在建设企业数字档案馆（室）一体化平台项目时，广州市建筑集团有限公司要明确自己对企业档案的需求，即其档案信息化建设的程度要达到什么样的效果，包括企业档案的管理需求、收集需求和利用需求等。
（1）集团对档案管理的需求
集团在对企业档案进行管理时，需要从多个方面对企业档案进行管理，因此，该系统平台需要满足集团的具体档案管理需求，有以下几个方面。
①能够提供文书、合同、工程档案等相关档案的管理。
②能够提供符合国家档案管理相关标准与规范的词汇、表格。
③适用于档案管理各环节（数据的录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等）。其中，系统要设置未归档文件模块，要具备案卷级、文件级录入功能，并有转换为档案归档的功能。
④具备对各类档案目录、原文、照片、图像归档及分析和对多媒体进行管理的功能。
⑤可根据需要进行档案数据库的建立、修改、删除及管理。系统提供的参数（如档号定义）、功能（如多门类档案的管理的档案门类扩充）、格式（如统计表、打印格式等的调整）等，需要给用户留有一定的自定义空间。
⑥可保证档案数据的传输、交换、长期保管和长期可读性，为各种不同类型的档案数据，提供通用格式转换接口。
⑦按照国家标准，提供文件归档功能。具体体现在以下几个方面：支持传统方法与新方法两种组卷方式进行人工或自动组卷；允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；文书档案具备国家标准的主题词库。
⑧有自定义档案类型功能，可根据需要增加或修改档案类型的录入界面，浏览界面等。同时，能自定义档案条目要素，录入条目设置应有扩展性，其扩展需要满足多达90项以上的录入条目。
⑨系统提供设置功能。例如，设置档号组成方式、案卷号的生成，其他设置等。例如，录入项的设置，包括应用下拉窗口，时间选项框，以提高录入效率。
⑩有档案报表打印功能，提供灵活报表打印，可自动生成符合档案工作相关标准及各类档案的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等各种表格和标签。同时，提供多种地区、行业报表模版，其报表格式可以任意定义扩充。还需要制定超强报表设计器，可以快捷制作专业报表，并能根据实际需求，对各类表格进行调整和补充。
有档案统计功能，提供文书及科技等各类档案的接收、立卷、查借阅的统计，以及各分类档案的统计功能。例如，年度、月立卷情况统计表、资料接收统计表、借（查）阅统计表等。
档案借阅管理，可提供借阅流程管理，功能分为利用人管理、利用登记管理、利用查询管理、归还管理、遗失统计、利用统计等模块。在借阅管理方面，需要具有档案资料借阅、查阅登记、打印借阅单和归还单等功能，这样在查借阅登记时，就能自动生成查借档案题目、编号等。同时，还具有登记借阅利用情况管理功能、超期自动催还、提供在线申请功能和网上查借阅预约功能。
档案销毁，通过销毁鉴定后，具有自动生成销毁清册及标志的功能。
档案迁移和转换，档案系统应具有对原有档案数据进行迁移和转换的功能，保证原档案数据能正常在新的档案管理系统（含档案利用系统）中使用，满足档案资料迁移和转换需要。
档案用户管理，提供用户分级权限控制，系统有详细的权限设置功能，可定义从系统管理员级到系统访问者级用户的各项权限，并能通过网上在线申请各项权限。系统采用事务追踪，从登录系统，到修改、保存、打印、复制、删除资料的所有操作都一一登记，用户可按权限随时查阅数据处理信息。
档案的安全保密管理，可以有效对企业档案的信息进行防护，确保不会被病毒攻击、被人为窃取等。(www.xing528.com)
实现严格的系统访问权限控制，包括系统功能权限和数据查询权限，可以按照角色进行赋权，对数据访问权限的控制应该达到条目级，具有防止越权操作的技术措施。
要保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行。
系统安全保密监控必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。有系统日志管理功能，采用事务追踪，从用户登录系统，到修改、保存、打印、复制、删除资料的所有操作都逐一登记。
（2）集团档案收集和利用的需求
广州市建筑集团有限公司档案部门除了需要对档案进行常规管理之外，还需要收集和利用企业档案，为使企业档案的收集和利用工作更加便捷，需要满足以下需求。
①具有档案数据的输入、存储、修改、删除等功能。
②采用B/S模式网络查询利用方式。
③可以根据用户权限来分配查询不同内容。例如，限制或允许打印功能、复制功能及保存文档功能等。
④查阅者可以通过专网对档案资料及合同进行（通过普通查询、综合检索）条目及原文浏览和打印所需资料。
⑤具备对各类档案目录、原文、照片、图像、图纸查看的功能，并支持多种检索方式或者支持多格式文件混编显示。
⑥具备多种途径检索查询的功能，可以设置文件题名、责任者、文件编号等检索项，支持模糊检索和综合检索等。
⑦能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户查全、查准的需求。
⑧能对查询结果进行显示、排序、打印或原文下载等技术处理。
⑨能够提供多种格式文件的浏览。
（3）项目需求总结分析
广州市建筑集团有限公司在建设企业数字档案馆（室）一体化平台项目时，需要进行总体的规划架构，必须明确集团对企业档案的需求，以及企业档案信息化发展的具体方向和作用。该数字档案馆（室）系统需要便于档案信息的收集、管理和利用，在制订建设方案时，必须进行需求细化，分析档案信息化的过程，将其分解为若干个相互关联、相互支撑、具有具体档案管理功能的需求，并结合每个需求，形成有逻辑、自成一体的档案管理系统，最终实现企业档案信息化管理。
在上述案例中，广州市建筑集团有限公司对企业档案管理需求、收集和利用需求做出了具体描述和要求，便于企业档案管理人员的收集、整理和利用，极大地减少了企业档案管理人员的工作量，提高了档案管理工作的效率，在项目建设过程中，可以根据这些需求制定相关的系统功能，从而形成较为完善的企业档案一体化管理系统。
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