位的一个综合办事机构，是直属于该机关、单位行政管理序列的，直接为领导服务的“办公室”，和其他机构一样，都是该机关、单位的一个建制。
办公室概念有两种含义：一是指办公的房间，是工作人员完成任务、执行公务时的办公（或工作）地点，是党政机关或企事业单位公文收发、材料准备、档案保管等的处所；二是指正式的工作机构，是在党政机关和企事业单位内设立的处理行政性事务的办事机构，是设在领导身边、直接为领导服务的综合部门，是一个机关或单位沟通上下 、联系左右的枢纽和桥梁。
办公室的规模、名称，因级别和地区及单位隶属不同而不尽一致，高层的一般称办公厅，中低层的一般叫办公室或秘书处、文秘股等。无论设多大规模，叫什么名称，办公室都是协助领导掌管行政事务、办理专门事项、负责处理日常工作的参谋性、辅助性、协调性、服务性、综合性的机构。
（二）办公室的要素
一个体系完整、建制独立的办公室，一般应包括如下要素：
1.办公地点
即办公室人员处理公务的专用房间，包括工作面积和写字台、工作椅、文件橱以及其他设备、用具等所占的面积。
2.工作人员
即担任一定职务、承担一定责任的办公人员。所有的办公场所，都有一定数量的工作人员，即使办公自动化程度很高的办公室，也必须有工作人员，只不过数量大大减少。总的来说，办公室工作人员分为普通工作人员、内设处（科、室）主管和办公室负责人三类。
3.物理空间
即工作人员进行公务活动的区域。根据人类工程学的观点，物理空间是指办公室人员在工作时肢体活动的范围，分为整个办公场所占有的面积和个体人员办公时身体周转以及桌椅移动的空间区域。
4.办公条件
即为办公场所配备的机器设备、办公用具和办公用品，以及相应的技术手段。随着办公自动化的推进，用于配置办公设备的投资将越来越多，例如多功能电话、个人台式电脑、复印机、传真机等。此外，一个现代化的办公室，还需要具有个人办公自动化和群体办公自动化的设备技术，具备局域网、因特网的上网条件。(www.xing528.com)
5.办公制度
即为实现办公场所的制度化、规范化、科学化管理而制定的各种行为准则。包括工作职责、工作程序、工作标准和有关的操作规程，以及值班制度、接待制度、保密制度、归档制度、信息工作制度、请示报告制度、工作责任制度、考核奖惩制度等。
（三）办公室的定位
办公室的位置非常特殊而重要。办公室所从事的工作是领导中枢的一种综合性工作，它承上启下、协调左右，直接为单位的领导和管理工作服务，办公室的运行状况直接影响着一个单位的整体工作水平和效率。因此，办公室的职权可大可小，关键看所在单位的领导如何认识办公室、如何使用办公室、如何授权办公室。很显然，办公室管理职责的宽与窄，并不完全取决于办公室自身。
办公室的定位，必须根据各单位的实际情况，找准自己的坐标，确定自己的工作重点。按一般情况看，办公室可从三个方面进行定位：
1.办公室是单位的“领头”部门
在我国目前的管理实践中，一个单位的管理体系一般都由“一个龙头”和“三类部门”组成。“一个龙头”即“领导班子”，领导班子是一个单位的“首脑”、总指挥和决策者。“三类部门”指的是：业务部门、服务部门、监督部门。业务部门负责单位主营业务的生产、执行工作；服务部门负责给领导和整个单位的正常运行提供服务；监督部门负责监督各项工作的正常推进。办公室一般属于服务部门，很多时候也兼具监督部门的职责。由于办公室兼有多种功能，对上要当好领导的参谋、助手，对下要检查监督和组织协调，对外要搞好横向联系，因而在单位中处于“领头”的地位。
2.办公室是单位的“智囊”机构
为领导者决策，当好参谋助手，是办公室管理最重要的职能，也是比较高的一项要求。特别在科学技术飞速发展，各项事业突飞猛进，情况动态变化迅速，社会生活节奏加快，信息量与日俱增，领导工作日益繁重的今天，领导决策民主化、科学化的要求愈益迫切。这就必须依靠办公室的管理作用，充分发挥其主动性和创造性，为进行决策搜集和了解各种信息，进行合理加工整理、正确分析、综合判断，做出若干决策预案，为领导最后决策提供科学依据。在决策实施过程中，既要收集各种新情况和新问题，总结新经验和教训，又要迅速进行反馈，以使领导者对决策进行及时的修改、补充或调整，保证决策顺利实施，取得预期效果。为了适应这种形势的要求，办公室作为单位的智囊和办事机构，理所当然地要发挥参与决策的作用，主动当好领导的参谋助手。
3.办公室是单位的“中心”枢纽
办公室在一个单位中，是沟通上下、协调左右、联系各方、保证单位工作正常运转的枢纽。如果把一个单位比作一个人的话，那么，领导层、决策机构是大脑，业务部门、执行机构是四肢，办公室则是中枢神经系统。办公室承担把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反馈给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个肢体正常运转的重任。所以，办公室实际上犹如铁道系统中的枢纽站、水陆联运的交汇点，处于整个管理系统总控制、总调度的“中心”地位。办公室的“中心”作用，贯穿于办公室管理活动的全过程，这种作用发挥得越充分，办公室的管理效率就越高。相反，如果纽带错位，管理就松散混乱，单位工作和领导工作的效率与质量就无法保证。
4.办公室是单位的“形象”窗口
办公室是一个单位的总进出口，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界对本单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、工作作风、管理水平和工作效率等。另外，本单位领导者得到外界的各种信息，也首先是靠办公室这个“窗口”。办公室中人员素质、管理水平、工作效率的高低和服务态度的优劣，不仅直接影响本单位的形象和声誉，还是影响合作单位、基层单位和职工的重要因素。因此，办公室必须起表率作用，不但要有良好的秩序 、严格的制度、实事求是的作风，而且要务求实际、严格高效，在单位内外树立良好的形象。
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