档案分类管理流程的创新优化

（一）档案分类方法

档案分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。档案分类方法主要有以下几种。

职能分类法，职能是一个机构或组织在社会生活中的作用和功能，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分档案的类目。如企业的生产部门、销售部门、财务部门、物流部门等的档案分类管理。在中国档案实体分类和信息分类中，职能分类占据着十分重要的位置。

问题分类法，即按档案内容所反映的问题性质来划分档案的类目，又称“事由分类法”。如企业的技术研发问题、职工的保险问题等。其优点：能够集中立档单位具有共同内容的档案，较好地保持文件之间的联系，便于反映立档单位各项工作的情况。缺点：问题分类法在类别设置上需要档案人员根据档案的具体情况归纳、拟订，操作上比年度、机构分类法有更大的困难。

组织机构分类法，即按单位内容设置的组织机构来划分档案的类目。如人事处、办公室等。优点：能较好保持档案在来源上的联系，完整地反映各个内部组织机构活动的情况；内部机构为分类标志，概念明确、客观，有助于文件的准确归类；有共同内容的文件相对集中，便于查找。该方法适用于立档单位内部机构比较稳定，内部机构之间的档案界限清楚，便于识别和区分。

年度分类法，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分档案的类目，一般是将文件按其形成年度或内容针对的年度分开，同一年度的文件排列在一起。其优点是：分类标志客观、明确，操作简单易行；符合立档单位按年度归档的制度，文件归类时界限明确；可以较好地体现立档单位工作活动的历史发展进程。

型号分类法，即按产品或设备的种类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。企业档案，尤其是产品或设备档案较多时采用此法，例如，按照产品的不同型号与种类划分。

课题分类法，即按独立的研究课题（或称专题）来划分科研档案的类目。

工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。相对独立的科技项目是指一项工程、一种产品、一台设备仪器、一个科研课题等。项目较多时还要按项目性质加以归类。

专业性质分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目。

档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。

（二）分类方案的制定

分类方案是档案分类的表现形式，是以文字或图表形式表示一个全宗内档案分类方案体系的一种文件。制定分类方案时，注意方案要具有统一性，类目要具有排斥性，不能你中有我、我中有你，同时类目要有伸缩性，能随着客观变化而增加或减少。

在单位档案部门的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明。

年度—机构—保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。

该方法的优点是不受历年机构变动的影响，每年归档的案卷依次上架，便于接收和保管，是现行机关分类中使用较多的一种归档方法。

年度—保管期限—机构分类法，就是把一个单位的档案先按年度分开，每个年度内分为永久、长期、短期三种保管期限，然后再按组织机构分开。这种分类方式是年度—组织机构的扩大使用。这种方式的优点是简便易行，与文书处理制度相吻合，标准客观，便于归类，多数单位采用此法。缺点是一个组织机构的档案被年度隔成许多部分，较分散，不便查阅。

保管期限—年度—机构分类法，即首先按保管期限分类，然后在保管期限下再分年度、组织机构。这种方式按照保管期限分类，有利于区别重点，便于保护重要档案，为档案鉴定、保管和利用工作创造有利条件。

机构—年度—保管期限分类法，即首先按组织机构分类，然后在组织机构下再分年度、保管期限。此法适用于内部组织机构分工明确、基本稳定且具有一定数量档案的立档单位。

机构—保管期限—年度分类法，先按组织机构分，再按保管期限、年度分。此法适用于机构设置比较稳定的立档单位。采用组织机构为首级类符合档案形成特点，按组织机构分能客观地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和状况，能比较好地保持档案在来源上的联系，但不能保持档案内容上的一致性。(www.xing528.com)

问题—年度—保管期限分类法，先按问题分，再按年度、保管期限分。此法适用于立档单位内部机构分工不明确、变动频繁，或文件已经混淆，多用于撤销机关和历史档案的分类。优点是便于保持文件内容上的联系，同一问题的文件较集中，但类目设置与文件归类难以把握。

年度—保管期限分类法，先按年度分，再按保管期限分类。

保管期限—年度分类法，先按保管期限分，再按年度分类。在分类时应针对不同单位的档案的具体情况，灵活地采用适合本单位具体情况的分类方案。分类方案是进行分类工作的依据，无论采用哪种分类方案进行分类，一个单位的档案分类方法应该一致，并应保持相对稳定，使分类体系具有科学性，以便于查找利用。

（三）电子档案分类管理

随着电子计算机及网络信息技术的迅速发展和广泛应用，机关团体、企事业单位在社会活动中形成的电子文件日益增多，电子文件的处理和电子档案的管理已经成为档案工作者一项新的任务。电子档案是指具有保存价值且已归档的电子文件及相应的支持文件。而电子文件（Electronic Records）是以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。电子档案与传统的纸质档案不同，电子档案的种类有不同的划分标准，目前，主要有以下几种划分法。

1.按电子档案的住处存在形式分类

文本文件（Text），或称为字（表）处理文件，是指使用文字处理软件生成的文字文件、表格文件以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等，由字、词、数字或符号表达的文件。其电子文件类别代码为T。文本文件应分门别类地加以管理，各机关应根据本机关电子文件形成机构的实际情况建立文件分类体系。

数据文件（Data），亦称数据库电子文件，是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象，也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录，即各种类型的分析、计算、测试、设计参数以及管理等数据文件。其电子文件类别代码为D。在实际工作中，机关、企事业单位形成的各类信息都要建成数据库，因此数据文件是很多单位处理的常见文件。

图形文件（Graphic），是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如强度等用图标表示的图形等，是由CAD系统生成的二维或三维图形文件。其电子文件类别代码为G。

图像文件（Image），是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。其电子文件类别代码为I。

影像文件（Video），是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。其电子文件类别代码为V。

声音文件（Audio），是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。其电子文件类别代码为A。

命令文件（Program），是指为处理各种事务而用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。其电子文件类别代码为P。软件是计算机的灵魂，没有计算机软件，计算机就什么也做不了。软件是指挥和控制计算机工作的程序和程序运行所需的数据。计算机软件包括系统软件和应用软件两种。

2.按文件的功能分类

按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件，是文件内容的依附，是保护的重点。支持性文件，是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助作用的文件，如计算机程序类文件通常附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库通常附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

3.按文件的生成方式分类

计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的交换文件。

归档的电子文件由形成部门负责分类整理，档案部门协助指导，总的来讲，产品研制或工程设计过程中形成的电子档案应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子档案类别分类。图形、图像类文件按产品隶属或分类编号排列，如建设项目可以按设计、施工、结构、维护管理等先分，再结合电子档案类别分类。[2]