构建开放式企业档案信息中心的优化策略

企业档案工作人员的基本职责是对档案资源进行保管和开发利用，企业档案工作人员对企业档案进行收集、整理和编辑，其最终目的是对企业档案进行开发利用。

从整体上看，企业档案的开发利用工作尚不能满足档案利用者的需求，因此需要创新理念，采取有效的措施加快企业档案的开发利用，如从档案产生源头进行管理、做好企业档案工作人员的培训工作、企业档案部门创新服务理念等措施（图7-4）。

图7-4　企业档案信息开发利用的途径

（1）加大开放企业档案的范围

档案如果不能被利用者使用，那么就不能发挥出潜在的作用和参考价值。同时，《中华人民共和国档案法》指出，各级档案馆的档案在具备安全性的保障下，要尽可能对外开放。

然而，在信息化社会中，可以看到档案馆内的档案信息存在滞后现象，不能满足当代社会的现实需求。随着档案文件服务中心的出现，政府逐渐推行公开信息查阅，档案的开放范围不断扩大。在这种形势下，企业需要考虑加大档案开放力度，转变相关档案服务思路。

①加大档案文件的开放力度。

企业中的档案并不是绝对保密的，有些档案文件可以对外公开，对于这些可以公开的文件，企业需要提供利用服务，这不仅是响应政府的号召，对档案信息进行公开，同时可以扩展企业档案部门的服务范围，对企业有重大的意义。可以从以下几个方面进行。

首先，放宽企业档案的查询时间，即对早年间的档案进行公开。例如，企业员工有时需要查询以往的档案信息，这时企业需要尽可能多地为其提供信息资源，可以通过公开早年间的档案信息来满足企业员工的学习或利用需求。

其次，应用信息化技术方便员工进行查询。例如，员工可以通过登录企业网页进入公司内网，在网页上查询自己需要的信息资料。通过现代信息技术，可以提升企业员工查阅信息的效率，而且查找信息十分便捷。

加大档案文件的开放力度，不仅可以使已经公开的档案文件得到进一步利用，还可以规范档案文件的公开制度，促进馆藏档案实现进一步开放。

随着档案信息化建设的不断发展，可以预见档案工作的范围会不断扩大，相应的，档案的开放范围必将扩大。

②为员工和社会大众提供档案服务。

国家在制定与档案相关的法律、法规时，并没有对档案开放方向进行明确界定，但在实际应用中，很多档案馆的档案只对企业、机关单位开放，很少为社会大众服务。

在企业中，这种情况却发生了变化，如企业的各个部门不再只为本部门的员工提供档案信息服务，同时为其他部门员工提供档案利用服务。因此，企业档案部门可以转变思路，扩大档案服务对象，不仅为全体员工提供档案服务，还为社会大众提供档案服务，以加大企业档案的服务范围。

（2）优化企业档案开放利用方式(www.xing528.com)

企业为档案利用者提供的开放利用方式比较单一，主要通过现存文件利用中心为档案利用者提供服务，使用这种开放利用方式有优点，也有缺点（图7-5），企业应该优化或升级档案开放利用方式。

图7-5　现有的企业档案开放方式优缺点

为了丰富企业档案开放利用方式，使档案利用者查阅档案更加方便，可以在现有的基础上进行优化和升级，利用网络以及网络技术，增加辅助性的查阅方式。例如，为档案利用者提供网上查询的方式，使服务窗口得到最大限度利用。又如，通过网络发布、邮件传递、数据库检索、网站建设等方式为档案利用者提供档案服务。通过这些措施和方式，可以有效丰富企业档案开放和利用的方式，对档案利用者而言，也可以更加便捷地享受到档案开放利用服务。需要注意的是，在进行档案信息内容建设时，需要做到“以人为本”，无论是网站页面的设计，还是信息内容的选择和发布方式等，需要进行人性化考虑。

（3）加强企业档案开放利用的措施

企业要想提高档案工作的服务质量，除了需要扩大档案开放的服务渠道，还需要做好企业馆藏档案情况的介绍工作，加大宣传力度，最终使企业档案工作从封闭走向开放，被广大档案利用者所了解。

“好酒也怕巷子深”，在构建企业档案信息开放中心时，即使工作做得再好，不进行宣传，社会大众也无法深入了解档案工作的具体内容，更谈不上提高档案利用的意识了。

因此，企业需要做好档案开发利用的宣传工作，这不仅可以对企业档案起到引导、宣传的作用，还可以加强企业员工或社会大众利用档案的意识，自觉合理地利用企业档案资源，提高企业档案资源的利用率。

同时，为了提高企业档案开放利用的效率，还可以采取以下方式。

第一，利用档案原件或复制件，对档案的原始信息进行收集和整理，为需要的社会组织或公众提供“档案产品”，以满足档案利用者的多元化需求。

第二，做好档案数字化工作，即将存储的纸质档案资料录入电脑，建立档案数据库，采取科学、合理的检索方式，以提高档案查阅的全面性和准确性，这不仅可以提高档案查阅速度，还可以提高企业档案管理的工作效率。

第三，联合各企业档案部门的数据库，将企业档案管理系统进行联网，利用互联网技术，建设档案开放式服务的多种方式和渠道。

（4）做好档案开放利用的保密工作

在对企业档案进行开放利用工作时，也不能忽视档案的安全性，即需要做好保密工作。这里是指正确处理好企业档案信息公开和保密的关系，不能因追求公开而降低甚至失去对档案文件保密性的要求。

在对档案进行开放与利用工作时，必须守好保密的关卡，这需要企业档案工作人员尽职尽责，时刻做好企业档案的保密工作，强化档案保密的意识，坚持“保与放”融合的指导思想。企业档案工作不仅要做好企业档案的开放利用工作，还要做好相对应的保密工作。

在构建企业档案信息开放中心时，需要遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定，加快企业档案工作的进程，形成完善的企业档案管理体系，重点做好企业档案的开放利用工作。企业只有不断完善档案的利用制度、开放制度、简化利用手续等，才能使企业档案真正被人们利用，提高企业档案的利用率。同时，在进行企业档案开放利用工作时，需要借助现代化科学技术和手段，不断完善档案服务方式和手段，提高企业档案的工作效率，做到与时俱进，以促进企业的进一步发展。