档案数字化的业务流程优化方法

档案数字化业务流程按照工作内容划分，可以分为应用系统开发流程和数字化资源建设流程（图5-14），二者并行开展，相辅相成，缺一不可。

图5-14　业务流程的内容

业务流程的工作分以下几个步骤。

（1）预处理工作

档案数字化资源建设的第一步就是预处理，主要包括鉴选、清点、登记、整理、修复等工作。

首先，企业档案数字化工作并不是盲目地对所有企业档案进行数字化处理，而是需要按照一定原则和方法鉴定选择企业档案，对符合要求的实体档案进行数字化转换。

其次，对鉴选过后的实体档案进行清点、登记和整理，为后续的档案数字化转换做好准备工作。具体内容包括档案的规格、数量的清点，对实体档案的目录进行规范、补全、修正，对档案实体进行分类、修复等工作。

其中，录音录像档案容易存在磁粉脱落、霉变和粘连的现象，在进行原录信号的提取时，很容易遇到不能正常播放的情况，因此需要对其进行修复和坚固处理，进行录音录像档案的修复工作需要格外注意。

（2）数字化加工/转换工作

实体档案信息资源可以通模数转换技术和设备转变为虚拟的数字信息资源，其载体类型不同，使用的模数转换技术和设备也有所不同（图5-15）。

图5-15　企业档案数字化使用的设备类型(www.xing528.com)

在企业档案数字化转换阶段，最关键的是数字文件技术参数的选择，只有满足以下要求，才能顺利完成数字化转换。

第一，保证原始信息的真实性，这是基础要求。在进行数字化转换时，转换后的数字信息应清晰、准确地展现档案原件的面貌，不能失真。

第二，方便企业便捷地利用数字信息。转换后的数字信息必须便于传输和浏览，企业可以很方便地利用转换后的数字信息。

第三，对档案原件进行保护。在进行数字化转换的过程中，需要保证档案原件的安全性，尤其是濒危档案原件，要注意使其不受损伤。

从某种角度来看，这些要求有时并不能完全满足，或者需要用其他条件来弥补。例如，要想数字失真程度越低，其计算机文件容量就越大，这会给文件存储带来一定困难。又如，失真度越低的数字信息文件，容量越大，其传输速度就会受到限制。因此，企业要进行统筹规划，选择合适的技术参数，准确把握数字信息资源的需求和利用，适度进行参数选择。

（3）信息处理工作

当完成数字化转换工作之后，还需要对数字化得到的图像信息进行进一步处理，从而满足企业档案的利用需求。信息处理的具体工作有对原始档案进行核对、压缩、去边、去噪、去干扰等，还包括利用光学符号识别技术对图形中的文字进行识别，通过语音技术对录音录像档案中的声音进行文字记录等。当然，企业也可以对数字档案嵌入水印，来保护数字档案的知识产权。

（4）信息组织和存储工作

当得到完整、准确的数字信息资源之后，需要对这些数字档案信息进行组织，以方便后续利用者检索和利用这些数字档案信息。信息组织工作主要内容是建立机读目录和索引，创建目录、全文数据库，并将数字档案信息和目录、索引等信息进行挂接。

机读目录的建立关系到数字档案信息的查检和维护，具有十分重要的作用，因此需要对著录进行标准化规定，如对文件名、存储位置和格式等设置的要求。其中，信息存储是指对数字档案信息的存储介质、方式和架构进行选择，其存储要求和方法基本和电子文件的存储和方法相同，可以参照相关的法律法规进行存储。

（5）信息服务和维护工作

企业数字档案便于传输和利用，可以为档案利用者提供及时、满意的档案服务，档案利用者可以通过网络获取需要的档案信息，十分便捷。企业在提供信息服务时，要注意公开方式。例如，企业的档案具有隐私性，不适宜通过互联网站发布，应通过内部网络与企业内部员工共享。数字化技术和手段提高了企业档案的信息服务能力，并加快了企业档案工作的响应速度，对企业档案服务具有深远的意义。

同时，对企业档案信息还需要不断加强维护，始终保持企业档案信息的可读性和可用性，这样才能推动企业档案事业不断发展，为企业创造效益。