做事情只有忙而有序，才能有张有弛从容不迫。面对繁杂的事务，一定要制订计划，分出轻重缓急，逐一落实，这就要用到一个重要工具——日程表。日程表是一个成熟的职场人士必不可少的东西，有了它，我们甚至可以把自己的每一秒钟都充分利用起来；有了它，我们可以安排最重要、最繁复的事情，在自己精力最充沛的时间段来做；有了它，我们的做事效率能够提高很多。
每个人每天都要处理很多事情，有的事情需要马上去做；有的事情需要慢慢地做；有的事情很简单，只要5分钟就可以完成；有的事情需要花费一个上午的时间才能处理好。那么如何来安排各类事务呢？下面的事例是很好的借鉴。
美国某汽车公司总裁莫瑞要求秘书给他呈递的文件，要放在颜色不同的公文夹中。红色的代表特急，绿色的要立即批阅，橘色的代表这是今天必须注意的文件，黄色的则表示必须在一周内批阅的文件，白色的表示周末时必须批阅，黑色的则表示是必须他签名的文件。
如果你也能够给自己做一个计划表，把一段时间内，比如一天内需要做的事情计划出来，然后合理安排一段时间来做某件事，事情会进行得有条不紊，处理事务的效率想必也会大大提高。首先要把每天需要做的事情都写下来，然后根据事情的重要程度和紧急程度分类。具体分类方法如下。
（1）紧急但并不很重要的事情。这类事情很紧急，往往刚一上班领导就在催促，但是其重要部分已经完成，只剩下了如签字或复核之类比较简单的事情，而你首先要处理的就是这一部分内容。因为，从悠闲状态进入紧张忙碌的状态，都是需要一个过程的，如果这时做重要的决定，往往会比较草率。做一些紧急的、简单的工作对于你来说相当于运动前的热身，是有很大必要的。
（2）重要且紧急的事情。这类事情对你来说是最重要的，而且是当务之急，只有迅速解决完，才能顺利进行其他工作。这种事情紧急而重要，你必须把它们处理好，不能再拖延。这样的事情应该在热身完后立即处理，因为这时你已经进入了工作状态，精力是最旺盛的，注意力是高度集中的，思路清晰，思考速度也很快，把紧急而重要的事情，放在这个阶段做，会既谨慎周密，又快捷高效。(www.xing528.com)
（3）重要但不紧急的事情。总有一些事情是不紧急的，但它关系到你的长远发展，而且它需要你日复一日地慢慢去积累、去做。因为，它们没有规定的期限，或者期限比较远，没有人催促，你可能就会一直拖延。这些事应该放到时间充裕的下午去做。因为，处理这类事情并不需要花费很大的精力和很高的注意力，所以用下午时间来处理这样的事务再适合不过了。
（4）不紧急也不重要的事情。总有一些这样的事，根本不需要处理，随着时间的流逝，这件事情就没有意义了；或者不需要即时处理，只要在闲暇时间顺便进行即可。比如，浏览报纸的娱乐板块、整理书桌、做准备工作等。这些小事情，只要在喝水休息的时候，顺便做一下就会做得很好，而没有必要为这种小事单独安排时间。
（5）意外发生的事。每天都难免要处理一些意外的突发状况，它会打乱你的日程表，花费很多精力和时间。如果意外状况没有紧急重要到必须马上处理，那么在你的工作进展到一定阶段后再处理它是最好的。如果比较紧急，也比较简单，就需要马上处理，然后回到工作状态才是最好的方法。总而言之，要视意外的紧急程度和复杂程度而定。
每个人每天都有很多必须要处理的事情，把事情分出轻重缓急，用全部的精力和黄金时间应付那些最重要的事情，才能提高你的工作效率。这样才能做到忙而有序、有张有弛，或许还能忙中偷闲呢！
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