企业实体档案的数字化处理与优化

上述一系列建设完成之后，数字档案馆（室）一体化平台建设就已经初步完成，数字文件可以在上述系统中进行分类、著录、管理等。除此之外，广州市建筑集团有限公司可以将现有的纸质档案、录音录像档案等各种载体形式的档案进行数字化处理，形成数字文件，便于进行传递、存储、查询等操作。

一般来说，纸质档案数字化处理需要经过调查、整理核对、目录数据录入、原件拆卷、档案扫描、数据存储、质量检查、光盘刻录、数据挂接、原件装订、档案归还、质量检查等过程，而其他类型的档案数字化过程都很相似，只是在扫描仪和扫描技术方面有所区别，本小节以纸质档案数字化处理流程为例进行讲解。

（1）调卷

调卷数量控制为一周工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案，其过程如下：

第一，项目组中有专门调卷工作人员，和库房人员一起，到档案局库房，根据清单，提取相应的案卷，对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对，确保不出任何差错。

第二，清点结束，双方在档案调借清单上确认签字。

第三，档案保管人员与调卷人员共同进行全宗、目录、数量的二次核对，档案保管员进行数量统计，并进行登记，填写“借档还档登记表”。

第四，将档案放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存。其中，临时档案柜的存放位置由档案局工作人员指定。

（2）整理核对

广州市建筑集团有限公司具备精通档案管理的专业人员，管理整理核对工作，核对人员必须工作认真细致，小心谨慎，严禁一切破坏档案的行为，并严格遵守保密制度，其过程如下：

第一，整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，进行登记，并派专门人员到目录室，把该批档案的目录取出来。

第二，按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对，主要包括对照目录逐份逐页检查档案原件，如果发现错误疏漏，则在档案局工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，同时，填写差错报告。

第三，有重复的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿，将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

第四，检查档案实体的页码，档案实体的页码按顺序连续排列，但如有漏页码可视具体情况处理。

①中间任意两页之间有需补编页码的，如P7与P8页之间有4页没有编页码，则依次编为“007-1，007-2，007-3，007-4”。如没有页码的是一份文件的首页，则将该页编为正码，其他依次编为副码，如P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页编为008，而原P8编为008-1。

②出现跳号，如文件内容完整连贯，编码时把第一页编为001，第二页编为004，然后在备注注明P2、P3为跳号，无实际内容。

③检查档案目录，使档案目录内的案卷和卷内目录与每卷档案查改后的目录一致。

④打印档案目录，结合整理排序结果打印档案目录。

（3）目录数据录入

目录数据录入人员要严肃认真，逐条核对，在档案局管理人员的指导、监督下，进行编制。根据整理核对人员整理的档案目录，对档案目录进行重新录入，其过程如下：

第一，对照档案原件，检查卷内文件目录的所有项（包括案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，编制目录。

①文件题名，一般照实抄录；若文件没有标题或原标题不具体，不能反映文件内容（如“通知”），则需重新拟定题名，加拟或重拟的题名附于原题名之后，外加“[　]”，以示区别；“任免”“表彰”等文件题名通常只标注一个或部分人名，应在原题名之后加上涉及立档单位的其他有关人员名字，并外加“[　]”。

②文件编号，一般照实抄录，不能随意删减、省略、要写全，其中表示年度的数字不足4位的要按公元纪年的要求补足4位，年份外侧的括号一般用中括号“[　]”。

③责任者，用全称或通用规范简称。

④文件时间，写全年月日，格式：××××.××.××

⑤备注，需要说明的情况或参见档号。

⑥分类号、主题词标引，按照相关标准，在档案软件中标引出主题词和分类号。

第二，将档案原件目录对照数据库内的数据（已有）检查，如发现错误疏漏，在档案局档案系统管理人员指导下，进行改正，如果目录有错漏，必须进行修正，并进行工作统计登记，填写“目录修改登记表”，责任到人。

（4）原件拆卷

原件拆卷人员，自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，在不损坏原件的前提下操作，其过程如下：将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错。登记造册，填写“查拆登记表”，交付档案扫描人员。工作统计登记，责任到人。

（5）档案扫描

对传统档案进行扫描时，需要根据档案类型的不同，采用不同的扫描仪和扫描技术，以纸质档案扫描为例，其扫描的过程分四步。

第一步，采用柯达i1405专业文件扫描仪，采用流水线作业方式；第二步，扫描人员到拆卷人员处领取文件，当面清点，核实无误，双方进行登记；第三步，如果发现错误，进行原件拆卷的返工；第四步，扫描完成，进行清点，按原先顺序放回档案袋，交付原件装订人员。需要注意的是，在档案扫描过程中其工作统计登记，责任到人。

在进行扫描工作时，根据档案原件质量的情况，将纸质较差的放置在平台扫描仪上单页扫描；只有纸质较好的档案原件才高速扫描，其扫描要求有以下几点。

第一，档案扫描必须采用专业文件扫描仪，对部分新文书档案可进行拆卷扫描；对纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案需采用平板扫描，不得损坏纸质档案。(www.xing528.com)

第二，以彩色模式扫描，分辨率为300　dpi；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描，分辨率为300　dpi或更高，采用JPEG格式存储；对文字偏小、密集、清晰度较差，没有插图等情况的档案，采用灰度或真彩扫描，分辨率为300　dpi或更高，存储为TIFF文件。

第三，保留原扫描的每页图像文件，文件名采用档案局规定的方式。图片的扫描精度要求≥300　dpi，达到扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；电子图片的倾斜度达到视觉上基本不感觉偏斜为准，不允许有折叠或缺损，要保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

第四，档案扫描中发现文件粘连一起时，则需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，将可以识别的信息全部扫描；存储格式按多页TIFF的格式进行保存，每份卷内文件为一个多页TIFF。保存多页TIFF文件时，要注意核对好页码顺序，不得缺漏页。

第五，图像文件命名：目录号/案卷号/档号+流水号进行对应命名，确保能够入库；扫描完成后必须指定专人进行核查，检查扫描效果、TIFF文件内的页码顺序、文件名是否正确。

（6）数据存储

对数字档案进行存储并不是一件简单的事情，需要经过以下步骤。

第一，数据存储人员对扫描后的数据进行检查，与原件进行核对，与文件编码进行核对，核实无误后，存储在临时存储区域；如果档案之中含有图像，则需要对图像进行纠偏、去噪等处理。

第二，数据存储人员位置交换，重复上述工作，核实无误后，将临时存储区域的数据放入光盘刻录区域，同时，进行存储介质备份，防止数据毁损。如果发现错误，则进行扫描返工。

第三，将同一份完全采用黑白二值模式的扫描文件合并成多页TIFF格式存储，文件名采用13位数字组成，即全宗号3位，目录号4位，案卷号3位，顺序号3位。对工作进行统计登记，及时完成“检查问题登记表”，责任到人。

（7）质量检查

检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

（8）光盘刻录

文件刻录人员，将扫描形成的图片文件，全部采用优质刻录、一式两份光盘，并提供详细目录清单，分为以下几个步骤。

第一，到光盘刻录文件夹，根据全宗，选择相应档案数据，检查光盘是否有划痕，是否是优质光盘，确保光盘质量。

第二，进行光盘刻录，一式两份光盘，并建立光盘目录，一式两份目录。

第三，位置互换，进行目录的再次核对；如果发现错误，填写“核查问题登记表”，进行返工；工作统计登记，责任到人。

（9）数据挂接

数据挂接人员，将扫描获得的每个图片文件，对照修订后数据库原有的目录数据，逐份点击、链接，导入数据库，并将导入后的数据备份，再采用优质光盘刻录，提供详细清单，可以使用手动挂接和自动挂接两种方法。

（10）原件装订

在进行原件装订工作时，需要遵守以下要求：保持档案的排列顺序不变，安全、准确、无遗漏；以卷为单位的实物档案，三孔一线，装订牢固；以件为单位的实物档案，用不锈钢钉装订还原。

（11）档案归还

在进行档案归还工作时，需要遵守以下要求。

第一，档案归还人员，对档案逐页清点，办理归还手续。根据调卷登记表，对档案逐页清点。不得有差错。

第二，办理归还手续，填写“借档还档登记表”；如果发现错误，进行返工；工作统计登记，责任到人。

第三，当天借出的档案，必须当天归还到临时档案柜，锁好档案柜，不得将任何档案带出工作间或摆放在工作间。

第四，每周五下午，必须将临时档案柜中的档案交还档案局库房，确保档案安全。

（11）质量检查

在档案著录及数字化加工过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面。

①数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重，影响扫描质量的原件应预先修整。

②在扫描过程中，不得对档案原件造成损伤，不得涂改、污损档案内容等，要确保档案实体、内容的完整与安全。

③扫描图像应与原件一致，清晰、不变形、不失真，不得漏扫，扫描文件内各页顺序要与原文件内容一致，确保扫描文件的完整、真实。

④数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应尽量保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

⑤数据挂接检查。将机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行挂接，形成一一对应关系，保证档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应。