企业档案信息化的内涵及重要性

近几年，企业档案信息化不断被提起，也成为众多企业进行档案工作管理的目标。对企业档案信息化你了解多少？它为什么会受到众多企业的追捧？究竟什么是企业档案信息化呢？

（1）企业档案信息化的概念

企业档案信息化是一种管理过程，包括对归档文件、数据信息资源和档案的采集、整合、维护和提供利用的过程。

企业档案信息化还是一种工作方式，通过应用信息技术对企业档案进行管理。企业档案信息化是企业档案管理的创新，可以有效提高企业的综合实力。

企业档案信息化是发展的过程，随着科技的进步、时代的变化，人们对企业档案信息化的认识也在不断深化，关于企业档案信息化，不同的学者有自己的理解和认识。

综合来说，企业档案信息化，是指企业在相关的法律法规的指导下，结合先进的、科学的管理理念和组织管理手段，在满足市场需求的基础上，利用先进的现代信息技术、网络技术等，整理和处理企业的原始文档或其他形式的资料信息，及时处理有效信息，保证企业信息的完整性。同时，通过制定规范的传输标准，进行档案信息的数字化和网络化，达到资源共享的目的，实现企业档案信息的高效利用，提高企业的经济效益，为社会和企业发展提供各种服务。

（2）企业档案信息化的原则

①坚持统筹规划原则。

企业在进行档案信息化建设时，要注意与企业信息化建设协调发展，在进行统筹规划时，在本企业以及所属企业范围内，对档案信息化建设实行统一的规划、管理、制度和标准，对企业电子文件和档案的形成、积累和整理制度，企业档案的收集、归档、鉴定和销毁制度，安全管理与责任追究制度等进行完善和统一，只有这样才能从根本上规范企业整体的档案信息建设，杜绝不合理企业档案的产生。

②坚持同步原则。

企业档案信息化属于企业信息化建设的组成部分，因此企业档案部门需要和企业信息化建设部门加强联系，同步进行建设。

在企业改革和发展过程中，企业档案部门需要提出档案信息化的基本要求和方向，将档案管理系统融合到企业信息化系统之中，衔接企业各项业务信息和业务流程，使企业档案部门可以更加方便地收集各种档案信息。

③坚持创新管理原则。

档案信息化不仅是技术问题，同时不能忽略其中存在的管理问题，只有技术和管理齐头并进，才能真正实现企业档案信息建设的目标。在企业档案管理方面，需要对管理流程和管理方式进行创新，与企业信息化实现良性互动。

为改善企业档案的管理流程，企业档案部门应该以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新，可以应用信息技术的最新成果，改进企业档案管理的理念、方式和手段。当然，在应用信息技术时，也不能冒进，最新的信息技术不一定符合每个企业，需要选择符合企业实际情况和管理需求的信息技术。

（3）企业档案信息化的特征

①原始性。

原始性是指企业的电子文档和传统的纸质文件生成一致，并不是指文档的保存形式。(https://www.xing528.com)

在传统档案中，纸质档案是原始的记录载体，在进行档案鉴定工作时，传统的企业档案要求纸质档案和最终的文件保持一致，这样才能保证文件的真实可靠性。

和传统的档案不同，电子档案是纸质档案不断发展的结果，其形成方式有两种，即可以对纸质档案进行数字化形成，也可以通过计算机记录形成，电子档案以电子文档的方式存储，原件和最终的存档关系不大，也就是说最初的电子文档可以和最终存档的文件不同。企业档案信息作为历史记录和凭证记载着企业生产活动的信息，在档案信息化的整个过程中，都需要保证档案内容的原始性和真实性，只有这样，才能为企业的各项职能活动提供优质的信息服务。

②完整性。

在企业档案信息化的过程中，需要利用现代技术将档案信息有组织地录入计算机，是有组织、有计划的过程，因此需要保证信息的全面性和系统性。

企业档案信息中记录着企业的历史信息和生产经营活动的基本信息，因此在进行档案信息传递和分享时，需要全面、系统管理企业各个部门的档案信息，使用统一、标准的格式保存，可以保存为纸质档案或电子档案。

③服务性。

企业档案保存的目的是利用已有的企业档案信息为企业创造更大的价值，因此如何最大限度地提高企业档案信息的利用率，成为企业档案工作的重点。

企业档案信息化具有服务性的特征，这是由企业档案的特点所决定的，为加强企业档案信息的服务水平，可以采取以下手段。

第一，加强企业档案管理部门的基础建设，如企业档案的网站建设、平台建设等，这样可以使企业档案的存档、传输过程变得更加便捷。

第二，完善、改进企业档案的使用制度。要想提高企业档案信息的利用率，就需要提供相应的渠道或方法，使需要档案信息的人或组织快速获得企业档案，因此需要建立和完善相应的企业档案使用制度。

④发展性。

企业档案信息的根本特征就是发展性，企业档案信息化是社会和科学技术发展的成果，会随着科技的进步和企业的需求而不断发展变化。

企业档案信息化关乎企业的发展，为企业决策提供参考信息，可以有效推动企业的发展，而随着大数据技术、云计算技术等现代技术的出现，企业档案信息化无疑会更加依赖这些技术，同时这些技术会使企业档案信息的开发变得更加方便，可以使档案信息得到最大限度利用，企业将会形成新的管理模式。

⑤机密性。

企业档案信息中包含着珍贵的信息，如企业的科技数据、用户信息数据等，因此在使用企业档案时需要注意保密性，避免档案的机密信息泄露。

在企业内部，企业档案信息有时会涉及技术秘密和商业秘密，因此其档案信息并不是所有人都可以查阅的，仅限部分企业人员使用，在使用企业档案信息时，要遵守相关的法律制度和程序，还要遵守企业内部的规章制度，以保证企业的核心档案信息的安全，避免被他人非法占有。