现行企业档案管理模式的优化探讨

对企业而言，企业档案管理模式包括档案管理制度、档案管理机构和档案管理方式三个部分，其价值目标为提升企业经济效益、管理水平，规范企业档案管理，构筑优秀的企业文化。

现有的企业档案管理模式可分为集中统一管理模式、分散式管理模式、协作式管理模式以及社会化管理模式四种（图2-2），企业的决策者或管理者可以结合企业自身的实际情况，科学分析档案管理模式的特点，选择合适的企业档案管理模式。

图2-2　企业档案管理模式

（1）集中统一管理模式

企业档案集中统一管理模式，是指将员工的档案集中统一起来，由档案管理部门（档案部或档案中心）进行统一管理，适用于规模较大的民营企业。同时，档案管理部门还承担着指导企业其他部门的文件管理的责任。

①集中统一管理模式的特点。

实施集中统一管理模式，有助于所有档案资料进行统一保存、整理、开发等工作，具备三个特点。

第一，具有权力的集中性。这是指企业档案的管理权力集中在领导手中，如果想要调用档案信息，则需要请示领导并获得同意后才能使用。

第二，具有管理的系统性。在集中统一管理模式下，有助于对企业员工的档案资料进行系统管理，从档案收集到档案保存环节，有着完整、严格的标准和制度，需要严格遵守档案管理制度，这样可以使企业的档案信息资源得到最大程度的利用。

第三，具有制度的规范性。企业档案部门的管理者在制定管理制度时，可以结合企业长期的发展目标和发展特点，使其档案管理制度更加科学和合理，具有规范性。这不仅可以对企业的工作计划进行宏观调控，还可以使企业的重要信息在内部流通，使企业的信息管理水平更加完善。

②档案处理过程。

在集中统一管理模式下，企业是如何处理档案信息的呢？可以分为以下四个步骤进行。

第一，设立档案部。档案部是专门管理企业档案资料的部门，主要对企业中所有员工的档案信息进行管理，同时管理企业的重要文件和竞争对手的商业信息。这不仅可以保证企业档案资源的集中性，还可以提高企业的竞争力。

第二，档案部制定统一、标准的档案管理制度。通过科学的档案管理制度可以有效管理员工的档案信息，针对企业的具体情况进行有效管理，符合企业发展的长期目标。

第三，规定统一的领导。领导可以总领企业档案的管理工作，如果员工需要调用相关的文件或档案，需要领导的同意方能调取。

第四，在专门的管理机构、合理的管理制度的协助下，对企业的档案信息进行统一收集、整理，并进行系统化管理，对重要的文件加以保存，遵循调用程序和制度。

（2）分散式管理模式

企业档案分散式管理模式，是指在企业的各个部门都能实施档案管理工作，与集中统一管理模式相反，分散式管理模式具有自由性和便利性。在这种档案管理模式下，企业内部的所有档案需要在专门的档案集中处进行登记，如果员工想要调用自己部门的档案，可以在所在的部门进行申请，极大地方便了员工对档案的调用，同时减轻了档案工作人员的负担。

①分散式管理模式的特点。

在分散式管理模式下，企业无须成立专门的档案管理部门，只需要将企业的档案放在所属部门的管理处即可，该模式具备以下三个特点。

第一，管理制度非常灵活。对中小型企业来说，其规模较小，因此采取这种分散式管理模式进行企业档案管理，是非常有利的。通过分散式管理，企业可以根据各部门的职责和具体情况，设立档案管理制度，这种管理制度必然契合企业部门的发展，也可以随时进行调整，员工可以较为便捷地调出档案资料，不用经过烦琐的程序，十分灵活。

第二，管理密度非常集中。尽管分散式管理档案管理制度具有灵活性，但企业并未放松对企业档案的监管，通过对各个部门的档案资料进行宏观掌握，企业可以随时调用或利用这些珍贵的档案信息资源，从而达到集中管理的目的。同时，分散式管理模式尽管给予了部门一定的自主权和相应的权限，但也具有管理密度的集中性，这主要体现在部门的档案管理人员签字的制度方面，如果员工需要进行调出、录入档案工作。其部门档案管理人员只有按照严格的程序调出档案并签字，才能进行后续工作。

第三，具有明确的分工。企业档案的管理权利被分配到企业的各个部门之中，也就意味着企业的档案被存放在部门中的档案存放处，需要依靠部门的档案工作人员进行核查和保存，分工十分明确，可以减轻企业档案管理的负担。(www.xing528.com)

②档案处理过程。

在分散式管理模式下，企业如何处理档案信息的呢？可以分为以下步骤进行。

首先，设立档案监督小组。该监督小组负责对企业中所有的企业档案进行核查和登记，完成登记工作之后，根据档案所属的部门，将档案资料进行分类，分配到企业相关的部门之中，让部门实际负责企业的档案管理工作。

其次，企业制定出统一的档案管理制度。在制定档案管理制度时，企业需要结合自身的实际优势和分散式管理模式的特点。随后，各个部门的档案管理人员根据企业制定的档案管理制度对企业档案进行管理，这样做可以保证企业档案信息的安全性，也使得档案管理更加具有条理性和规范性。

最后，将企业的档案放在二级部门的文件室中，这样看似比较分散，实际上可以让部门的档案管理人员明确掌握企业的档案，完成对企业档案资源的高度掌控。例如，如果员工想要调出自己的档案，需要填写具体的调用笔录，有助于部门档案管理人员了解员工的具体情况。同时，在二级部门管理企业档案也可以反映出企业部门的发展规律，做到有法可依，令企业获得更好的发展。

（3）协作式管理模式

企业档案协作式管理模式结合了集中管理模式和分散管理模式的优点，是指在企业档案的规章制度和衡量标准方面，实现高度统一集中化，而将实体档案存放在部门的档案管理处。

①协作式管理模式的特点。

在协作式管理模式下，企业不仅设有专门的档案总部，还在二级部门中设有档案管理机构，这两个机构部门都需要共同遵守企业制定的档案管理制度，并按照档案衡量标准对档案信息进行合理开发。档案总部以重要的商业机密文件为中心，做好登记和备份工作；二级部门的档案管理机构主要负责保管并管理其部门员工的档案资料，分工十分明确，可以有效提高企业档案管理工作的效率，具有以下三个特点。

第一，实现了集中式领导与分散式管理。具体来说，在协作式管理模式下，企业档案总部对企业档案进行集中式领导，由企业制定档案管理制度，领导部门的档案管理机构。而部门档案管理机构则负责对企业档案的具体管理，需要按照相应的制度实施管理，和企业总部紧密联系。

第二，管理具有多样化。企业员工的档案不再受到档案总部的唯一掌控，部门的档案管理机构也可对员工的档案进行管理，实现了管理的多样化，可以提高档案管理人员的工作效率。企业高层管理人员可以利用网络信息资源，结合企业自身的档案资源，制定出符合市场需求的档案管理体制，提升企业的信息管理能力。

第三，进行网络化管理。随着网络技术的进步，协作式管理模式更适合借助网络技术进行管理，企业通过计算机将庞大复杂的档案资料进行分类，并进行备份，这样不仅可以提高工作效率，还能保证档案资料的安全性。同时，企业可以通过网络技术建立专门的档案管理网站，企业员工通过输入账号和密码登录网站，进而查询自己的档案信息，十分便捷，有助于提升企业档案管理的能力。

②档案处理过程。

在协作式管理模式下，企业是如何处理档案信息的呢？可以分为以下三个阶段进行。

首先，企业设立档案总部，用来登记所有员工基本的档案信息等，该部门的主要任务就是结合企业具体的情况，制定出符合企业实际需要的、统一的档案管理制度，并制定衡量的标准。

其次，将企业档案资料的实体放在企业的部门档案机构中，即二级部门，让二级部门的工作人员管理所在部门的企业档案，实现工作的互联互通。

最后，企业档案总部利用计算机技术、信息化技术等，将企业员工的档案资料进行转换，使之可以在计算机中传输、查阅，建立属于企业的网络平台，企业员工可以通过该网络平台查询自己的档案信息，实现档案资源的网络化管理。

（4）社会化管理模式

如果企业缺乏相应的运转资金，不想在企业档案上浪费人力和物力，也可以选择社会化管理模式。在这种模式下，企业不需要设立档案管理部门，不需要设置工作人员，只需要把企业档案放在社会档案管理机构，由第三方机构进行管理即可。社会化管理企业档案管理具有以下特点。

第一，由于将企业的档案管理工作交由第三方档案管理机构，不用设立专门的部门，因此节约了企业的人力、物力，降低了管理成本。同时，第三方机构具有较为成熟的档案管理制度和管理手段，拥有较为专业的企业档案管理人员，其档案管理具有科学性，可以保证企业档案的安全性。

第二，利用第三方机构进行档案管理，其管理模式具备先进性。对生产规模小、缺乏核心技术的中小企业来说，企业档案的数量本身有限，不必浪费大量的人力去建设专门的企业档案部门，委托给第三方档案管理部门，不仅可以省去大量烦琐的分类工作，还能享受到第三方机构管理的便利性，可以满足当今市场对企业档案的要求，减少在档案管理中的成本支出，提高企业的经济效益。

随着企业的不断发展，我国市场中产生了越来越多的社会化管理服务机构，常见的管理服务机构包括企业档案寄存中心、第三方档案事务所和联合档案室三种（图2-3）。

图2-3　常见的社会化管理服务机构