医学声像装备中的照片档案管理优化方案

照片是采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的单个画面。照片档案是一种专门性档案。

（一）照片档案的构成与种类

《照片档案管理规范》指出，照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案主要由底片、照片及文字说明所构成。

1.底片

底片分为原底片与翻版底片。原底片是照片在形成过程中，最初产生的底片。原底片是照片档案的最原始材料，也是照片档案中的重点部分。翻版底片，又称复制底片。复制底片的目的，除了保护原底片以外，还在于补充缺损或遗失的底片。一旦原底片损坏或损失，就可以将翻版底片补充进去，作为照片档案保管。

2.照片

照片是通过底片洗印而成的。照片清晰，便于辨认，一般情况下，归档的每张底片均附有一张照片。在底片损坏或遗失时，还可以根据照片翻制。随底片同时归档的照片，可以作为档案保存。

3.文字说明材料

文字说明材料主要是指照片的题名与文字说明材料。照片上所表现的形象只是事件的一个或几个片段，它所反映和说明的事实具有一定的局限性，需要有文字说明加以补充。照片和文字说明是相辅相成的，是互不可分的整体。

（二）照片档案的管理

各地、各单位的情况不一样，照片档案的状况、质量与数量也不一样，照片档案的管理方法也不尽一致。将其主要管理方法分述如下几方面。

1.照片档案的收集

（1）照片档案收集工作的内容

按照国家颁布的《照片档案管理规范》和有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散和散失在单位和个人手中具有保存价值的照片档案，分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆，实现统一管理。它的内容包括3方面：①档案室依靠有力的控制手段，接收本单位各部门需要归档的照片档案。②档案馆在接收各现行机关或撤销机关档案时，一并接收照片档案。③档案室（馆）对零散的具有保存价值的照片档案的征集或收购。④建立照片档案的归档制度。

照片档案工作开展的好坏，关键在于是否有简便易行的归档制度。第一，建立归档制度，对归档时间、范围方法以及质量要求，做出专门规定，并把归档工作制度化，作为档案接收工作不可缺少的组成部分。在注意其他种类档案归档的同时，不能忽视照片档案。档案管理部门在接收有关单位移交的档案时，也应检查是否包括照片档案。第二，明确照片档案的归档范围。应以反映本单位工作活动为主，并且应具有一定的参考利用价值。具体归档范围应是：①本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；②领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片；③反映本地区重大事件重大事故、自然灾害及异常现象的照片；④本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；⑤与本单位其他载体档案有密切联系的照片；⑥外单位形成但经本单位选用的照片。照片档案主要包括底片、照片和文字说明3部分材料。底片是最原始的材料，归档时要注意其完整性。在原底片损坏或缺少的情况下，翻版底片也可作为照片档案归档保存。底片损坏或遗失时，照片可以进行翻拍。归档时，要使每张底片附有一张照片并有文字说明作为补充。第三，采取措施引导与控制照片的流向，及时予以归档。按照《照片档案管理规范》的要求，可以通过严格措施，确保档案部门掌握照片档案的产生、流向和收集。

（2）档案馆（室）保证质量接收照片档案

明确接收照片档案的侧重点，凡可作为本地区、本机关本单位或个人社会活动情况的历史记录，具有保存价值的照片，无论保存在任何部门、单位或个人手中，都应列入收集范围之内。

力求照片档案的齐全完整。既有数量上的齐全，又有质量上的完整。两者必须并举，不可偏废。为了实现照片档案的齐全完整，必须运用宣传教育政策法律、行政和经济等手段。

档案馆、室对有保存价值的照片档案进行翻拍补充。这种措施是为了弥补照片档案收集时的不足，但不允许也不可能把大量的翻拍片作为档案保存。有条件的档案管理部门，也应配备专用的摄影器材，在有些场合也可以直接参与照片的拍摄与制作工作，它能进一步促进收集工作的积极开展。

（3）照片档案收集工作的方法(www.xing528.com)

照片档案意识不强以及历史原因，过去形成的照片多数散存在个人手中，给收集工作带来很多麻烦。为此，照片档案的收集工作方法可以概括为以下7个“结合”：①档案业务管理部门与有关行政部门工作相结合，调动有关部门的积极性。②档案馆（室）收集照片与清理机关、团体、企事业单位的积存照片相结合，明确照片档案收集的重点单位。③向机关组织征集与向个人征集相结合，取得单位与个人的有力支持。④档案工作部门自己动手收集与争取兄弟单位协助收集相结合，进一步拓宽收集工作的渠道。⑤全面收集与重点收集相结合，以重点单位带动全面。⑥无偿收集和有偿征集相结合，区别情况，分别对待。⑦收集历史照片与现实照片相结合，多渠道、多层次开展收集工作。

2.照片档案的整理

按照《照片档案管理规范》的要求，本着有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为用户提供服务的原则，进行照片档案的整理。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和文字说明应一同整理和存放。

照片档案的整理方法因照片档案的数量、状况及保管单位的情况不同，而有较大的差别。在非专门保管照片档案的档案馆（室），在照片档案数量比较少的单位，照片档案一般是从属于文书档案或科技档案的，并统一排序与编号。对于收集来的照片档案是脱离文字档案和其他档案而独立存在的一部分。对于这种类型的档案，现在一般的做法对其采取不同于文字档案或其他档案的管理方法。而是对这些档案单独分类、编目、单独整理、单独存放。

在保存档案数量较多的专门性档案馆（比如中国照片档案馆），对照片档案的整理方法既系统又规范，它标志着我国照片档案管理的最高水平。

（1）照片档案的分类

根据照片档案的特点，从馆藏实际情况出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

底片的分类。按制成材料分类，分为软质底片、硬质底片；按尺寸大小分类，2寸、4寸、特大号各为一类；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题剧目、工程、项目产品类型来分类。对于底片数量少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。

照片的分类。一般按照照片所反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在的联系。照片的分类，应在全宗内按年度—内容分类。分类应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

（2）照片文字说明的编写

文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明做补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间与地点。

文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等6个要素。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

（3）照片档案的立卷

照片档案分类以后，应将照片组合成案卷，一般情况下，一项内容卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页。照片档案数量很少的单位，一年的照片也可组合成一卷。卷内排列一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进装具。照片的编号，应先编每卷的卷号，再编每卷的页号，再编卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。如有可能，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找利用。

（4）照片档案的编目

照片档案按照《照片档案管理规范》的要求，填写案卷的卷内目录、卷内备考表、案卷目录。

对底片分类以后，要编号登入目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号。底片号是按收到（或发出）的先后次序编号登记保管的。底片目录登记簿包括如下项目：分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、底片来源、收到或发出日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要的一项。它编写在乳剂面的右上角。底片是装入纸袋中保管的，因此在纸袋外面同时打上底片号。

对接收或移交来的相册，不要轻易拆掉，而应经过简单登记入册与整理加工，注明形成单位、时间、数量、作者和相对应的底片号。