幼儿园档案分类的重要性及管理方法

档案的来源很广泛，幼儿园教学工作、卫生保健工作、家长工作、安全工作、财务工作等实践活动都会产生档案，这些档案不能杂乱无章的堆放在一起，因此需要归类，以便保存和检索。档案可以按照内容进行划分，也可以按照载体进行划分。河南省优秀教师、原郑州市金水区新建幼儿园园长曾大庆将幼儿园档案划分为行政管理类资料;规划和计划类资料;一日活动、课程、游戏、培训与教研、科研类资料;各种账目资料;工作过程性资料;成果性的资料六大类。[4]按照内容划分档案，没有统一的标准，因幼儿园而异。下文以南京市北京东路小学附属幼儿园吴邵萍园长的研究成果为模板，介绍下幼儿园档案的分类。[5]

(一) 按档案的内容划分

将幼儿园档案管理划分为党群类档案、行政类档案、教育教学类档案、基建类档案、设备类档案、会计类档案、安全管理类档案、卫生保健类档案八大类。

1． 党群类档案

基本内容有:

(1) 主要是党群工作中形成的会议记录;

(2) 党建、共青团、工会、教职工代表大会、家长委员会等活动形成的文件;

(3) 各组织的学期工作计划、总结和日常开展各类活动的过程中形成的有价值的文字、声像资料等。

2． 行政类档案

基本内容包括行政事务档案和人事劳务档案两大类。

(1) 上级行政部门和教育主管部门颁发的有关幼教的方针、政策、指示、决定等方面的文件;

(2) 行政管理中形成的计划、总结、考核、人员、工资等文件。

3． 教育教学类档案

基本内容有:

(1) 幼儿园各个部门的学期计划、过程性研究和管理资料

主要有会议活动记录、公开课教案、录音、录像、照片、教具、玩具、研讨记录、评比表格、观摩评价意见、论文获奖、学期总结等。

(2) 教师的个人业务档案

①个人的基本情况，如:性别、年龄、学历、毕业年限;

②培训时间和考核成绩评语;

③教学计划与记录;

④有代表性的调查报告、经验总结，发表和未发表的论文;

⑤创作的教材、教具，观摩活动的计划与评议记录;有代表性的儿童作品、录音、录像、照片等材料;

⑥评比的奖惩材料，业务素养、教学能力等材料;

⑦家长的表扬、批评、外单位的反映材料。

4． 基建类档案

主要是指幼儿园基本建设管理和基本建设工程项目中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸和声像载体等。

基本内容有:

(1) 上级有关基建工作的文件;

(2) 上级有关基建规划、征地、建设、投资等的协议、合同、批文;

(3) 设计的总平面图，基建工程财务预、决算材料;水、电、气管道分布图;

(4) 地质勘探、地形测量材料;

(5) 基建项目可行性研究、设计、施工、监理、招标工作材料，施工文件，竣工文件;

(6) 每年假期维修中的小工程项目资料。

基建类档案具有重要价值，如后续的装修工程，如果没有保存完好的水、电、气管道分布图会很麻烦。基建类档案一方面记录基建历史，另一方面也是分管此项工作的同志责任明确和廉政的佐证。

5． 设备类档案

基本内容有:设备档案卡、设备使用情况登记表、购买发票复印件、保修卡、说明书、设备使用情况登记表。设备类档案的良好管理有利于及时寻找并联系厂家上门维修保养，快速地解决机器故障。

6． 会计类档案

一般由财务部门自己整理、归档、装订入库。归档档案主要有会计报表、会计账簿和会计凭证三类。会计要认真及时填写好会计报表档案目录表、会计账簿档案目录表、会计凭证档案目录表。

7． 安全管理类档案

《中小学幼儿园安全管理办法》第二十七条规定:“学校应当建立安全工作档案，记录日常安全工作、安全责任落实、安全检查、安全隐患消除等情况。安全档案作为实施安全工作目标考核、责任追究和事故处理的重要依据。”安全档案工作是幼儿园档案管理的重点之一。安全管理类档案主要包括以下内容:

(1) 幼儿园各项安全制度、岗位职责、安全管理的组织机构图和人员名单等;

(2) 幼儿园领导定期研究幼儿园安全工作的会议记录;

(3) 幼儿园总值班人员表、消防队等群众组织名单;

(4) 班级集体外出、幼儿园大型活动的安全预案以及报批手续;

(5) 幼儿园配备物防技防设施设备(监控设备、报警系统、灭火器、消防栓、辣椒水、钢叉)登记表和摆放地点的照片等;

(6) 幼儿园重点部位示意图，报警器示意图;

(7) 值班表、值班记录;

(8) 派出所民警来校巡查记录;

(9) 幼儿园消防安全责任体系，消防安全责任人、消防安全管理人、消防安全管理人员的文字资料;

(10) 幼儿园每学期进行的不少于一次的消防安全教育与演练的文字与影像资料;

(11) 管理人员定期检查和维护各种消防器材的记录;(www.xing528.com)

(12) 食堂卫生许可证以及从业人员的“三证”(体检合格证、培训合格证、上岗证)复印件;

(13) 幼儿园自有、承租接送幼儿车辆的管理资料;

(14) 安全、法制、禁毒、心理健康、自我保护和自救教育活动的文字或影像资料;

(15) 各类矛盾排查调处，纠纷得到及时化解的文字资料;

(16) 上级下发的关于安全管理工作的文件和资料;

(17) 按要求上报的各种计划、总结、值班表、自查报告、各种统计报表、各种突发信息的留存资料等;

(18) 幼儿园开展安全隐患排查、治理台账的资料;

(19) 自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发公共事件的应急预案。

最近几年幼儿园安全事故频发，家长以及行政部门对幼儿园安全工作的开展要求不断提高，安全工作的内容越来越多，安全责任越来越大。上级领导来园检查、指导、评估，除了实地查看，查阅档案也成为了必不可少的评估手段。

8． 卫生保健类档案

卫生保健档案是反映卫生保健工作的重要指标，保健人员应对各种保健项目分类管理，做好详细记录。卫生保健资料主要分为登记类、统计类、营养膳食类和其他类四种。

(1) 登记类

常用的有体检手册、晨间记录、全日观察记录、健康教育记录、传染病记录、意外伤害记录、卫生消毒记录、常见病记录、患病儿童管理记录、出勤记录、喂药记录等。

(2) 统计类

体格发育评价、体格增长速率统计、体检情况统计、体弱儿五官患病情况统计、龋齿情况统计、沙眼患病统计、常见病统计、传染病统计、预防接种统计、儿童意外伤害统计等。

(3) 营养膳食类

膳食计划、伙委会记录、带量食谱、食物用量、食堂用量、食品验收、食物营养素、参考摄入量、伙食月结算、营养分析等。

(4) 其他类

卫生保健工作计划和总结、健康证明、培训记录、药品出入账登记(仅限具有医师资格的人员)等。

拓展阅读7-5

表7-1 南京市北京东路小学附属幼儿园档案划分标准[6]

(续 表)

(二) 按档案的形态划分

传统的档案以纸质的文书档案为主，现在档案的形态日益丰富，既有文书档案，也有实物档案、声像档案和电子档案等。

1． 文书档案

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成。文书档案来源广泛，党群类档案、行政类档案、教育教学类档案、基建类档案、设备类档案、会计类档案、安全管理类档案、卫生保健类档案中都有文书档案。

2． 实物档案

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映幼儿园职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品。

幼儿园实物档案的归档范围主要包括以下几类:

(1) 幼儿园或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书等;

(2) 幼儿园活动中获赠的物品;

(3) 上级领导、知名人士的题词字画等，如南京鼓楼幼儿园在80周年园庆之时，有很多知名人士给幼儿园题词，既有教育界知名教育家，也有政治界知名领导以及军区首长等;

(4) 幼儿园使用过的牌匾、停用的各种印章、园徽、园刊、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等;

(5) 其他有保存价值的实物等。

3． 声像档案

声像档案是指幼儿园在从事保教等活动中形成的对幼儿园有保存价值的照片、影片、录音带、录像带等材料，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式。声像档案相对于纸质载体档案而言，具有直观形象性。给人以强烈的时空感和真实客观的感受。

幼儿园声像档案的归档范围主要包括以下几类:

(1) 幼儿园公开课教学、文艺演出活动、亲子活动、外出活动等声像材料;

(2) 上级领导机关授予幼儿园或个人奖状、奖旗、证书等时的声像材料;

(3) 幼儿园召开各类重要会议的主要声像材料;

(4) 幼儿园教职工外出培训获得的声像材料;

(5) 幼儿园领导、学者在国内外重大活动中形成的声像材料;

(6) 上级领导来本园视察、检查工作时形成的声像材料;

(7) 幼儿园重要工程建设中形成的主要声像材料，包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、工程全貌等;

(8) 历届幼儿的毕业照片及毕业典礼视频等声像材料;

(9) 其他重要活动、重要事件或重大事故的声像材料。

音像材料形成后，承办人应按规定进行整理并加以必要的文字说明。文字说明要准确反映以下要素:事由、地点、人物、时间、背景、摄影者等。

4． 电子档案

电子档案是由数字电子计算机处理的档案。传统的档案基本上是以纸质材料为主，整理起来相对繁琐，保存管理也很麻烦，档案查阅使用率低，很多地区的档案馆门可罗雀。随着网络时代的发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化社会发展的需求，社会对网络档案资源的需要较为强烈。以学术资源为例，现在幼儿园教师查阅资料，足不出户，便可在知网、万方等数据库下载文章资料。网络改变了人的生活，也逐渐影响着档案管理工作。建立数字化的电子档案是幼儿园档案管理的重要内容。幼儿园可以建设自己的网站，将一些教学资源上传网络方便大家查阅。

幼儿园网络信息平台就是利用网络服务器，为幼儿园教育教学构建一个属于自己的信息平台，管理者、教师以及家长都可以在这个平台上进行信息查询、工作管理、信息交流、资料上传与下载等一系列活动。具体做法是:配备专门的网络终端服务器，购买专业的幼儿园信息管理软件，聘请专职或兼职的管理人员进行网络维护，在做好纸质档案存档的同时，实行幼儿档案的微机化管理，把信息输入计算机，实现数据共享，以方便查阅，简化办事程序，提高工作效率。