企业档案的独特特征

（1）记录企业的职能活动

企业的各项职能活动都会产生企业档案，与之相对应的，企业档案记录着企业的各项职能活动，呈现着活动成果，并对职能活动的全过程有所涉及，发挥着十分重要的作用，涉及的内容更是方方面面，包罗万象，如财务、人事、管理等，十分复杂，可以说，企业档案是对企业活动的“日记”，反映着已经完成的职能活动或未来即将发生的活动。

（2）是由企业直接形成的

在企业档案的形成过程中，企业档案始终记录着第一手资料，可以说企业档案是最原始的记录，直接产生于企业的各项职能活动。这也是企业档案区别于其他资料的重要特点，活动之后撰写的材料就不属于企业档案了。

（3）具有保存备查价值

并不是所有的企业文件都属于企业档案，企业档案具有保存备查价值，这是企业档案的重要特征之一，可以据此来区分企业档案和企业文件，只有具有保存备查价值的文件才能通过归档转化，进而形成企业档案。

（4）载体形式多样

企业在进行各项职能活动时，总是会产生企业档案，其载体形式也是丰富多样的，可以是常见的纸质档案，也可以是特殊载体记录的照片、图像、音频等企业档案，特殊的载体有磁性材料、感光材料或其他合成材料。还可以是证书、奖杯等形式的实物材料。(www.xing528.com)

企业档案的划分标准有很多，可以按照来源、形式、活动等标准进行划分，但在实际应用中，为了对企业档案进行更好的管理，一般按照档案内容把企业档案划分为以下几种（图1-1）。

图1-1　按内容划分企业档案的种类

根据企业档案的内容划分档案种类，档案的类目更加精简，可以有效指导企业活动，然而，根据档案内容进行分类时，往往会有这样一个问题，即各类别的档案之间有时会有交叉，不能很好地进行分类。因此，又出现了“十大类”划分法。该方法对应企业不同的职能活动，对企业档案进行细分，可分为十种（图1-2）。

图1-2　“十大类”划分法企业档案种类

“十大类”的划分方法更加详尽，几乎涵盖了一般企业的所有档案种类，但随着现代企业的不断发展，其职能活动划分越来越细，会不断有新的类别的企业档案出现，企业档案的分类方法也会不断改进和完善。

企业档案记录着企业的各项职能活动，是企业活动的“再现”，包含了很多方面的内容，因此其对企业的影响是全方位的，还有助于维护企业的经济利益和合法利益。除此之外，企业档案是管理、改善企业管理的重要工具，企业可以根据企业档案资料对企业的职能活动进行创新。同时，企业还可以根据档案内容创建企业文化，为企业文化的形成添加养料。