企业会计档案管理策略探讨

在企业进行会计核算等活动的过程中不可避免地会形成和产生企业会计档案，其具有保存价值，反映了企业的经济业务事项，十分重要。

（1）会计档案的归档范围

会计档案的具体归档范围包括会计凭证及附件、会计账簿、财务报告、其他会计文件（图1-11）。

图1-11　会计档案的归档范围

（2）会计档案保管时间和期限

会计档案在原则上可由单位会计管理机构临时保管1年，但最长不能超过3年。注意出纳人员不能兼管会计档案。档案保管到达期限之后，会计管理机构需要编制移交清册，移交给企业的档案管理部门。单位在建设期间形成的会计文档要在竣工之后及时移交，并按照相应的规定办理移交手续。

（3）归档要求

①符合档案安全保管要求，其数据具有原始性、真实性和安全性。

②如果利用计算机进行核算，应打印纸质档案，保证文件字迹清晰，有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。

③记账凭证需有制单和审核人员，并有记账、经办人员和主管的签名或盖章，付款或收款凭证需有出纳签名或盖章。(www.xing528.com)

④原始凭证包括借款单、费用报销单、相关发票等，不能使用复印件，加盖“附件”印章。

⑤归档的会计核算材料确保真实、准确，会计凭证、账簿、财务报告等做好密封处理，并按规定签字盖章。

⑥在移交档案部门时，编制清楚会计档案移交清册，包括档案名称、卷号、档案编号等内容。

⑦对电子形式的会计档案来说，需要能够准确、完整地接收和读取相关的电子会计材料，符合长期保管的要求，并采取有效措施，保护电子会计档案不被篡改。

（4）会计档案的整理

在整理会计档案时，需要注意以下几个方面，才使会计档案整理有条理，方便其他企业活动利用。

①在企业会计档案分类时，应在企业自身内部总体分类方案下进行，保持分类的连续性。常常采用年度—类别或类别—年度的分类方法，如果其核算单位不同，应尽量分成不同的类别；如果核算单位相同，应尽量将这些会计档案归为一类。

②在进行企业会计档案组卷工作时，需要按照形成的规律，或者按照会计档案之间的有机联系，对不同类型、不同保管期限的会计档案加以区分，然后将会计核算材料进行组卷。不同类别的会计档案有不同的组卷方式，如会计凭证类可以按照年、月的顺序进行整理组卷；会计账簿则以自然形成的一本账簿为一卷等。

③在进行会计档案的编目和编号工作时，要注意案卷题名的规范，其结构要完整，需具备齐全的要素，利用简明的文字，如“某某公司某年某月会计凭证”。为方便后续的查找和利用，应符合本企业会计档案的特点，通常采用阿拉伯数字依次进行编制。

④对会计电子文档应具有数据保密和备份意识。企业应尽量做到将系统的数据每日备份，在年度进行会计档案整理时，需要用一次写入型光盘进行备份，备份数据包括凭证文件、报表、各种账簿、系统设置文件等。