管理和协调因素的优化方案

企业档案部门是企业信息的主要聚集地，保管着企业在生产经营活动中的信息，具有很多优势。但实际上，很多企业档案部门存在着沟通协调方面的问题，如无法及时和其他部门进行沟通，常常是各自为政。主要表现在以下方面。

第一，档案资源管理过程不规范。在进行企业档案收集、管理工作时，存在数据管理不善、操作不规范的现象，如企业各个部门产生的电子文件未按照规定移交给企业档案部门，而是交由相关技术部门保管，这就使电子文件档案信息的管理混乱，没有条理。同时，企业档案信息化建设难以和其他信息管理系统建立联系，这更加剧了电子档案管理不规范的问题。

第二，从整体看来，企业档案信息化的管理水平偏低，其系统建设不完善，主要表现在日常操作方面，如更加偏重于某个环节或者某个管理功能，这往往会制约企业档案信息化管理，使其难以和其他信息管理进行有效衔接。(www.xing528.com)

第三，电子信息采集缺乏统一标准。随着信息技术和网络技术的发展和应用，企业可以使用的软件类型越来越多，电子文档格式也越来越多，由于缺乏统一的标准，在电子档案采集过程中，难以保证电子文档的一致性，这给电子档案的信息集成工作带来了一定困难，同时制约了企业档案信息化建设的发展。

企业档案信息化管理的发展方向是实现文档建设一体化，要实现这个目标，企业档案部门就需要和企业的生产经营活动等部门紧密联系，进行有效沟通和交流，促进企业档案信息系统和其他信息系统的衔接。