企业档案管理信息化面临的优化挑战

企业档案管理在进行信息化建设时，由于企业自身的限制或其他因素，难免会遇到各种各样的问题，主要表现在以下两个方面。

（1）档案管理水平跟不上信息化的步伐

20世纪以来，我国企业的信息化进程不断加快，各种类型的信息化系统层出不穷，并在不同行业内得到快速应用。

伴随着企业信息化建设而来的是，大量的电子文件出现在企业日常生产经营活动中。然而，这些电子文件并没有受到企业档案工作人员的青睐，相反，企业档案工作人员还是喜欢使用传统的档案管理模式，使电子文件并没有发挥出应有的作用，甚至面临流失的风险。例如，很多企业往往忽视对电子文件的保存和保密，更不用说针对电子文件的信息安全制定相应的问责程序了。这样会导致企业员工在离职时，可以带走大量重要的电子文件信息，这会对企业造成难以估量的损失。

目前，很多企业已经意识到企业信息化的重要性，开始尝试应用信息技术对客户管理和公司日常管理进行创新。企业虽然加快了信息化建设步伐。但在企业档案管理上仍然处于“落后”状态。企业产生的电子文件、数字文件越来越多，如果仍旧采用传统的档案管理模式，给企业档案的收集和整理工作带来一定困难。

同时，在企业信息化发展的过程中，企业档案工作人员存在业务能力难以满足信息化发展要求的问题，主要是现在企业档案工作人员缺乏相应的信息化知识和技能，对企业内部的电子文件不能很好地管理和保存，难以适应企业信息化发展进程。

（2）企业档案信息管理缺乏系统化(www.xing528.com)

一个企业一般都有多个部门，各个部门都有各自的职责和任务。因此，企业的档案管理和保存往往是在各个部门和机构中分散进行的，只有为数不多的企业会联合各个部门，对企业档案进行统一管理。这样的“分块”管理的方式可以减轻企业档案部门的工作量，但同时使企业档案资源无法统一整合，缺乏统一的管理，存在企业档案工作人员需要培训，企业难以统一、集中查询档案信息和企业机构的知识资料比较分散三个方面的问题（图3-3）。

图3-3　企业档案信息管理存在的问题

同时，企业内部缺乏相应的档案管理模式，档案工作人员往往依据自身的方式和习惯开展档案工作，对档案资料进行内容规划，这会导致档案工作不规范，最终导致的企业档案质量较低。

企业缺乏相应的档案管理机制对那些大型企业来说，问题更为严重，由于大型企业拥有很多分公司和下属机构，有时为了自身利益，这些分公司或下属机构并不愿意向总部移交重要的档案资料，导致档案资料不完整。因此，上述原因造成企业档案信息管理不规范，缺乏系统性。

我国一直倡导图书、情报和档案进行一体化管理，但至今并未取得明显效果，即使有些企业将档案机构和图书情报机构进行融合，也仅仅是停留在表面上，没有从根本上进行有效整合，所以为员工提供综合性、系统性的信息服务也就无从谈起。因此，建立系统的、规范的企业档案信息管理十分有必要。