数字档案资源管理子系统的优化

要想对企业档案资源进行管理，需要将所有电子文件汇集在一起，因此需要建立涵盖所有数字档案、能够长期保存和安全的资源总库，即数字档案资源管理库。

数字档案资源管理库需要具备支持接收、检测、编目、格式转换、鉴定、划控、审核等工作流程的功能，该资源管理库具有数字档案管理和辅助实体档案管理等作用。

数字档案资源管理子系统是整个数字档案管理一体化平台的核心系统，包含了数字档案资源总库，可以从以下几个功能模块进行建设。

（1）OA接收

主要负责接收OA系统存在中间库的SIP（会话初始协议）包，OA系统将要收集的SIP包写入中间表，设置好相关的状态信息。档案系统通过访问中间表，获取SIP包，并将SIP包导入档案系统。

公文归属单位档案员接收SIP包后就可以继续完成整理归档的工作，实现对电子公文的在线归档的支持，其功能包括手工执行、查看详细、查看条目、设置执行接收的一系列参数。

①手工执行接收OA数据：通过人工执行程序方式接收OA数据，并推送至中间库的数据包的操作。

②查看OA批次详情：OA数据将以批次推送方式推送至数字档案资源管理系统，通过OA批次查看详情功能，可查看历史接收OA数据的具体情况，包括接收时间、接收数据内容、接收数据数量等。

③查看条目数据：查看OA数据中的条目信息。

④设置OA接收方式：设置OA数据的接收方式，对保存接收数据的数据库进行设置。

⑤接收数据源配置：对OA接收数据源进行配置项设置，包括设置数据库类型、IP地址、端口号、数据库名等信息。

⑥接收确认：对OA数据包进行接收的确认操作，当管理员确认数据包无误后可对其进行确认接收操作。

（2）电子文件收集

管理所有收集到的OA收发文，对其进行分类整理、归档，并将收集后的电子文件按照未处理、预归档、已归档、无须归档进行分类管理。其主要包括文件整理相关功能，如著录、编辑，电子文件上传、删除、查询、查看、打印等常用管理功能，还包括提供针对文件属性进行批量修改、替换、插入字符的功能，其具体功能有以下几项。

①查看电子文件：用户在收集库中上传的电子文件，档案管理员可对其进行查看。

②著录电子文件：档案管理员对已上传的电子文件进行著录操作，著录电子文件的元数据信息。

③编辑电子文件：档案管理员对已著录的电子文件信息进行修改编辑。

④打印电子文件：档案管理员对电子文件进行打印输出操作。

⑤对比编辑电子文件：档案管理员对编辑后的电子文件与原始电子文件信息进行对比。

⑥删除电子文件：档案管理员对电子文件数据进行删除操作。

（3）数据导入

提供批量导入格式化档案数据的功能，包括数据原样导入（包括电子原文），导入的数据在数据采集对应的模块、单位、分类下进行整理和查重后再入库等功能。其中，导入格式支持：　Xml格式、Excel、超越格式、Darms格式。

（4）电子文件挂接

批量挂接功能是指对纸质档案进行数字化扫描，并按一定的命名归档或者目录存储规则存放的电子文件与电子目录进行系统关联的功能，挂接有2个方向，包括原文挂条目、条目挂原文。

（5）电子文件管理

通过手工录入已归档的电子文件需要进行管理和归档，可以按照以下方式进行归档和管理。(www.xing528.com)

①以件归档档案。

默认按国家档案局《归档文件整理规则》进行按件归档（通常所说的一文一件方式归档）。其中，以件归档档案模块管理的数据是针对具体实体档案的电子目录和电子文件，也提供在线浏览下载的功能。

②以卷归档档案。

默认按国家档案局《文件整理规则》进行按卷归档（通常所说的传统立卷方式归档），主要功能包括文件整理相关功能如著录、编辑，电子文件上传、删除、查询、查看、打印等常用管理功能，还包括提供针对文件属性进行批量修改、替换、插入字符的功能，并具有专门对档案的档号进行排序、拆件、插件的编目功能。

（6）电子文件保存

对系统管理的档案和文件的电子文件的存储位置和空间分配情况进行监控和管理。对电子原文分盘存储进行管理，存储类型分为收集库、管理库、利用库及长期管理库，具体包括以下功能。

①长期保管。

通过手动或者自动方式，对系统保存的文件和档案进行四性检测，即准确性、完整性、可用性、安全性检测。

通过档案元数据标准设置里的元数据标准约束检测文件的信息完备正确，以保证文件的准确性和完整性，并通过文件转换和文件封装手段保障文件可用性和完整性以及文件的安全性。系统还支持通过内容识别的方式，检查文件的内容是否包含安全敏感的内容。

同时，需要对文书、照片、录像、录音类等类型的数据进行检测，确保其准确性、完整性、可用性、安全性。

②格式转换。

通过手动或者自动方式，对系统保存的文件和档案进行格式转换。对图像、文本类档案，可以设置水印，然后换成有水印的PDF，对音频、视频类档案转换成FLV在线浏览格式。

（7）电子文件检索

对电子文件进行检索，是企业员工常见的操作之一，因此需要满足员工多元化的检索需求，需要提供以下检索方式和功能。

①目录检索。

以某个字段对全库的档案包括文书和声像档案等所有类型的大目录进行检索，检索结果以目录列表的形式返回，提供查看详细元数据及文件内容的功能。

②分类检索。

按分类对档案进行检索的多条件组合检索。检索项目可在分类模板设置中配置，检索结果以目录列表的形式返回，提供查看详细元数据及文件内容的功能。

③全文检索。

对已经识别的文件内容进行全文检索。查看电子文件时，可以看到关键标注为不同颜色。

④综合检索。

对全库的档案包括文书和声像档案等所有类型的大目录进行检索，检索结果以目录列表的形式返回，提供查看详细元数据及文件内容的功能。

（8）电子文件编研

辅助档案室编研工作的管理功能，包括拟定编研专题、资料收集、相关档案的归集、对编研进行编辑等，其流程如下：在编辑页面检索室藏档案数据，把需要的档案数据引入编辑页面，对已创建好的编研生成PDF、并能够上传专题的封面，最终打成一个编研成果数据包。

不仅如此，编研管理还可以提供数字档案室系统在线展示利用和发布到其他利用系统的功能，并对编研成果分类自定义。