企业档案工作的优化原则

企业档案工作的原则是企业在长期的实践工作中不断完善形成的，各个企业应该遵循这些原则以实现更好地管理企业档案工作，建立企业档案工作管理体制，为各项职能活动提供更好、更有效、更有价值的服务，其原则有以下几种。

（1）集中统一管理、分级负责

集中统一管理、分级负责原则是档案工作的基本原则之一，规定了企业档案工作的组织原则和基本管理方式，其内容有以下三点。

第一，根据有关的法律、法规或政策，各级档案行政管理部门需要对管辖范围内的企业制定企业档案工作的方针政策及发展规划，包括对企业档案工作的标准和业务规范进行规范，全面规划和统筹企业的企业档案工作。

第二，各级专业主管部门对所属企业的企业档案工作进行监督和指导，针对企业的实际情况，制定并落实相关的企业档案工作的规章制度。

第三，对企业来说，应在企业内部明确企业档案部门的职责，对本企业的档案工作进行统一领导并实行归口管理。企业档案部门建立统一的管理制度、业务标准等，并对企业所属的子公司的档案工作进行指导和监督，使企业档案工作更加标准和规范，方便统一管理。

（2）企业档案的完整性和安全性(www.xing528.com)

对企业档案工作来说，保证企业档案的完整性和安全性是基本的要求。该如何确保企业档案的完整性呢？可以从收集齐全、整理系统两方面入手（图1-5）。

图1-5　企业档案的完整性

企业档案的安全性主要包含两个方面：一是企业档案的实体安全，即采取相关的管理或技术措施，对实体企业档案做好保存工作，尽可能延长企业档案的保存寿命；二是保证企业档案的信息安全，对企业档案中的内容信息做好保密措施，防止泄露，保证企业档案不丢失、不泄密。

（3）对企业档案进行有效利用

企业档案工作的基本出发点是实现企业档案的有效利用，这也是最终目的。企业档案是否得到有效利用，不仅是衡量和检验企业档案工作的标准，也是实现企业档案价值的标准。对企业档案进行有效利用，是企业档案工作追求的目标，是企业档案部门得以持续发展的前提。