企业档案主体向电子文件转变的优化措施

在信息化建设之前，企业档案的主体通常为纸质档案，需要企业耐心、细致地对这些纸质档案进行护理，如进行定期清扫、防止虫蛀等，需要耗费大量的精力和物力进行保管。

随着信息化时代的到来，企业信息化建设进程加快，给企业档案工作带来巨大的冲击和改变，最明显的特征之一就是电子文件的出现，并且电子文件逐渐成为企业档案的主体。在企业的各项生产、经营和管理活动中，电子文件逐渐代替纸质文件，数量越来越多，极大地冲击了企业的档案管理工作，企业档案进入信息化、数字化时代。电子文件与传统纸质文件不同，具有不稳定、非永久，流动的、能改变，动态的，积极、交互式的等特征（图3-7）。

图3-7　电子文件的特点

企业电子文件也可以理解为反映企业不同职能活动的动态信息的集合，它虽然在形成、存储、传递和管理等方面具有很大的优势，然而也存在很多不足，主要表现在以下几个方面。

第一，需要依赖计算机系统。如果要想企业电子档案文件完成存储、识别和查询等工作，就离不开计算机系统。简单来说，电子文件需要依靠计算机系统才能进行管理，否则，无法发挥出它的价值。

第二，电子文件信息难以保证真实、有效性。电子文件具有易变性，在传递或形成过程中，难以完全捕获，因此容易流失有用的信息，缺失组织记忆，其有效性不能确定。同时，电子文件很容易被人修改，且不易看出修改痕迹，这就难以保证其真实性。

第三，和实体文件的联系无法考察。在将实体文件进行数字化，形成电子文件之前，无法追溯和考察实体文件和电子文件之间的关联，对电子文件的背景和深层信息、知识等无法进行深入挖掘。

除此之外，电子文件可以将文字、图形、声音等各种档案信息加以整合组织，具有集成性，对管理技术的要求很高，需要专业的技术人才进行处理。