企业档案工作的内容及优化建议

在实际应用中，企业档案工作的内容可以简单概括为两部分，即业务管理工作和行政管理工作。

（1）业务管理工作

企业在生产活动中会产生很多文件，其中，可以把基础管理工作和信息开发工作归纳为企业档案的业务管理工作，主要负责企业的八大环节工作（图1-3）。

图1-3　业务管理工作的内容

在企业档案的业务管理工作中，其工作内容主要由收集、鉴定、整理、保管、统计、编目和检索、编辑和研究、提供利用这八大环节组成。其中，基础管理工作是基础和保障，保证后续的信息开发工作顺利开展。信息开发工作展现着基础工作的成果，是进行业务管理工作的目标。在进行企业档案业务管理工作时，只有同时兼顾这两者，才能最大限度地实现其价值。

收集环节：是指企业按照相关的法律制度，将企业实践过程中产生的具有保存价值的、重要的企业文件收集起来。为了更好地进行收集工作，企业最好在企业文件形成阶段进行控制，确保收集工作的顺利进行。

鉴定环节：在接收企业档案时，往往需要判定企业档案的价值，需要经历初次鉴定和再次鉴定两个阶段，前者是指初次接收档案时对档案的价值进行判断，确定保存期限；后者是指达到保存期限时，再次做出判断，是选择继续保存还是销毁。

整理环节：在经过鉴定环节之后，需要根据企业制定的相关制度或办法对收集的企业档案进行整理，包括分类、排列和编目等工作。

保管环节：在进行企业档案的整理之后，企业需要依据企业档案的内容和载体形式等，选择合适的保管办法，并做好安全防护工作，确保企业档案的信息安全。

统计环节：对企业档案工作的各种数据进行统计，包括统计调查、整理、分析企业档案中的数据，进行统计工作有助于企业了解档案管理的情况，做好监控工作。同时，当企业制定企业档案的管理制度时，统计工作可以为其提供数据支撑。

编目和检索环节：对企业档案进行编目工作，以方便今后对企业档案进行检索，具体包括著录、制作目录以及标引和组织工作。

编辑和研究环节：是指对企业库藏档案进行编辑、研究工作，随后输出有价值的档案信息，为企业的管理提供档案信息服务，使其更具有科学性和系统性。

提供利用环节：当企业档案信息被企业收藏、整理并保管好之后，就可以被其他企业或社会成员利用，创造更大的价值。

随着信息化进程的加快，企业档案的电子文件明显增多，企业档案数字化趋势明显，档案网络化服务成为不可阻挡的潮流和趋势。

（2）行政管理工作

企业档案行政管理工作的主要内容是对企业档案进行统筹规划，还包括组织协调、统一制度以及监督和指导工作（图1-4），具有管理性、服务性、专业性和保密性的特点。

图1-4　企业档案行政管理工作的内容

①管理性。

企业档案工作是一项基础性的管理工作。在企业管理工作功能方面，可以分为职能性管理工作和基础性的管理工作，前者包括生产、研发等管理工作，后者包括标准化、规范化的管理工作，而企业档案工作属于后者，是标准化、规范化的工作。

企业档案工作是一项信息管理工作。当今时代，科技信息已经成为发展的主旋律，信息资源越来越重要，关乎企业的生死存亡和进一步发展。相应的，企业信息管理工作对企业的发展也发挥着至关重要的作用，和直接创造经济效益的生产活动一样重要，企业档案工作为企业提供真实的、原始的、有价值的记录，是企业信息管理工作中重要的部分。当企业进行生产经营决策时，企业档案工作可提供有效的管理支撑和信息支撑，因此企业档案工作不可或缺。

企业档案管理工作是一项决策管理工作。企业档案往往会对企业决策产生影响，企业档案工作常常会以各种形式参与企业的发展决策，因此企业应该制定相应的措施来保证企业档案工作人员有效参与企业的决策管理。

②服务性。

在《企业档案工作规范》中明确了企业档案工作的服务性，“企业档案工作应……，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务”。企业档案工作具有服务性主要体现在以下几个方面。

第一，企业档案工作的性质决定了其服务性。从整体来看，企业档案工作为企业的各项职能活动和管理工作提供信息支撑和依据，企业活力整个过程都离不开服务，将服务寓于管理之中。

第二，企业档案工作的方式决定了其服务性。和其他职能管理工作相比，企业档案工作具有辅助性，帮助企业进行正确的、科学的生产经营活动。企业档案工作并不能直接产生经济效益，为企业的发展带来直接影响，而是为各项职能活动提供信息支撑从而间接使企业获得知识成果或经济效益。

③专业性。

企业档案工作具有专业性主要体现在以下方面。

第一，企业档案工作在管理对象方面具有专业性。其管理对象是企业档案，同时，管理对象本身，即企业档案具有特殊性和专业性。

第二，企业档案工作在管理方法上十分专业。和其他职能管理工作不同，企业档案工作在内容和方法方面具有专业的管理原则，其方法也有专业的理论体系。

从理论和实践层面来看，企业档案工作都可以说是一项专业的工作，这也导致了企业档案工作的职能性管理工作和基础性管理工作分离。

④保密性。

企业档案中记录着很多企业活动的信息，这些信息十分重要。企业档案承载着企业的商业秘密，这决定了企业档案工作的保密性。例如，有的企业档案中甚至涉及国家机密事项，这就要求企业必须做好企业档案工作的保密措施，维护好企业和国家的利益。