如何优化数据表结构以满足需求

（1）利用设计视图更改表的结构

运用“设计视图”更改表的结构和用“设计视图”创建表的原理是一样的，两者的不同之处在于在运用“设计视图”更改表的结构之前，系统已经创建了字段，仅需要对字段进行添加或删除操作。

首先，打开数据表所在数据库，在左边的导航窗格中鼠标双击需要修改的数据表。然后，单击“开始”→“视图”→“设计视图”按钮，进入表的“设计视图”。最后，在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对“字段属性”进行设置。操作界面如图3-14所示。

图3-14　修改表结构

（2）设置数据的验证规则

系统数据的“验证规则”对输入的数据进行检查，如果录入了无效的数据，系统将立即给予提示，提醒用户更正，以减少系统的错误。例如，在“验证规则”属性中输入“＞100 And＜1000”会强制用户输入100～1000之间的值。“验证规则”往往与“验证文本”配合使用，当输入的数据违反了“验证规则”时，则给出“验证文本”规定的提示文字。“入学成绩”字段的验证规则设置，如图3-15所示。

图3-15　验证规则(www.xing528.com)

（3）设置数据表主键

主键是表中的一个字段或字段集，它为Access 2016中的每一条记录提供了一个唯一的标识符，是为提高Access在查询、窗体和报表中的快速查找能力而设计的。设定主键的目的，就在于能够保证表中的记录能够被唯一识别。

首先，将数据表打开并进入“设计视图”，选择要作为主键的一个字段或者多个字段，例如将“学生信息表”中的“学号”选中。然后，单击“设计”→“工具”→“主键”按钮，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，为数据表定义主键，如图3-16所示。

图3-16　设置主键

如果要更改主键，可以先删除现有主键，再重新指定新的主键。删除主键的方法与设置的方法相同，在“设计视图”中选择已建的主键字段，单击“设计”→“工具”→“主键”按钮，即可删除。

删除的主键必须是没有参与任何“表关系”的，如果要删除的主键和某个表建立了表关系，Access 2016会警告必须先删除该关系。