创新企业档案的内容及开发利用

企业档案工作的出发点是对企业档案进行开发并合理利用，要做到这一点，就需要对档案服务进行创新，尤其是服务内容的创新，需要从服务领域、环境、对象、态度和时间等方面开展（图7-1）。

图7-1　档案服务内容创新内容

信息化时代，电子文件、数字文件层出不穷，使企业日常管理工作变得更加便捷。同时，这也为企业档案的信息形式创新提供了可能，企业档案实体管理逐渐变为企业档案信息管理。

企业档案信息管理模式，冲击了现有的企业档案管理模式，企业档案的管理对象、管理手段发生了巨大改变，企业档案工作人员需要变革自身的知识结构，不断学习并掌握先进的互联网技术、数码技术，采用先进的管理手段对企业档案进行管理，不断完善企业档案管理的相关功能，为不同层次、不同领域、不同需求的档案利用者提供便捷、科学的档案服务。因此，企业档案部门必须加强对企业档案的开发和利用，建立档案管理信息系统，不断推动企业档案信息化建设，使其与企业的生产经营活动紧密联系，进而获得经济、社会效益。

企业该如何对档案进行开发和利用工作？需要将档案开发的重点和立足点放在企业的核心工作上，结合企业实际的生产经营状况，对企业需要的档案资源进行深度开发、整理。可以从以下方面进行。

（1）服务内容向多元化转变

近年来，企业员工的档案意识不断增强，企业档案开始逐渐加大开放的力度，同时，企业档案信息化进程的加快，使企业档案管理的重点变为整合企业档案信息资源，满足企业员工对企业档案的多样化需求。为更好地促进企业档案的发展，创新企业档案的利用模式，企业档案的服务内容应向多元化转变。

①优化传统的档案服务方式。(www.xing528.com)

在传统的档案服务方式中，档案利用者如果要调用、查阅档案信息，档案部门往往会为档案利用者提供一份纸质的档案原件，或是以专题汇编的方式提供给档案利用者。在这种服务方式下，企业档案部门不会对档案文件进行深入加工，很难满足档案利用者日益增加的档案信息需求。因此，需要对现有的档案服务方式进行优化，即深入挖掘和加工档案信息，为档案利用者提供更全面、完整、有参考价值的档案信息。例如，企业可以针对自身的发展需求，编辑相应的案例汇编，通过对经典、特色案例的分析总结，找到企业的发展规律和影响企业发展的因素等。通过对企业档案的深入挖掘和加工，找到解决问题的对策和措施，为企业的管理指明方向，不断完善企业管理模式，从而促进企业进一步发展。

②创新信息化档案服务方式。

除了对传统的档案服务方式进行优化，企业还可以应用信息化技术创新档案服务方式。例如，企业可以利用先进的互联网技术推动企业的日常工作，包括企业档案管理的日常工作，企业将不同类型的档案进行归档，并利用互联网技术进行管理，员工可以通过单位或项目名称及标识，迅速在电子光盘中找到需要的文件。又如，企业档案采用电子档案的形式，不仅可以利用计算机对电子档案进行管理，还可以通过打印机等外部设备打印实体档案，进而丰富企业档案服务的服务方式，提高企业档案管理工作的效率。

（2）创新企业档案开发利用宣传工作

要想促进企业档案开发利用工作的进一步发展，需要企业领导和企业员工的重视，那么，进行企业档案开发利用的宣传就必不可少。

企业档案部门需要做好企业档案开发利用的宣传工作，增强企业全体员工的档案开发利用意识，并获得企业领导的支持、认可，从而实现企业档案服务的长远发展。可以采取创新档案宣传方式、手段和对企业员工进行培训等措施，做好企业档案宣传工作（图7-2）。

图7-2　企业档案宣传措施