制定合理的目标的优化方法

在进行企业档案数字化工作时，只有制定合理的目标，才能在此基础之上，制订科学的规划，确保企业档案数字化建设方向的正确性。档案数字化的目标是建立高质量的数字化资源，使企业的档案资源可以长久保存、反复便捷使用，档案利用者可以方便获取数字化资源。

实际应用中，很多档案数字化项目由于缺乏科学的论证，并没有进行需求分析，因此其成果常常束之高阁，不能被企业广泛利用，提高其档案信息利用率更是无从谈起。在对企业档案数字化工作进行规划时，可以采取制定合理的目标、提高文件处理流程效率、对档案原件进行保存、对分散保存的档案信息进行汇总等方法（图5-5）。

图5-5　企业档案数字化工作规划的方法

（1）制定合理的目标

档案数字化工作的使用目标是方便企业查询和利用，只有这样，才能大幅度提升企业档案信息的利用率。数字化的信息具有以下优点：快速检索、远程利用、易于更改和复制、可进行异地传输。因此，数字信息可以提高企业档案的利用性，充分发挥出档案信息的价值。(www.xing528.com)

（2）提高文件处理流程效率

随着企业信息化的不断发展，现在大部分企业都实现了网络化，即利用网络进行日常办公。但是，并不是企业所有的职能活动都可以直接生成电子文件的。有的业务环节只能生成纸质的文件，如外来单位的来文、银行票据等，对这些文件，需要利用信息技术将之数字化，这样才能更好地提升业务流程的效率。

（3）对档案原件进行保存

对企业而言，有很多珍贵的历史档案，可以通过对这些档案进行数字化处理，使其信息生命得到延续，继续发挥其重要的作用。随着时间的流逝，档案实体往往很难保持原有的状态，如磁带形式的录音、录像很容易由于种种因素产生失真和噪音，甚至无法使用，这时就可以利用数字化技术处理，对档案原件进行科学保存，保证企业档案原件的完整和传承。

（4）对分散保存的档案信息进行汇总

企业可以通过网络汇聚各种档案信息，将之集合在同一个平台之上，实现企业档案信息的跨库检索，并进行深度开发利用，满足资源整合和共享的需求。