企业档案信息开发利用的策略探讨与优化

对企业的档案信息进行开发利用，也是企业档案工作的落脚点。对企业而言，开发利用企业档案信息资源的途径有哪些，可以从哪些方面进行开发利用呢？其途径有从档案产生源头进行管理、抓住开发利用工作重点和突破点、全面开展企业档案开发利用工作、提供企业档案开发利用的物质保障四种（图7-3）。

图7-3　企业档案信息开发利用的途径

（1）从档案产生源头进行管理

对档案信息资源进行开发利用，离不开档案信息资源的建设。因此，可以从源头开始，通过档案产生的源头把握企业档案信息的质量，从而使企业档案开发利用工作更加有效果和保证档案质量，确保档案信息资源的开发价值。

首先，需要从档案产生的源头进行科学整理和保管，严格遵循档案的规范性和质量要求，在后续档案工作中始终保持严格的要求，最终实现档案管理工作的良性循环，使档案信息的开发利用工作更加顺利。

其次，企业需要加强对档案信息资源的建设。企业需要注重档案信息资源的储备，确保企业有足够多的档案信息资源，扩大档案信息资源的收集范围，对企业档案信息资源进行统一建设。

最后，在档案源头管理方面，企业要加大对档案的管理力度，制定规范、标准、科学的档案管理制度，并配备专业的档案工作人员进行管理，制定相关的档案质量考核制度，从档案产生的源头严格管控，最终实现档案源头管理的目标。

通过以上措施，可以为企业档案信息资源的开发利用工作奠定良好的基础，确保对企业档案信息资源可以进行有效的开发利用，为档案利用者提供准确、完整、高质量的档案服务。

（2）抓住开发利用工作重点和突破点

对企业档案信息进行开发和利用需要讲究方式、方法，不能按照以往的方式进行开发，而是要按照企业档案实际的情况，抓住企业档案开发利用工作的重点，并找到突破点。

首先，企业档案部门要了解并掌握企业目前工作的核心和重点，有计划、有目的地对企业档案信息进行开发和利用，并结合企业未来的发展趋势和方向，制订出合理的档案开发利用方案。

其次，当今社会，信息化的进程不断加快，要把信息化方向作为企业档案开发利用工作的突破点，增加企业档案信息的流动速度。同时，网络建设、简化手续等方面也可以作为企业档案开发利用工作的突破点，企业可以在这些方面加大建设力度，从而获取一定的实际效益。例如，某些企业应用先进的信息技术，通过在档案管理系统中实现文档一体化管理模式，提高档案信息开发和利用工作的效率，这不仅可以全方位对档案服务管理工作的各个环节进行有效管理，还能对企业档案的图纸进行及时回档，很好地对电子文件进行归档，最终形成企业档案的电子化流程。

（3）全面开展企业档案开发利用工作

在对企业档案信息进行开发利用时，不能片面地对企业档案进行开发利用，需要立足于全局发展，用全面的、发展的、联系的观点审视企业档案开发利用工作，由点到面，层层展开，建立较为科学的、全面的理论体系，实现档案开发利用工作的全面发展，发挥出企业档案信息的最大价值。(www.xing528.com)

首先，企业要建立档案信息管理系统，通过该档案信息管理系统对企业各个部门产生的企业档案信息进行管理。

其次，档案信息管理系统建设结束之后，企业可以在某个部门开展企业档案开发利用工作，以其作为档案信息管理的实验点，考察其实验成果，然后逐渐推广到企业的其他部门，最终实现企业整体的档案开发利用。

（4）建立企业档案开发利用的物质保障

企业要想顺利对企业档案信息进行开发利用，就必须拥有进行档案开发利用工作的基础，包括物质和技术保障，需要建立保障机制，使开发利用工作可以顺利进行。

①物质保障。

首先，对企业而言，对企业档案信息进行开发利用，不仅需要一定的人力资源，还需要硬件资源的支持，如计算机、打印机等硬件设备。对保障档案开发利用工作的顺利进行来说，这是基础的设施，也是不可或缺的物质基础。

对档案信息进行开发与利用需要结合科学管理和档案研究工作，可以说，这是档案信息积累到一定程度后的高层转化的结果。要想实现这一结果，不仅需要了解企业的中心工作、企业档案工作的实际情况、企业库藏档案的实际情况，还需要采取行之有效的方法和手段，这是一项十分复杂、具有较高难度的系统性工程。

②技术保障。

企业档案信息开发的另一个重要目标就是为档案利用者提供档案信息，为实践工作提供服务和指导。为完成该目标，企业档案部门需要做好企业档案的整理和收集工作，在信息化时代背景下，企业档案信息的收集实际上变为电子文件的收集。因此，需要应用先进的信息技术为企业档案工作提供保障。

例如，企业需要通过云计算技术、大数据技术对档案信息进行收集、整理和分析，因此档案信息的开发利用方式也发生了根本性改变，需要主动对数据进行分析和预选，通过计算机技术进行深层次编研，为档案利用者提供高质量的档案信息。

为解决对档案信息利用和检索的问题，企业可以开发档案信息管理系统，进而实现对电子文件的科学检索。

首先，对于企业现有的电子文件，必须要建立科学的信息管理系统，将信息管理系统链接到各部门的业务管理系统，以方便随时收集相应的企业档案信息，同时，利用信息技术手段对这些电子文件进行统一存储和管理，方便对电子档案的利用和检索工作。

其次，对可能要产生的电子文件，企业需要重视源头管理，从电子文件产生的源头进行严格把控，可以利用PDM（产品数据管理）平台对不同类型的电子文件和相应的业务系统进行监管，该平台可以在源头上对企业档案信息进行监控，十分有效。

最后，企业的信息系统应该与时俱进，对那些明显落后于时代、不适宜的信息系统应予以淘汰或升级，这样才能更好地为企业发展助力。