公益性特种医疗机构实行档案综合管理的必要性

对公益性特种医疗机构实行综合管理是满足现代和谐社会规划、建设、管理的需要，是提高公益性特种医疗机构档案的管理效率，充分利用公益性特种医疗机构档案信息资源的必然选择。为提供社会特种疾病信息咨询、医疗服务和科研事业等多元化服务，公益性特种医疗机构实行档案综合管理就显得尤为重要。

（一）当前公益性特种医疗机构档案管理存在的不足

1.专业性的档案管理制度缺失

作为院内各个部门开展工作的管理制度，对特种医疗机构档案工作也不例外，它对档案管理工作的顺利开展具有重要的推进作用。随着经济社会的发展，人们患特种疾病的概率也在逐渐地呈现出上升趋势，这就预示着特种医疗机构档案资料数量将越来越多，建档工作也将越来越繁重。如何面对日益增长起来的档案管理工作，做好档案管理工作，这就需要有关政策做相应的指导，政策对特种医疗机构档案管理具有积极的推动作用。但就目前而言，我国有关特种医疗机构档案方面的管理制度还没有具体的落实，这就致使特种医疗档案在管理时会出现一些问题，例如，有些档案的内容不符合逻辑，存在涂改迹象，在进行档案管理时档案管理者的执行能力差，档案保管混乱和利用低效等问题。因此有关部门有必要加强制定与此类特种医疗机构档案管理相关制度的步伐。

2.资源配置不足

公益性特种医疗机构作为一种非营利性的医疗机构，其资金来源主要来自国家拨款和一定量的社会救助捐款，还有一些合理的医药收入。由于经费来源的固定性以及国家对特种医疗机构的重视程度较低，虽然每年都会有一定数额的拨款，但就特种疾病患病率的日益增多，少量的资金投入严重抑制了特种病医疗档案管理工作的开展。总而言之，公益性特种医疗机构档案管理工作的顺利开展，离不开充足的资金投入作为物质支撑条件，所以财政和社会各个捐助站有必要调高对特种医疗机构的资助金额。

资金的缺乏投入，在一定程度上也间接地制约了医疗机构的人力资源投入。档案管理工作作为容易被忽视的工作种类，通常都被一些人认为是没有技术含量且人人都能胜任的岗位，所以一些单位就自然而然地认为没必要高薪专门去聘请全职专门档案人才，这样的错误观念严重制约了档案工作的开展。当前特种医疗机构中普遍存在着由于人力资源配置不合理造成的档案专职人员缺乏的现象。因此，医疗机构应积极应对人员配置不合理的现象，加强对档案管理专职人员的重视、提高其薪资待遇、增加其晋升机会，从而吸引到一批有雄厚的理论基础以及技术能力的档案管理专职人员，强化绩效考核制度，让绩效考核这一关键环节不流于形式，保证绩效考核的真实有效性，从而激发出医务人员对特种医疗机构档案管理工作的热情，这也是强化医疗机构档案管理的关键之所在。

3.信息化管理手段滞后

伴随着信息化进程的加快，信息化作为现如今各个信息交互的重要平台，是实现信息资源共享的重要条件。但就公益性特种医疗机构而言，其信息化程度还相对较低，其信息化的程度还主要停留在低水平的录入阶段，且还没有将管理模式从低水平的管理层面向信息资源共享层面进行合理的转换，这就造成了被医治人员的档案材料不系统的局面，不能将其治疗前后的管理进行有效的连接，从而在一定程度上制约了特种医疗机构档案信息管理的系统性和整体性。

（二）公益性特种医疗机构档案实施综合管理的必要性

档案综合管理，就是要做到统一领导、统一机构、统一制度、统一管理。统一领导就是指一个单位要有一位负责人分管本部门的档案工作，配备专兼职档案人员。统一机构，就是建立一个档案管理机构，负责集中保管本单位各职能部门应归档的档案。所谓统一制度，就是要统一本单位的档案管理规章制度。统一管理，就是针对不同门类和载体的档案，实行科学管理，从而有效提供利用。

1.技术进步与网络环境发展必然趋势

在数字技术和计算机技术不断发展的时代背景下，当今社会发展对现代特殊医疗机构的各方面管理提出新的需求，加强对特种医疗机构档案管理对医疗事业发展和社会信息利用具有重大意义。随着《中华人民共和国档案法》的颁布和国家档案局关于《科学技术事业单位档案管理升级办法》的部署以及相关档案管理部门的指示。加强档案管理水平，实施档案综合管理势在必行，这是医院档案统一管理原则的具体体现和要求。随着医院现代化进程的不断深入以及网络环境的不断改善，在混乱之前，后台文件管理系统和管理水平难以适应现代医院管理的需要，严重限制医院、教学、研究及相关工作顺利发展，这是医院档案工作的发展方向。有必要对医院档案进行综合管理，以确保档案的完整性和安全性。通过文件升级标准，不断提高人们的文件意识，提高档案信息的存储条件，提高档案信息资源的开发利用，使归档的整合管理真正规范化、现代化，从而为特种医疗机构的现代化建设贡献微薄之力。

2.信息开发与服务社会的必然选择(www.xing528.com)

科学的档案管理对于特种疾病治疗效果以及医疗事业的整体发展都具有重要的推动作用。提高特种病的诊治水平对于建设社会主义和谐社会具有重要的推动意义。但就我国现如今特种病档案管理状况而言，情形还不够乐观，主要体现在两个方面：一方面是因为对特种病档案管理人员的不重视，特种医疗机构没有一个符合其特种医疗机构档案管理的制度与模式，在日常的救治过程中，几乎没有相应的干预手段；另一方面是因为机构管理的智能化水平较低，对特种医院进行档案综合管理，是实现特种病管理的准确性、快速性以及档案管理智能化发展的必然要求。通过对特种医疗机构进行档案综合管理，以此来更好地保障和提高特种机构档案的利用效率，提高医疗诊治水平和效率，从而更好地服务社会大众。

第一，对特种医疗机构进行档案综合管理不但能够更为清晰、全面地了解整个医院的整体工作情况，还能对信息资源的开发与利用以及医院自身的发展建设起到了重要的推进作用。

第二，加强档案综合管理为医院顺利开展各项工作提供了更为快捷的参考依据，比如院内决策、制度制定、经验总结以及其他相关问题得以顺利解决都离不开高效的档案管理方式作为支撑。

第三，对公益性特种医疗机构档案进行综合管理，是公益性特种医疗机构提高综合效益的有效保障。例如，医疗设备档案能有效确保设备的正常运转，会计档案可以为公益性特种医疗机构在涉及有关财务方面的问题中提供可靠的依据，从而快速、准确、有效地提高医院的整体效益。

第四，档案管理人员要想更加全面、系统、准确地掌握公益性特种医疗机构中的档案收集情况，切实地保障公益性特种医疗机构中档案存留的完整性，就必然要涉及档案编研。而加强对公益性特种医疗机构档案的综合管理，是编研工作得以顺利进行的重要保障，它为公益性特种医疗机构的组织沿革、大事记以及全宗指南等一系列材料的编研提供了真实、可靠的既往信息资源。通过对公益性特种医疗机构档案进行综合管理，不但为促进机构内各项基础工作的进一步运行起到了重要的作用，还对医院文化的建设和长远发展也具有良好的推动作用。

3.档案部门履行职责的有效途径

伴随着大数据以及信息化时代的到来，过去的档案管理方式已逐渐不能适应日益增长的档案利用需求。公益性特种医疗机构档案的价值要想得到最大限度的发挥，就离不开科学、合理以及完善的信息系统作为支撑。通过对公益性特种医疗机构档案进行综合管理，有利于数据的快速收集，方便档案部门用最为快速合理的方式科学分析出现有档案的潜在价值，这不但为档案部门履行自身职责提供了有效途径，提高了工作效率和效益，还为特种病管理中基础数据库的统一提供了技术保障。通过对特种医疗机构档案进行综合管理，使特种病管理的流程以及数据标准都得到了一定程度的规范，为特种病数据库的全面管理奠定了坚实的基础以及现代化的管理手段。

经过统一管理后的档案，形成了一个集收集、鉴定、整理和利用等一系列环节紧密联系在一起的档案工作管理体系，从而使档案的内容和形式更加标准化，这为特种医疗机构中的档案管理部门发挥其职能部门的作用做出了重要贡献，使档案管理部门为医疗机构中各种文件资料的收集以及归档等工作进行指导和业务监督提供了更为便捷的操作平台。

4.公众的档案意识与档案利用需求

社会的档案意识是档案工作赖以生存和发展的必要条件之一，同时也为做好档案工作提供了良好的发展环境。社会的档案意识越强烈、越浓厚，档案工作的顺利开展就越有利。反之，社会的档案意识越薄弱，档案工作的开展就会受到相应的阻碍。

从我国实际情况来看，特种病的患病率越来越高，人们对利用此类机构档案的需求逐步攀升。医务人员为学术研究、诊疗病人以及相关医治对象为维护自身权益等利用需求越来越多，这从侧面反映出了社会公众的档案利用意识有所提高。由此，档案意识开始从不少档案工作者的潜意识变成了显意识，“档案意识”一词不断从一些人的口中呼出、笔底涌现、形诸文字、见之于报刊等各种传播媒介。

公众档案意识取决于公众对档案的利用，而利用动机则来源于需求，公众对档案的需求直接影响公众的档案意识，二者交相辉映，互相作用。首先公众产生档案需求，引发公众利用档案的意识；其次公众在利用档案的过程中，认识并了解档案使用以及相关知识；最后，在现有知识基础上，公众才有兴趣进一步了解更多的一系列与档案相关的内容。

档案意识与档案工作之间的关系可以说是“相爱相杀”的，既相互促进又相互制约，它们之间有着剪不断理还乱的联系。档案意识的强化对档案工作的顺利进展具有重大的推动作用。只有在档案意识的支配下，档案工作中的收集、整理、鉴定以及利用工作才能更准确、高效。而档案综合管理作为当前档案管理方式中较为闪亮的一颗星，是人们在档案需求的促使下档案意识觉醒的产物，对特种医疗机构实行档案综合管理是避免重复劳动、提高工作效率和工作质量的重要举措。[2]