企业档案数字化对企业具有十分重要的作用和意义，可以有效提高企业档案的利用率，提升企业档案工作的效率，主要体现在以下几个方面。
（1）是企业满足利用需求的要求
信息化时代，各种数字资源逐渐成为信息的主流，随处可以看见各种数字资源。电子文件成为企业档案管理的主体，必然会向数字信息管理的方向发展。数字档案具有以下优势。
第一，数字档案载体容量大。和传统纸质档案相比，数字档案的容量很大，一个光盘可以容纳上千份企业档案，除此之外，从企业成本考虑，数字档案的管理成本很低，适用于企业的档案管理工作。
第二，数字档案可以实现备份，避免企业档案损坏和丢失。传统的企业档案一旦被破坏，就难以恢复，数字档案却没有这样的担忧，数字档案可以通过备份或恢复等操作来避免档案损伤，降低风险。
第三，数字档案查询过程十分迅速。在查询纸质档案时，往往需要翻阅数十卷档案，才能找到需要的企业档案，其过程十分烦琐。然而，在查询数字档案时，计算机仅仅在数秒之内就可以找到检索或查询的结果，大大提高了工作效率。
随着数字档案的逐渐增多，企业对档案的利用需求也逐渐发生了改变，主要体现在以下几个方面。
第一，企业档案利用者的档案意识开始加强，对企业档案的利用也变得越来越普遍。
第二，企业档案利用者对档案的响应时间有了更高的要求，希望企业档案服务可以做到迅速、准确、及时。
第三，企业档案利用者对获取档案的途径和方式有了更高的要求，希望可以通过网络或其他方式便捷地获取企业档案信息。
在信息时代和数字时代，企业档案利用者对企业档案服务提出了更高的要求，对此，企业档案工作需要做出改变，可以通过现代化的方式为档案利用者及时、快速地提高信息，这离不开档案数字化，这是企业档案工作满足利用者的利用需求的必然趋势和要求。
（2）是提高企业档案利用率的基本手段
对企业而言，档案管理具有辅助提升企业管理效率的作用，提高档案利用服务是其中的重点。进行企业档案数字化工作，可以提高企业档案利用率，具体体现在以下方面。
第一，企业档案数字化工作将传统档案转变为电子档案，可以利用计算机进行检索查询，不仅可以使档案信息检索变得更加方便和快捷，还可以避免人工查询中出现的不完整的问题。(www.xing528.com)
第二，企业档案数字化工作可以转变企业档案的阅读方式，即通过机读方式即时阅读档案原文信息，避免传统企业档案服务方式——通过档案实体多次辗转阅读。采用机读方式还可以节约大量的时间，避免重复劳动，十分灵活、高效。
第三，企业档案数字化可以转变企业档案的获取途径，通过网络环境进行企业档案的传递，实现网上集成检索和利用，企业档案利用者可以通过网络获取档案信息，在网上便捷下载，打破了时间、空间的限制，使获取途径更加便捷，实现企业档案资源的即时利用和共享。
综上所述，传统载体档案只有通过数字化，才能为档案利用者提供便捷、高效的档案服务，发挥出企业档案的最大价值，为企业创造经济效益。
（3）是开发企业档案资源的基础工作
信息化时代，信息资源成为重要的竞争资源，而企业档案是企业原生的信息资源，其信息内容真实、可靠，具有说服力，不可或缺。
企业档案数字化可将传统档案转化为数字档案，只有经过数字化工作，才能利用计算机技术、网络技术等对企业档案信息进行管理和利用，从而对企业档案信息资源进行深度开发。
将传统档案进行数字化处理，有利于企业档案管理模式的转变，即转向以数字信息为中心的档案信息管理模式，这也是档案管理工作发展的必然趋势。
通过档案数字化，可以建设全新的企业档案利用网络体系，使档案资源的开发和利用更加具有准确性，扩大其服务和管理范围，是开发企业档案资源的基础工作。
（4）是建设企业数字档案馆的主要内容
国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》中指出，数字档案馆的资源建设内容包括电子文件接收、传统载体档案数字转换、资源加工整理、建立各类资源库等（图5-4）。
图5-4 数字档案馆的资源建设内容
从数字档案馆的资源建设内容中可以发现，数字档案馆的基本特征是数字化，档案数字化是数字档案馆建设的重要内容。
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