企业档案集成的未来发展趋势

随着信息技术的发展，企业档案管理信息化的趋势日益明显，纵观信息技术在企业中的应用，可以看出，企业档案管理和信息化建设逐渐朝着同一方向发展，即朝着集成方向发展，集成是指将孤立的事物或元素通过某种方式集中，从而构成有机的整体的过程。企业档案管理的集成包括资源集成、系统集成、流程集成和标准集成四个层面（图3-4）。

图3-4　企业档案管理的集成层面

信息化时代，对企业档案进行集成化管理是必经之路，主要表现在以下方面。

第一，纵向集成。主要体现在档案管理与业务流程的集成方面。

第二，横向集成。主要体现在档案管理与其他信息系统的集成方面。

（1）企业档案纵向集成趋势

随着信息技术在企业中的应用，企业在产品的设计和制造方面，逐渐实现无纸化设计，这样在产品开发到成型的过程中，必然会产生大量的产品数据和文件，为了方便对这些数据和文件进行管理，企业往往会将这些数据或文件嵌入业务活动和工作流程，成为其中的组成部分。

随着企业档案工作的开展，企业档案管理部门有时候需要收集业务活动和工作流程中的档案资料，要对这些数据进行收集，可以将档案管理和业务流程进程纵向集成，这样就能有效管理档案工作和业务流程之间的关系。因此，在进行企业档案管理软件的开发工作时，不仅要考虑档案和数据如何管理，还要考虑企业档案和业务活动之间的关系，进行纵向集成。

企业可以使用PDM技术进行集成，这是一种新型的软件技术，用来进行企业信息化建设工作，主要包括产品数据生成过程、产品文档的存储和管理两个主要功能（图3-5）。(www.xing528.com)

图3-5　PDM技术的功能

通过利用PDM技术，可以将项目管理、工作流程管理、文档管理等工作集成起来，比传统的管理软件更加方便。企业档案工作人员可以通过该系统收集企业档案资料，这种方式符合档案工作部门的实际需要，真正实现档案管理和业务流程的纵向集成，让企业档案管理工作变得更加便捷。

（2）企业档案横向集成趋势

企业档案想要更好地发展，除了需要纵向集成，使档案信息的收集更加便利之外，还需要横向集成，即集成其他各种信息系统，打破信息系统之间的壁垒，使企业档案管理更加标准、统一。

众所周知，在企业内部不同的部门之间，往往拥有不同的信息管理系统，这样会使信息系统之间形成“信息孤岛”，十分不利于企业档案信息的管理。企业档案信息是企业信息的重要来源和组成部分，档案部门需要让企业档案得到最大限度利用，因此可以将档案信息融入企业的信息网络。

企业档案信息可以反映出企业各个部门的资源配置情况，对构建ERP系统有很大帮助。ERP系统是为企业员工和领导提供决策手段的管理平台，以信息技术为基础，结合了先进的管理思想和技术，主要功能包括基础数据、生产管理、设备管理、采购管理、车间管理、工具管理、销售管理、质量管理、人事管理、库存管理、成本管理、领导查询等方面（图3-6）。

图3-6　EPR系统的功能

要想构建有效、健全的ERP系统，就必须结合企业档案信息，因此需要企业档案系统集成其他信息系统，这样才能更好地为企业信息化提供数据源头和数据采集服务。企业档案管理系统是企业内部信息系统的组成部分，其发展会受到企业信息化建设的影响，如电子档案往往依赖于企业信息化建设和企业成熟的工作流程。因此，企业档案的发展离不开企业信息化建设，集成化管理是企业档案数据事业发展的必然趋势。