档案收集的装订管理优化方案

（一）归档文件整理

归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

分类方案的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如，按照“年度机构—保管期限”分类中，“保管期限”即为最低一级类目。在最低一级目录内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（二）归档文件修整

1.修裱破坏文件

修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺的托补；托裱则是在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。

2.复制字迹模糊或易褪变的文件

对字迹模糊或易褪变的文件，一般采用复印的方式进行复制。如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归案。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的概率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

3.超大纸张折叠

实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4或16开型，而档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，这就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意减小折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

（三）归档文件装订

1.常用装订方法

（1）线装式

从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件档案管理。现在的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，且设备成本也相对较高。如在文件左上角或左侧穿针打结，操作比较烦琐。

（2）变形材料(https://www.xing528.com)

使用变形材料装订方法简单，但对材质必须有较高的要求。金属制品如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；制品则必须同时有足够强度，以免年久断裂。要注意使用金属装订的归档文件材料不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。

（3）粘接式

一般采用糨糊及脱水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步论证。还有热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。另外，穿孔式的铆接式方法对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。

2.装订具体做法和要求

确定装订位置，从左到右横写文书左侧装订。除去金属物，以防锈蚀文件。修正裱糊破损文件，用白纸加边托裱未留装订线位置或装订线上有字迹文件。折叠理齐大小不一的纸张和长短不齐的文件。案卷采用三孔一线的方法装订，结头打在背面。复制字迹已扩散的文件，并与原件一起装订。

（四）档案装订的相关注意事项

1.归档案卷的质量要求

归档案卷质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

归档案卷质量具体要求有：①归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整。②卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后。③卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。④永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

2.档案装订的注意事项

在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料进行修裱。案卷封皮和其他包装纸应采用无酸纸制作。