创新源头的档案归档方式的优化措施

当企业档案部门完成收集源头档案工作之后，需要对这些源头档案进行验收、归档，这关系到企业档案的最终质量。归档工作并不是一件简单的事情，需要企业档案工作人员付出时间和精力，还要遵循一定的归档程序（图6-1）。

图6-1　企业档案归档的程序

为方便源头档案归档工作的顺利进行，需要创新归档方式，可以从以下几个方面进行。

第一，为保证企业档案的归档质量，可以适当延迟归档时间，并对项目工程进行监督审查。在企业开展重大项目的建设过程中，由于工程建设的周期较长，很多企业档案材料无法及时归档，因此需要采取必要的延迟履行金手段，建立相应的考核审查制度，从程序和制度方面着手，确保企业工程项目档案的完整性，使归档工作可以顺利进行，这些规章制度有很多，从不同的方面规定了企业工程项目档案的验收和归档要求，常见的有项目期进度考核审查制度、结项档案履约保证金结算考察审核制度、档案项目结项验收延迟履行金考核制度、工程项目进展及工程项目经理部定期考察审核制度等几种制度（图6-2）。(www.xing528.com)

图6-2　常见的企业工程项目档案归档和验收制度

第二，对不合格的项目档案进行管理和指导。如果企业档案工作人员在验收项目档案时，发现项目档案有遗漏、欠缺，企业档案部门可以不签字，不进行盖章验收。如果最终验收的结果是合格的，但在项目结项时间上不配合，可以按照规定扣除延迟履行金。同时，要对该工程项目档案进行指导，确保企业档案的完整性。

第三，强化信息化建设。企业的档案归档工作十分烦琐，很多档案文件必须经过整理才能归档，其归档率一直不高。为了提高企业档案归档效率，可以加强企业的信息化建设，将资料以数字档案的方式存储归档，这可以极大地方便企业档案部门的工作，提高企业档案归档效率。