纸质档案数据扫描优化方案

传统的企业档案以纸质档案为主体，因此其纸质档案是企业数字化建设的主要对象，纸质档案数字化的内容有档案信息的扫描制作、图像处理、存储备份等，为了更加方便地对纸质档案进行数字化处理，可以采用纸质档案扫描管理系统，进而实现对纸质档案的大批量处理和存储，同时，做好衔接档案目录数据库和档案内容数据库的工作。

（1）纸质档案扫描管理系统过程

扫描技术是目前常用、最普遍的对纸质档案进行数字化的技术，需要通过纸质档案扫描管理系统控制，其扫描过程如下：

第一，选择合适的扫描设备。例如，纸质状况较差的企业档案，可以利用平板扫描仪进行逐页扫描，以保证内容的准确性和完整性；纸质状况良好的企业档案，可以利用高速扫描设备进行扫描，可以提高扫描的速度和效率。

第二，确立合适的扫描技术指标。在对纸质档案进行扫描时，需要控制其扫描速度和准确率等指标，如通过设置分辨率来控制扫描准确度。

（2）纸质档案扫描的工作流程

纸质档案扫描的工作流程需要经过档案出库、整理、著录、扫描，图像处理和质检，数据挂接、验收、存储和备份八个步骤（图5-9）。

图5-9　纸质档案扫描的工作流程

①档案出库：纸质档案从库房提取出库，由交、接方共同清点档案的数量，保证档案的准确性和完整性，确认后在交接单上签字。(www.xing528.com)

②档案整理：纸质档案进行数字化扫描之前的关键，档案整理人员确认档案的完整性之后，对该纸质档案进行筛选，选出需要扫描档案，并单独存放。然后，档案整理人员按照数字化处理的要求，分配工作任务。

③档案著录：建立纸质档案的目录数据库，对纸质档案进行著录工作。

④档案扫描：纸质档案数字化的中心环节，需要经过选择合适的扫描仪，明确文件的存储位置、命名规则，选择合适的色彩模式和扫描分辨率，选择文件的存储格式等过程（图5-10）。

图5-10　档案扫描的过程

⑤图像处理和质检：很多企业档案的内容中会包含图像信息，需要对扫描后的图像进行进一步处理，否则，其图像会非常不清晰，其工作方法有：纠偏、裁边、局部淡化、局部加粗、去污去噪等。通过图像处理技术，可以使图像更加清晰、准确，和档案原件更加接近，做到图像居中、不倾斜，符合数字档案的图像质量标准。同时，在完成图像处理工作之后，其档案数字化质检人员需要对这些数字化图像进行检验，并评定等级。质量不达标的图像需要重新扫描，经过质检的图像应符合相关的标准规范。

⑥数据挂接：通过系统将档案目录信息和扫描图像文件进行挂接，建立起对应的关联关系，最终实现批量挂接。同时，档案工作人员需要对挂接结构进行检查，检查其是否一一对应，有无挂接失败、图像文件错误等情况，如有错误要及时解决。

⑦数据验收：当纸质档案经过以上六个步骤之后，其数字化加工基本完成，档案数字化质检人员需要对数字化成果进行验收，可以采用计算机自动检验并结合人工检验的方式，这样可以有效提高检验合格率。

⑧数据存储与备份：当经过数据验收阶段之后，需要将数字化的数据进行存储和备份，既可以采用在线存储的方式，也可以采用离线存储的方式，如利用光盘、磁盘进行离线存储。