写好病历档案，主是指病历档案管理部门不仅要关注终末病历档案的收集、整理、保管和供应等实体环节，还需要依据全程管理理论，将病历档案产生的源头纳入病历档案管理范畴，即主要是对病历形成过程与积累过程进行监督管理。写好病历档案是全程管理理论在病历档案管理中运用的结果。病历档案管理部门通过规划、监督、指导和协助等具体手段，全程管理病历档案，提高病历档案质量的过程。
（一）规划
规者，法度也。规划，一般是指比较全面长远的发展计划，通过对组织系统、整体的分析，设计未来3—5年的运营方案。病历档案作为专门档案的一个重要类别，病历档案管理工作自然也会受到档案法规、制度和办法等调整、约束。
1982年，全国档案工作恢复、整顿任务基本完成之后，1982年12月份召开全国档案工作会议，会议讨论制定了《一九八三年至一九九0年档案事业发展规划》。这个规划重点指出大力建设各类档案馆，抓紧档案理论与技术研究，积极开展档案利用工作，充分发挥档案的价值。针对科技档案，该规划指出，加强科技档案工……全国各地、各专业系统的档案部门根据全国规划，结合各自实际情况，研究制定了本地、本专业的档案事业发展规划，明确奋斗目标。
在此背景下，病历档案管理事业抓住发展机遇，各方面工作也取得了一定的进展。病历档案管理事业在不断取得进展的过程中，积极向其他领域，尤其是将全程管理理论从档案管理领域借鉴、渗透至病历档案管理工作之中，且首先在中医病历档案管理工作得到体现。《中医病案书写格式和要求》作为中医学的病历档案管理规范，对我国的中医病案表格进行统一要求，规范了病历档案的形式与内涵。该要求于1982年由中华全国中医学会内科学会拟定，并于1983年由卫生部以文件的形式发往全国试行。
1991年国家中医药管理局组织专家审定《中医病案书写规范》，首次将诊断治疗、检验检查和护理服务等过程中使用的病历表格纳入病历档案的管理范畴。
2001年卫生部制定《住院病案首页》，首次从全国层面对全国范围内的病历表格进行统一规范，客观上为提高了病历管理水平准备了条件，为病历档案信息化管理奠定了标准的数据格式；也为医疗机构加强医疗质量管理与控制工作，完善病案管理，为付费方式改革提供技术基础；同时《住院病案首页》为病历档案管理全程管理提供了法律依据。
病历档案管理部门对本医疗机构的病历档案管理工作进行规划管理，是我国的社会制度、医疗卫生事业与科技档案事业发展的产物；是病历档案管理员、医疗机构管理者、医务人员自觉从事病历档案管理工作的重要表现，也是科技档案统一管理的体现，是病历档案管理工作遵循“统一领导，分级管理”的档案管理基本原则所决定的，是我国病历档案工作的一大特色。
规划是病历档案全程管理的一项重要内容，具体包括：建立健全病历档案管理的组织架构与管理规章制度，对病历档案管理工作发展进行科学预测，制定病历档案管理工作的发展战略，编制和调整各种病历档案管理工作计划的过程。通过病历档案管理部门对本医疗机构的病历档案管理工作的统筹规划，具体体现为三个方面。
第一，宏观上有利于全国贯彻党和国家关于病历档案管理工作的各项路线、方针和政策，使我国病历档案事业沿着社会主义的方向发展；有利于把党和国家提出的关于建设和发展档案事业的蓝图具体化，调动医疗机构中病历档案管理、医务人员和管理人员的积极性，保证党和国家关于病历档案工作的方针、政策和各时期中心任务的贯彻落实。
第二，宏观上还有利于各级政府对病历档案工作的计划领导和宏观控制。各级科技档案行政管理部门、卫生行政管理部门可以通过计划了解国家或本地区病历档案事业发展的规模、速度、数量、质量，据此更好地对科技档案行政管理部门和卫生行政管理部门贯彻执行国家关于病历档案管理工作相关的法律、法规以及国家方针、政策、任务的情况进行督促和检查，及时发现问题，依据病历档案事业的发展规律，合理配置资源，充分发挥病历档案的备考功能，最大限度地满足医疗、教学、科研和社会的需求。
第三，中观上有利于各级接受科技档案管理部门的监督指导。病历档案作为科技档案的一个重要门类，其中观上必须接受科技档案行政管理部门业务监督和指导。
第四，微观上有利于病历档案管理工作的全程管理。病历档案管理部门通过制订病历档案工作计划、组织病历档案工作任务分派、实施，特别是将病历档案管理纳入医疗机构的战略目标与战术目标进行考核管理，使软任务变成了硬指标，病历档案管理员、医务人员和管理人员明确自己的责任，积极参与、配合病历档案全程管理工作。
病历档案管理规划是医疗机构病历档案管理人员、医务人员和管理人员都应该履行的一项工作职能。病历档案管理规划作为医疗机构的规划的一个重要组成部分，一旦确定之后具有一定的稳定性和连续性，医疗机构的医务人员、管理者以及病历档案管理人员需要围绕此目标制订各自的计划。病历档案管理统筹规划需要具有一定的连贯性和连续性，是一个周期接着一个周期的循环反复的过程，统筹规划工作需要立足于本期目标，同时为下期目标进行必要的准备，这也是医疗质量持续改进的体现。如医疗机构为控制病历档案书写质量，需要规划建立常态的四级质量监控系统。通过建立医疗机构四级病历档案质量监控系统，将病历的形成主体、管理主体都纳入病历档案管理工作中。第一级监控，包括科主任、主治医师、护士长组成的科室病历档案质量监控组；第二级监控，包括医务部门、门诊部门监控组；第三级监控，病历档案科室质量监控医师及病历档案科质控技师的终末质量监控组；第四级监控，医疗机构病历档案管理委员会，由各临床专业专家组成。通过医疗机构制定的病历档案质量控制规划，将医疗机构全体医务人员和相关管理人员都纳入病历档案管理范畴，可以有效地提升病历档案管理工作水平，提高病历档案内涵质量。
病历档案全程管理，通过制定规划可以使一个医疗机构以及病历档案管理部门的相关人员明确病历档案管理工作目标。明确病历档案管理工作目标的一项重要功能就是使医疗机构可以将有限的资源合理地配置到为病历档案管理工作服务中。如在医院等级评审标准中对病历档案管理的组织、人员、管理内容、流程等方面的标准很多。如要求病历档案的各项信息必须真实、完整、准确并及时分析、反馈与利用。护理管理部分，提出建立整体护理病历，并不断完善。医疗管理部分，依据病历档案是医疗质量的真实体现这一原则，建立健全医疗质量管理内部约束机制。加强四级病历档案质量控制，对临床医务人员进行病历档案质量教育，定期对医疗护理、医技、药品病历档案质量管理进行监督、检查、评价，并提出改进意见。如果医疗机构需要参与等级评审，就必须提前做好病历档案管理的规划工作，保证病历档案管理工作能够进行全程管理，介入病历的运行阶段，进行对病历形成过程进行监督、检查、评价。
病历档案管理部门结合医疗机构的等级评审制定病历档案发展规划，将能够有效地将病历档案管理目标体现在医疗机构的各个科室、员工的目标之中。病历档案管理委员会领导下，病历档案管理部门主要行使日常指导、监督、检查和协助等职能。通过制定病历档案全程管理规划，可以有效地将三级医师查房、各种病例讨论制度等18项医疗质量管理核心制度融入病历档案管理工作之中，可以有效地建立健全病历质量检查考核制度，加强院、科、主治医师三级的检查考核提升病历档案质量。
（二）指导
指导，是指病历档案管理部门对于本医疗机构病历档案管理相关工作进行的指点、引导和指示等。档案学的文献中将指导也称为工作业务指导。病历档案全程管理模式下，指导是病历档案管理部门的重要职能之一，是病历档案全程管理的重要手段和表现形式。
病历档案管理部门指导病历档案管理相关工作，也是病历档案管理部门按照国家档案法律法规、党的路线、方针、政策和国家关于科技档案工作、病历档案工作的法规（包括医疗卫生行政管理颁发的涉及病历档案管理方面的行政法规和技术法规，如《执业医师法》《医疗机构管理条例》《医疗机构管理条例实施细则》《病历书写规范》和《医疗事故处理条例》等）明确医疗机构在书写病历时的民事行为能力、监护权、代理关系、近亲属以及如何开具医学证明和病历复印等内容，为病历档案全程管理提供了法律依据。
（三）协助
病历档案协助管理是病案档案全程管理的一种重要形式，与病历档案指导管理、监督管理不同之处在于，病历档案协助管理是借助临床业务科室本身和临床业务科室的行政主管部门——医务部两者的力量，协助病历档案管理部门对临床业务科室的病历档案工作进行督促、管理的行为，而病历档案指导与监督主要是通过病历档案管理部门自身的力量对临床业务部门的病历档案管理工作进行督促与管理。
1.协助的内容(www.xing528.com)
对病历档案全程管理进行协助包含两个方面的内容，一个方面，主要是指为了实现病历档案全程管理的目的，没有隶属关系的病历档案管理部门与临床业务部门之间所发生的横向关系，相互之间没有管辖权的病历档案管理部门与临床业务部门之间无管辖权，但是可以通过医疗机构医务部予以协助，医务部作为临床业务部门的上级主管部门要求其按照病历档案管理的相关法律、法规对病历的形成、收集、整理和归档等事务进行规范，以保证病历档案的质量。另一方面，主要是指为了实现病历档案管理全程管理的目的，负责病历形成、收集、整理和归档的临床业务部门由于其应负担之责任与处理之事务，无法独立完成病历形成、收集、整理和归档事务，需要病历档案管理部门给予协助方能完成的一种方式。由此可知，病历档案协助管理包括两种形式：即主动协助与被动协助。
从主体角度分析，病历档案全程管理协助主要包括的主体有请求部门和协助部门。例如，当病历档案管理部门要求医务部给予协助，要求临床业务部门按照病历质量要求完成病历的形成、收集、整理和归档。这一过程中，病历档案管理部门是请求部门，医务部作为协作部门。而如果是临床业务部门对于病历的形成、收集、整理和归档等有指导需求，向病历档案管理部门提出申请，希望得到病历档案管理部门的帮助，那么，临床业务部门则是请求部门，而病历档案管理部门则是协助部门。
从行为角度分析，病历档案协助管理的过程应包括请求部门的主体行为和被请求部门的协助行为，此时的协助行为也称辅助行为。从关系角度分析，病历档案协助管理主要包含两种形式，即横向或者斜向主体关系。
2.协助的特点
（1）职务协助性
病历档案协助管理行为发生在医疗机构内部的组织之间，是医疗机构的提升病历档案管理质量的一种必不可少的职务行为。在一个医疗机构内部所发生病历形成、收集、整理和归档过程中遇到困难时，由于通过相关辅助主体的职务特性可以克服病历管理工作过程中的困难，此时表现出来的是辅助是一种职务协助。在病历档案全程管理过程中，如果是由于通过病历档案管理员与医务人员的私人感情，而解决的病历形成、收集、整理和归档过程中的具体困难行为，不属于本研究所讨论的协助行为。
（2）目的同一性
病历档案协助管理过程中，无论是病历档案管理部门通过医务部要求临床业务部门配合病历档案全程管理，还是病历档案管理部门直接受临床业务部门之邀协助其实行病历全程管理，这些主体的行为目的都是一致的，是为提升病历档案最终的内涵质量，即属于共同致力于同一目的。
（3）辅助管理性
病历档案协助管理过程中，当请求部门，如病历档案管理部门向医务部提出请求或临床业务部门向病历档案管理部门提出请求之后，被请求的部门通过具体的行政行为或事实行为的实施，向请求部门提供辅助、补充，促进病历的形成、收集、整理和归档等工作得以顺利开展，提高病历档案的内涵质量。
（4）动态过程性
病历档案协助管理一定是发生在两个部门或是两个部门以上的主体之间，协助一定是由一个主体提出请求，然后被请求部门经过计划、执行、审查、实施等PDCA循环辅助之后，达到请求部门的目的，显然这是一个系列动态行为的过程性行为组合。这一种过程性的辅助、协作行为，通常也是一种应激行为。
（5）应激被动性
病历档案协助管理是一种应激行为，这种应激性的具体表现便是被动性，即病历档案协助管理触发点是请求部门发出协助之请求的状态下开展的。医疗机构内部的组织架构是相对稳定的，各司其职，部门与部门之间任务与权限都通过管理条例明确规定，并且为了防止部门与部门之间恣意干涉，每个部门只能在其职能、权限范围内完成相应的工作任务。病历档案协助管理，也不同于医疗机构内部部门与部门之间的联合行为。
医疗机构内部的各个部门之间的执行、管理职能，在医疗机构岗位职责中都有明确规定。如南京医科大学附属逸夫医院医务部的主要职责的描述要求该院相关行政职能部门能够实现组织、指导、协调、实施全院临床医疗科室工作和督促、检查各临床科室、医技科室工作。由此可见，医务部依照医疗机构的岗位职责授权具有医疗管理、医疗质量管理等行政权力，已经具备协助病历档案管理部门开展协助管理的可能性，医务部辅助病历档案管理部门开展正常的工作则是其行政职权之一，且是专属的、强制的、单方的、不可任意处分的。
3.协助的必要性
医疗机构的组织架构是科层制的形式，其特征是等级制与部门化。如二级以上综合医院会在医疗副院长领导下设医务部，医务部下设临床业务科室。科层制的等级制与部门制，将一个医疗机构的所有医疗事务分配到不同的临床业务科室，各临床业务科室各自独立，业务不交叉，按照各自的职责范围内展开医疗卫生服务活动。然而在一个医疗机构中，各临床业务科室由医务部统一指挥、监督，并以此整体向医疗副院长负责。科层制可能在职能分类上存在不科学、设置不合理之处，分工一旦确定之后，难以根据现实的病人病情状况进行调整。因此，在科层制的组织架构中，医疗机构职责、权限既要分立、独立，也要通过协助的方式化解科层制与行政一体化之间的矛盾，促进医疗机构内部各个部门之间的支持与配合，发挥医疗机构的整体性、统一性机能。
高效运行是病历档案全程管理的一个基本要求，通过病历档案协助管理可以使病历档案全程管理得以实现。病历档案协助管理有利于病历档案管理，提升病历产生、收集、整理和归档质量。病历档案全程管理协助是一个重要的途径，是解决医疗资源配置不足的病历档案管理模式下，病历档案管理专业化与临床业务科室需求日益复杂化之间矛盾，整合医疗资源为医院管理提升病历档案管理质量的一种有效手段。病历档案协助管理有助于医疗机构权益保护。
随着医疗卫生事业的发展，病人追求健康以及医疗资源的配置不足，使医疗机构部门与部门之间的协助越来越频繁，范围也在不断扩大。病历档案信息需求呈现出需求业务多样、复杂的态势。这种趋势表现在病历档案管理工作方面，则是病历档案管理部门与临床业务科室和医务部之间的协助活动变得更加频繁。如果因为病历档案部门在协助过程中由于某科室而影响到病历全程管理的成效，则势必会对医疗机构的总体效益造成不利的后果。通过病历档案协助管理，无论是请求部门还是被请求部门通过相互支持，并使这种协助能够常态化、制度化和规范化，一定程度上将会使医疗业务部门与病历档案管理部门在提升病历档案内涵质量的过程中形成一个有机整体，避免相互扯皮、推诿的现象，最大限度地保护医疗机构的权益。
建立病历档案协助管理是医疗机构在有限的医疗资源配置环境下一项重要的举措，病历档案管理部门在开展此项工作时会遵循一定的原则，例如，合理、效能等原则，并用这些原则指导病历档案全程管理。
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