公益性特种医疗机构档案管理策略优化

做好对公益性特种医疗机构档案的管理工作，是公益性特种医疗机构中各个部门更好地履行其各项职能的基础性工作。

（一）制度规范层面的策略

构建良好的政策环境政府应该给予适当的财政投入，建立适合我国国情和发展阶段的合理的补偿机制，在政策层面上对特种医疗机构提供指导和监督，为公益性特种医疗机构良好运行提供良好的外部环境和氛围。全面提高全国特种医疗机构对其档案管理的关注度，客观认识到档案管理工作的重要性，在政策的制定上，建立科学合理的财政补偿机制，保障公益性特种医疗机构在进行档案管理过程中所产生的必需资金，逐步解决档案利用的问题。出台一定的政策，为特种医疗机构档案管理人员营造一个健康、和谐的职业和发展环境。建立专项资金，保障特种医疗机构在档案基础管理和引进新设备时经费落实。加强对公益性特种医疗机构档案管理新思想新模式的鼓励和引导，并给予适当的政策和财政支持，形成公益性特种医疗机构内部管理多元化局面，从而促进特种医疗机构的发展进步。搞好档案管理，这一医院基础管理领域，实现内部相互促进，为广大民众提供高质量、高效率的卫生服务，不断满足群众的多层次、更完善的管理制度是开展各项工作的前提，对制度切实的贯彻执行则是保证。

针对现如今公益性特种医疗机构档案管理的特点，明确特种医疗机构档案管理日常工作的中的详细标准与要求，制定与之相适应的标准化与规范化的档案管理制度，并加大管理制度的执行力度，将建立的规章制度落到实处，从而让特种医疗机构档案的收集、整理、鉴定以及利用等环节可以更加标准和高效。

1.制定特种病管理工作规范

具体来说就是对特种病管理所涉及的各个单位以及各个部门的职责、任务进行统一的规范化管理，制定针对不同种类的特种疾病采取不同的监测方法，特种病诊断的依据以及对于一系列工作人员的绩效考核标准等做出相应的规范。

2.制定特种病病人病情管理规划

对于特种医疗机构而言，对特种病病人的病情进行整体的管理规划是科学高效地了解特种病医治对象病况和提高特种医疗使用效率的基本根据。根据不同的特殊病种以及医治对象不同的治疗情况进行整体协调规划计划。具体而言其包含的内容主要如下：编制的目的与要求、医治对象的恢复状况需求分析、阶段性的目标任务、实施的具体时间与路线规划、病情跟踪、完成此项工作所需要的各种相关文件材料等。制订完治疗计划后，依据治疗计划对医治对象进行治疗，每个治疗阶段完成后，相关工作人员都应做好病情跟踪工作，了解医治对象的康复状况，从而进行合理的评估，提出符合病人现阶段病况的治疗计划。对医治对象自身而言，医治对象自身加强自我管理的作用也是不容小觑的。因此，医治对象对自身规划这一议题也应早日提上日程。医治对象对自身的规划主要包含以下几个方面：医治对象对自己身体情况的了解程度、怎样继续自己的日常生活、怎样控制因疾病痛苦所带来的情绪化问题以及根据自己的实际情况制定的康复计划等（其中不包括那些法律规定范围内无完全刑事责任能力的人）。

3.完善特种病档案管理的统一标准

目前对于特种医疗机构档案管理方面的研究还较薄弱，还没有真正制定出专门的有关特种疾病档案管理的统一标准，提高有关特种疾病方面的宣传力度，让特种疾病医治对象树立正确的治疗观的同时，也加强社会对这种特殊疾病的了解和认识。应做好以下几个方面的工作，一方面，应做好有关医治对象的身体、心理、生理状况的调查分析，建立起有关该医治对象的病情评估体系，从而达到准确诊治的目的。另一方面，要对以上资料的收集、整理、鉴定等日常的档案管理环节进行进一步的完善，使其更加地科学化和规范化。

（二）技术应用层面的策略

特种医疗机构档案中的信息要想充分发挥其利用价值，就必须要通过一定的手段来实现其信息共享。就特种医疗机构而言，应顺应历史发展的潮流，提高其信息化水平。提高特种医疗机构档案的管理水平的重要条件之一就是有一套适合于医疗机构自身建设的基础网络设施。特种疾病是在最近几年才慢慢得到社会大众的重视的，因此现在网络建设层面还相对滞后。对于目前所存在的制约性问题，可以采取如下措施。

1.加强政策引导

做好有关特种医疗机构档案管理网络化建设的宣传教育工作，提高人们的档案意识和对档案工作的认识，转变人们一成不变的传统的工作模式和观念。在公益性特种医疗机构的档案管理工作中，档案管理工作者不能总拘泥于过去的工作方式，不思进取，要从过去传统的档案管理工作中抽离出来，转变思想观念，顺应时代的发展要求，成为一个具有新观念、拥有优秀档案管理素质、负责任的新型档案管理人。让档案工作者更为深刻地认识到技术应用在当今档案管理工作中的重要性，先进的档案管理技术是提高档案管理效益的需要，同时也为提高档案管理水平提供了重要的技术支撑。只有加强政策引导，才能使档案充分地体现其利用价值，因此说技术之路是档案得以充分有效利用的必由之路。政府在做好宣传教育的同时，也要加强对档案管理部门的财政补贴，一方面可以调动相关档案管理部门引进先进技术的积极性，另一方面还为相关档案管理部门引进先进技术和高质量技术型人才提供了强大的物质支撑。

2.注重人才建设

虽说现在人们对档案的重视程度有所提高，但从整个社会发展大环境来看，相对于其他行业，如计算机、软件等技术工种，人们对档案工作者的重视程度明显不够。一些单位单纯地认为档案管理工作无非就是归档、整理材料，且为节约用人成本，甚至都不设立专门的档案管理人员，一般由暂时闲暇的其他岗位工作人员帮忙临时整理，或是单位领导将档案管理工作作为一种“清闲”差事来安排，长此以往，就使公益性特种医疗机构中的档案越来越混乱。而现如今，面对当前时代发展的冲击以及技术手段匮乏的现象，若想做好公益性特种医疗机构档案的建设工作，相关单位应该从专业技术人才培养做起。相关的档案管理部门应注重人才建设，实行高水平的技术化管理，强化内涵质量建设，提高对档案管理人员的重视度，加强对档案管理人员的培训，将常态化培训与专题培训相结合，在对本单位既有员工加强学习培训的同时，还要注重优秀档案管理人才的引进，为本单位的档案管理工作注入新的血液，从而带动本单位档案管理工作的整体发展。

3.建立特种病电子档案总数据库

建立包含特种病子数据集的统一的特种病电子档案总数据库依照相应的规范进行索引、设计、命名的总体要求，储存有关全国各个相同种类特种疾病的档案住索引信息，数据库档案信息，同行业医院之间的资料共享信息，部署大型数据和文件资料数据库，系统运行信息，系统管理信息以及数据库字典等。要想对上述的数据库信息加以利用，需要完成以下几个方面的基础工作：首先，要对所要涉及的信息进行收集和录入，在特种病档案总数据库中找到患有特种疾病医治对象的个人信息，并根据医治对象病情的跟进不断地加入新的档案材料，然后再经单个的特种病医疗机构的相关负责人从已然存在的特种病卫生业务信息系统和一系列材料中进行导入，导入的材料主要包括：体检表、登记表、特种疾病登记报告以及审批单等。其次，做好特种病档案信息资源的分析与处理，构建业务功能模块是特种医疗机构信息系统进行有关的信息查询、治疗规划、健康预测以及对已经收集到的档案信息进行综合利用的重要环节。最后，将按照要求整理过的材料，面向不同的用户群体或个人进行信息输出工作，这里所说的用户群主要包括：公益性特种医疗机构、医治对象自身、决策部门等信息使用对象。通过对档案信息的输出，以备利用者利用。(www.xing528.com)

（三）条件设施层面的策略

良好的工作条件、物质基础和氛围是实现公益性特种医疗机构档案得以有效管理的强有力保障，特种医疗机构档案的管理体制需要进一步改革，要建立法治、高效、协调、责任明确的档案服务体系，界定管理者责、权，建立档案管理人员培养、选拔、任用、考核、评价、激励、约束和问责机制，档案管理人员的素质和能力，实行科学管理，提高档案管理工作的高效率。保证医院人才队伍层次不断提高和队伍的稳定，着力提升医院档案管理人员待遇，使医院档案管理人员的劳动价值得到充分尊重和体现，建立起符合医院发展的绩效考核制度等，不断激发医院档案管理人员的工作积极性，使医院档案得以有效地管理和充分地利用，从而推动特种医疗机构的整体发展。

1.加强对特种医疗机构档案工作的资金投入

公益性特种医疗机构档案的重要性日益突出，它是推进医疗卫生事业不断优化的重要构成部分。因此，社会各方应加强对特种医疗机构的资金投入，拓宽特种医疗机构资金来源的渠道，从而为特种医疗机构档案管理创造坚实的物质准备条件。特种医疗机构档案基础设施的配置、维修，对档案管理工作者的奖励以及培训学习都需要一定的资金做支撑。

特种医疗机构从经费来源上来说，主要包括财政补贴、部分的医疗费用、社会慈善机构以及个人的捐赠等。但这远远不够，一方面是由于特种病的治疗周期长，成本高，仅仅通过少量的财政补贴和部分医疗费用是不足够的，一些自发的社会捐款虽然对医疗机构的整体运行起到了一点作用，但其具有不稳定性。另一方面是因为特种医疗机构内部资源配置不尽合理，所以导致了经费供应紧张的局面。针对现状，应该根据特种医疗机构的实际情况，制定科学合理的分配机制，改进经费管理方式，以此来确保资金链的连续性和连贯性。国家应加强有关特种病的宣传工作，让社会上更多的爱心人士注意到此类医疗机构，以拓宽特种医疗机构的经费来源，同时财政部门也应加大对特种医疗机构的财政补贴，以此来推动特种医疗事业的顺利运行。

2.注重对档案工作者的职业能力培养

高素质的档案管理人员是做好档案工作不可或缺的重要因素，特种医疗机构中的档案来源多元、形成的主体复杂，在诊治病人的时候会产生数量繁多的材料，如何将这些材料进行科学合理的管理，就与档案工作者的专业技能以及学习能力有很大的关联。对于管理特种档案的档案管理员不仅要熟练地掌握本专业的相关知识，还要具备极强的学习能力，了解有关特种疾病的相关知识以及此类医疗机构的就诊流程等多维的知识体系，这对档案的收集、整理、鉴定等工作具有重要的指导性作用。目前我国的一些特种病医疗机构由于经费不足等原因，通常只重视对医务人员的培养，而忽视了基层工作者的重要性。他们没有清楚地认识到档案工作对医疗工作所起到的巨大的辅助作用，高层次的医疗工作者虽然诊疗能力突出，但是却不能胜任一些基层工作，所以医院要将资源进行合理的配置，在注重主体业务的同时，也要关注对基层工作者的培养。例如，开设多媒体课堂，供档案工作者进行交流学习，以此来不断更新档案工作人员的知识储备，来不断适应时代的发展要求，实行奖励机制，提高档案工作者的工作积极性。

（四）信息安全层面的策略

影响医院信息安全的因素主要包含两个方面：一是信息管理以及信息管理系统的完备性，二是信息管理人员的专业素养和信息使用者的使用规范。所以笔者将从这两方面入手，阐述如何确保特种医疗机构的信息安全。

1.建立信息管理系统

良好的信息管理和信息管理系统是所有医疗机构成功运行的重要因素。随着网络化、信息化步伐的加快，医疗机构信息系统的操作范围在逐渐扩大，对信息系统的安全的关注度也随之上升，怎样确保医疗机构信息的安全有效已经成为当今社会的重要议题。计算机网络技术不但推进了医疗机构管理的现代化进程，完善了医疗机构的管理模式，还对医疗机构网络信息系统的安全保障具有重要意义。相对于电子档案安全保障问题来说，当前的纸质档案储存的安全措施无论从制度上还是保管上都相对较完善。对于电子档案来说，要想提高它的安全系数，一方面要设定一个科学合理的操作规范，聘请高素质的技术型人才解决当前的技术缺陷问题；另一方面要向利用者贯彻落实相关的使用规范，避免对档案造成损坏，同时还要对已经处理好的资料要及时备份，提高其安全系数。

2.聘用高素质的档案管理人员

高素质的档案管理人员是确保档案信息资源安全的关键因素。档案信息的查阅、整理等工作都离不开档案管理人员，档案管理人员是档案资源得以利用的入口，因此档案管理人员的职业操守对档案信息资源的安全具有直接影响。高素质的档案管理人才应拥有以下几点：保密意识，作为一个档案管理人员，保密意识是档案工作中的一项基础工作，它是本单位档案信息安全与安全的重要条件，它关系到特种医疗机构的安全和利益；责任心，对于自己经手的工作要负责到底，要具备严谨的工作作风；事业心，档案工作者在做日常的档案管理工作时，要严格根据相关的手续进行，档案的审查、借阅以及销毁等工作都要经过领导的签字批准等一系列步骤，对利用过的档案要及时进行核对，发现有缺失现象要及时查缺原因，解决问题。

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