企业科技类档案管理及应用技巧

收集企业科技类档案，是指将具有保存价值的科技文件资料集中并在档案管理部门进行统一管理。在收集和整理企业科技类档案的过程中，需要注意收集和整理的方法。

（1）收集方法

在收集企业科技类档案时，需要做好定向、定内容收集，具体包括以下几点。

①确定不同类别的科技档案的责任人，明确归档的责任单位。将科技文件材料的形成、积累以及整理归档纳入相关的岗位职责，并对相关的领导、项目负责人和有关工作人员进行考核，确保科技档案的收集质量。

②明确不同类别的科技档案的收集渠道。在企业的科技活动中，会产生大量由多个部门共同形成的科技文件材料，企业需要对这些科技文件材料进行划分，规定每个部门归档的科技文件范围，收集、整理这些科技文件材料可以反映出企业科研、生产、建设等方面的文件，并及时移交归档。

③对那些和主持单位进行项目协作过程中产生的科技文件，需要做好收集工作。具体做法为：主持单位做好项目中的科技文件的收集工作，并将整个项目的科技文件按照归档要求进行整理，统一向档案部门移交归档；参与单位将自身承担的任务中形成的科技文件收集并整理，按照相关手续移交给主持单位。

④对于零散的科技文件，其他单位移交或转让时的科技档案要做好收集工作。

（2）整理方法

在进行企业科技类档案整理工作时，要注意科技档案的形成规律，令各个科技文件材料之间保持有机的联系，具有系统性，这样才能更好地保管和利用企业科技档案，整理时需要注意以下几点。(www.xing528.com)

①在进行分类时，应该熟悉并掌握本企业的科技档案的内容，按照种类进行分类；确定分类的标准和方法，确定每大类目下的小类别；制定分类体系，拟定科技档案分类表；根据已经确定的排列顺序对每个类目赋予代号、代字。

②在进行组卷工作时，一般以卷、册、袋等作为最基本的管理单位。需要遵循科技文件的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系，确保案卷成套。例如，对基建类科技文件材料可按照项目组卷，也可按照专业组卷。

③在进行企业科技类档案的排列工作时，需要体现分类、组卷的成果，同时不能破坏科技文件的形成规律，需要按照系统性、成套性原则进行文件排列，包括案卷内的科技文件排列和案卷之间的排列。

④在进行企业科技类档案编目工作时，其编目需要揭示案卷内科技文件的内容和成分，主要包括编写案卷内的文件页号、填写卷内目录、编制案卷封面等。

⑤在进行企业科技类档案的档号编制工作时，通常以字符的形式赋予该科技档案一组代码，采用“全宗号—分类号（项目代号或目录号）—案卷号”的形式。

⑥在对企业科技类档案进行装订时，既可以整卷装订，也可以件为单位进行装订。

⑦企业科技类档案的目录通常是以案卷为对象编制的，包括总目录、分目录、全引目录等，可以打印后装订成册。