数字档案馆（室）一体化平台项目目标优化

（1）制定项目目标的基础

在制订项目建设方案之前，需要对企业档案工作的现状进行分析，即档案业务能力现状和档案信息化现状，这是制定项目目标的前提和基础。

档案业务能力现状包括档案业务活动的运作模式、档案业务对企业实现战略目标的作用、档案业务的特征等，其可以反映出企业远景和现状的差距，帮助企业找到关键问题。档案信息化现状包括基础网络、数据库、应用系统等状况，是对档案信息化基础和能力的评估。

只有对企业档案工作现状进行科学的分析和评估，才能科学合理地制定数字档案馆（室）一体化平台项目的目标，否则，就如同盲人摸象，不能窥见全貌。

（2）项目目标的制定

通过对集团现状的分析，集团拥有强大的技术团队和基础设施，集团领导又高度重视企业档案工作，在这样的背景下，开展建设企业数字档案馆（室）一体化平台十分顺利，其有如下建设目标。

①实现电子档案信息的规范化管理。

实现集团实体档案和电子档案的规范化管理，科学合理地开发利用档案资源。文档资料经各部门、各企业归档处理后统一向电子文档数据中心系统提交，同时系统提供统一的管理和集中存储，以达到全集团档案接口统一的目的。

②实现减少重复劳动，降低数据处理成本。

实现文件档案一体化管理后，各业务系统形成的电子文件可以迅速归档到档案系统中，避免了数据的多次辗转造成的大量重复劳动，减少了数据错误的概率，从而大大降低了数据处理成本。

③实现档案信息资源共享。(www.xing528.com)

以往的档案管理模式下，集团总部与下属各企业的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。建立了电子文档数据中心系统后，把各部门、各企业的文件档案资源整合起来，集中管理，形成了一个统一的利用平台，所有的文档信息均通过该系统提供利用服务。

④统一标准、统一规范。

集团各部门、各企业必须依照系统制定的技术标准和规范，对电子文件档案信息进行统一管理，只有这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式。

⑤便于集团总部的业务监督指导。

广州市建筑集团有限公司下属企业体量大且分布于全市各区中，因此集团总部难以及时开展业务监督指导工作，通过数字档案馆（室）一体化平台的建设，集团可以通过系统及时了解各下属企业的档案管理状态、及时发现管理问题并能在线进行业务指导与督办，大大提高了业务指导的效率，提高了集团整体档案管理水平。

⑥推动各企业内部完善制度、体现档案的价值。

部分企业欠缺内部档案管理制度或制度并不完善，通过系统建设的契机，使各项档案管理工作重新运转起来，从而推动内部制度的完善，体现档案的价值所在。

⑦保障档案数据的安全。

部分企业由于对档案数据安全管理方面的重视程度不够，导致服务器、计算机损坏从而丢失多年档案数据的情况出现。建设集团版的档案系统，意味着所有档案数据存储于集团的服务器中，集团的信息安全管理意识较强，且有专人负责相关设备的运维，因此数据丢失的风险将大大降低。