档案管理方法与手段亟需优化

尽管随着我国信息化建设进程的加快，绝大多数行业和企业都已经实现了信息化管理。但在企业档案管理方面，其管理观念并未发生改变，管理方法和手段还较为落后。

目前，很多企业的档案管理工作依然是手工记录。对同一个档案主题，很多部门会对其进行收集并移交到档案室。这样档案室在收集整理时，会有很多重复和雷同的文件资料，浪费了大量的精力和时间，不能形成其应有的价值。

档案室如何从大量的档案信息中筛选出有价值的档案资料，加以有效利用和加工，为企业的其他活动提供信息支撑，是目前企业档案管理工作需要解决的难题。这需要借助先进的管理设备和技术支持，当前有部分企业已经实现利用计算机和计算机技术进行企业档案管理。具体可以从以下方面进行。

第一，利用计算机对档案文件进行分类管理、目录编排、文献检索等工作。通过计算机完成这些简单或烦琐的档案工作，不仅可以减少档案工作人员的工作量，还可以提高其计算机信息处理的能力。同时，增强计算机综合处理信息的功能，使其具备完成复杂的企业档案文件处理的能力。(www.xing528.com)

第二，建立一体化信息内容管理。对可以在计算中存储、处理的电子信息进行有效管理，保证电子信息的真实有效，供后续工作查询和利用。

第三，重视企业档案的安全管理工作。采用现代信息技术管理企业档案，对其担忧之一就是安全保密性不高。因此需要做好安全保密工作，避免企业档案信息的外泄，尤其是科技档案信息等。企业可以建设安全的档案信息数据库，保证档案信息的安全。

现代科技是档案信息化发展的强动力，是先进的档案管理方法和手段，可以促进档案管理现代化发展，实现档案信息化、数字化管理。