企业档案信息化的关键内容优化

企业档案信息化内容的覆盖面很广，包括企业生产经营活动的方方面面，可按照宏观和微观建设的七个要素进行建设（图4-2）。

图4-2　企业档案信息化的内容

宏观建设侧重于企业档案信息化的整体背景构建，包括创造适宜的环境、提供全面的保障等。

微观建设是从档案信息资源建设的角度出发，是指在企业档案产生到保存的整个周期中，应用现代信息技术等来提高企业档案管理效率和服务水平，包括资源创建、资源管理、系统设计等内容。

整体背景构建和资源建设共同构成了企业档案信息化建设，前者是基础，后者是核心，两者相辅相成，相互依存。

（1）环境保障

环境保障是企业档案工作的宏观环境，包括管理体制和相关的社会服务体系，是企业档案信息化建设的前提和保障。

①管理机制。

企业档案管理机制是否科学关系到企业档案的要素能否合理进行配置，影响着企业档案信息化能否顺利进行。

改革开放以来，政企分开管理，企业的产权比较清晰，因此企业档案管理成为企业的内部事务，直接受到企业的管理。简单来说，企业档案受到国家法律的保护和监管，国家档案管理机构有监督指导的责任，企业档案部门需要在相关法律、政策的指导下对企业档案进行管理。

在企业档案管理机制上，企业需要实行统一标准、统一制度、统一领导和统一管理。同样，在进行企业档案信息化建设时，各级档案行政管理部门需要加强引导，做出规划和指导，实行统一标准和制度，保证企业档案信息化顺利进行。

②相关社会服务体系。

企业档案信息化建设不能仅靠企业档案主管部门，还需要其他社会力量的帮助，如信息安全服务商、档案管理软硬件提供商等，这些组织和部门为企业档案信息化建设提供必要的设备和保障，企业档案部门需要采取一定措施吸引这些组织参与档案信息化建设，这样才能保障企业档案信息化顺利开展。

（2）基础设施

基础设施包括企业的硬件和软件设施，前者包括网络、计算机设备、机房等设施，后者包括操作系统、数据库管理系统等，这是企业档案信息化的基础，不可或缺。

对企业来说，要想开展企业档案信息化建设，就必须加大对基础设施的建设力度，保障基础设施的完善。企业可以根据档案信息化建设的程度和自身经济实力对基础设施进行规划、采购、研发等工作，如购买计算机设备、研发相应的企业档案管理软件等，特别是对档案信息化的基础设施（如计算机、扫描仪等设备）进行合理规划。

（3）规范建设

规范建设不仅包括制定与档案信息化相关的法律法规、政策方针等，还包括制定对相关的电子文件、电子档案进行管理的标准规范和实施细则。

档案信息化建设是一种新的管理方式，具有数字化、自动化、网络化的特征，在档案信息化建设过程中会遇到很多问题，现有的法律法规并不能完全解决，如电子文件的凭证作用、信息开放的原则和内容等，因此需要相关的法律法规对企业档案信息化进行调整，将企业档案信息化纳入相关的信息化发展战略，从整体和全局方面，对企业档案信息化进行指导，制定出符合信息化时代和社会发展的企业档案信息化规划和政策。

同时，企业在进行档案信息化的过程中，不可避免会遇到操作规程问题，如电子文件、电子档案的保存格式问题等，这些都需要通过标准规范进行解决。

和传统的企业档案管理相比，数字档案的管理对标准化的要求更高，需要制定更加严格的标准。例如，需要对电子文件的存储格式进行统一规定，否则可能会因为格式不一致造成档案信息的丢失。因此，企业需要根据自身的特点和需要，制定一系列的档案管理制度规范和实施细则。

需要注意的是，企业档案信息的范围和种类并不是一成不变的，会随着时代的变化而发生改变，在制定规范时，优先考虑国际、国家的标准，其次考虑地方标准，要优先采用使用范围较广的标准。

（4）人才培养

在进行企业档案信息化建设时，需要专业的档案人才、技术人才和管理人才。这些人才并不会凭空出现，需要通过学校教育、在职教育等来培养，需要在师资建设等方面努力，整体来说，企业档案人才的培养需要国家和企业的共同努力。

对企业来说，企业各级档案管理部门需要积极招聘相关专业人才，同时提升在职人员的素质，强化其计算机基础知识、计算机操作水平、网络技术知识、档案管理知识等，建立相应的档案人才队伍体系，推动企业档案信息化进程。(www.xing528.com)

（5）信息资源

信息资源建设是企业档案信息化的核心，其建设内容有资源创建、资源管理和资源服务三个方面（图4-3）。

图4-3　信息资源建设内容

创建企业数字档案信息是企业档案信息化的立身之本，没有数字档案资源，就谈不上企业档案信息化。按照信息的加工程度，可以将数字档案分为原文信息、目录信息和编研信息，包括图像、音频、视频等多种形式。

对创建的数字档案信息进行管理，是企业档案信息化的核心任务，需要对这些数字档案进行维护，维护工作包括存储、载体转换、迁移等。因此，企业需要在进行档案资源管理建设时，根据管理工作的具体内容加以规划。

为用户提供资源服务是企业档案信息化的最终目的，网络服务是目前最有前景的服务方式。因此，企业在档案信息化的建设中，可以通过局域网或互联网为用户提供服务。

（6）应用系统

企业档案管理系统是用来管理企业档案资源的计算机系统，不仅包括部分硬件基础设施，还包括操作系统、应用软件和数据库管理等。在进行档案管理系统设计时，需要对以下内容进行规范。

第一，对计算机、服务器、交换机、防火墙、路由器等进行部署，使企业的管理系统可以顺利运行。

第二，明确企业档案管理软件和平台的类型，并对其进行开发与维护，在对企业档案信息系统进行设计时，离不开软件和平台的使用，甚至会直接用“档案管理系统”称呼档案管理软件，可见管理软件的重要性。

第三，明确企业档案存储介质和存储方案，不同的电子文件有不同的存储介质和格式，在开发或选择档案管理软件时，需要明确这些问题，使企业档案拥有统一的格式。

第四，明确档案的备份、灾难恢复等安全保护技术，采用这些技术可以保持档案管理系统的稳定性。

在对档案管理系统进行设计时，可以利用分模块的方式进行设计，分为档案辅助管理系统、电子文件管理系统和集成档案管理系统三个子系统（图4-4），每个子系统完成不同的功能，这样可以把档案管理系统设计得更加有条理、更具有层次性。

图4-4　档案管理系统的组成

在设计企业档案管理系统时，应遵循模块设计、分层实现和循序渐进的原则，并将该档案管理系统链接到其他信息管理系统（如设计、财务、生产等管理系统），这样可以保证档案部门收集的电子文档的全面性和有效性。

在选择或研发档案管理软件时，需要遵守相关的法律法规，其功能应满足如下要求。

第一，软件包含多种存储格式，可以适应多种类型的电子文件，并支持实时浏览，通过互联网或内部网络可以实现检索企业档案。

第二，可以满足企业文档一体化管理的需求，如能够实现电子文件的收集整理、数据存储、权限控制、检索浏览、鉴定销毁等工作。

在管理档案信息数据库时，企业档案部门要注意和信息管理部门合作，对各类业务信息系统（如客户关系管理系统、产品数据管理系统等）形成的文档和数据库信息进行归档，并提出归档管理。

（7）安全管理

进行企业档案信息化建设需要特别注意档案信息的安全问题，需要从技术和管理的角度，保证企业档案实体和电子档案的信息安全。因此，企业不仅需要制定严格的管理制度，还要加强信息技术的研发，确保档案信息网络传输的安全以及档案数据库的安全，其建设内容包括管理安全、环境安全、人员安全和数据安全等（图4-5）。

图4-5　企业档案信息化建设安全管理内容

在实现档案信息化的安全管理建设时，企业需要建立基本的安全服务，制定专门统一的安全标准，并提供相对应的安全方案。