【摘要】：档案目录数据十分重要，对档案管理者或利用者而言，是其使用档案的第一对象，是进行档案检索和利用的基础。图5-8档案数据著录系统工作流程档案目录数据准备：依据相关规范的要求，对实体档案的目录信息进行规范，如规范档号、著录格式、字段长度和内容要求等，其目的是确保档案目录信息的准确性和有效性。档案目录数据备份和管理：将录入到计算机的档案目录数据进行备份，避免数据丢失。
在对企业档案信息进行数字化之前，需要做好准备工作，即按照档案相应的著录规则或元数据标准进行采集，最后形成档案目录数据库。
档案目录数据十分重要，对档案管理者或利用者而言，是其使用档案的第一对象，是进行档案检索和利用的基础。如果档案目录数据足够准确、完整，可以减少使用者的很多麻烦，因此需要提高档案目录数据的质量。
为使档案目录数据可以快速进行生成，可以利用档案数据著录系统，利用该系统的自动化功能来减少档案工作人员的工作量，同时提高档案目录数据的质量，实现大规模、高质量的档案目录数据的生产，其工作流程包括档案目录数据准备、审核、录入、校对、备份和管理（图5-11）。
图5-8 档案数据著录系统工作流程(www.xing528.com)
档案目录数据准备：依据相关规范的要求，对实体档案的目录信息进行规范，如规范档号、著录格式、字段长度和内容要求等，其目的是确保档案目录信息的准确性和有效性。
档案目录数据审核：对前一阶段的工作（档案目录数据准备）进行检查、复核。
档案目录数据录入：将经过规范整合和审查的档案目录数据录入到计算机之中。
档案目录数据校对：是指逐条检查录入计算机的档案目录数据是否准确和规范，进行目录数据校对。档案目录数据备份和管理：将录入到计算机的档案目录数据进行备份，避免数据丢失。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
