医学声像装备档案的管理及开发利用优化方案

声像装备档案是一种最直观的、最真实的档案材料，在档案管理中占有重要地位。但目前医院声像装备档案管理中存在一些缺陷，表现在对其重视程度、管理制度、管理手段、开发利用等方面存在多种缺陷，针对上述存在的问题，作者结合医院实际，就加强声像装备档案管理、声像装备档案数字化及其开发利用等方面进行深入探讨。

众所周知，声像装备档案是最能客观、真实记载单位发展历史的档案资料。一张医院外貌的照片，远远胜过再多的文字说明；一段医院大楼落成庆典录像，可以将当时最有意义的镜头永远记录下来……虽然声像装备档案数量占档案总件数不到5％，但所起档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像装备档案又是在档案管理中较容易被忽视的，不少档案管理工作者对此撰文论述。结合医院档案管理实际，现就声像装备档案管理中普遍存在的问题及应采取的对策，声像装备档案开发利用等问题进行探讨。

（一）声像装备档案管理中存在的问题

声像装备档案管理制度完善及规范存在缺陷。常见表现为医院档案管理不是十分规范，管理制度不够落实，分类方案，不尽科学，重视纸质档案管理而忽视声像装备档案管理。

1.声像装备档案归档范围存在死角，归档率不高

由于声像装备档案形成科室一般在院办公室或负责医院宣传的科室，重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。在此过程中，声像资料形成部门的工作细致程度对档案工作是否支持便成为影响声像装备档案上交质量的因素，假如声像资料形成部门工作较忙，或对声像装备档案重视不够，声像装备档案质量、归档率难以保证。

目前医疗单位各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，如接诊到特殊患者、开展新特技术等，一些临床科室自行拍照，为今后病例讨论、撰写论文积累资料；由工会组织的医院职工体育活动可能是工会自己进行录像照相……这些形成声像资料其档案价值不容忽视，但由于不是重点声像装备档案归档部门，使档案管理部门失去了较有重要价值的声像装备档案来源。

2.声像装备档案管理、开发利用手段滞后

声像装备档案的保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需投入较大量资金购入储存设备，占用一定存放空间，对目前用房面积普遍紧张的医疗单位来说，较大资金投入、占用较大工作用房不是十分现实的，加上对长期开放空调系统带来昂贵的开支使医疗单位不容易接受。

3.档案管理人员自身专业素质不足

对声像装备档案缺乏足够重视也是影响其工作开展、管理质量提高的原因。很多专门从事医院档案管理人员原来没有接受档案专业培训，或仅接受较短时间的档案专业培训。个人因素受限或对声像装备档案管理专业知识掌握不够，导致对声像装备档案管理的特殊保管条件心中无数，声像装备档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像装备档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像装备档案保管和声像装备档案寿命。

4.声像装备档案利用开发意识不够

对归档数量较多的声像装备档案，一般仅满足于接受次数甚少的查阅、单位出版专刊画册的层次。档案管理者对声像装备档案开发利用意识不够，缺乏开发利用动力，或缺乏声像装备档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值却“养在深闺无人识”，发挥不了声像装备档案的应有作用。(www.xing528.com)

（二）声像装备档案管理对策

1.重视对声像装备档案的管理

严格声像装备档案的收集从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整，对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要将其纳入声像装备档案归档范围，杜绝重要声像资料失管现象的发生。开展经常性档案专题宣传，包括开展声像装备档案重要性的宣传，提高员工对声像装备档案重要性的认识。档案管理部门要与各科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，对各科室档案查阅提供各种便利条件，使医院员工对声像装备档案工作予以配合支持。

2.档案管理者要发挥主观能动性作用

经常深入科室了解情况，及时发行有价值声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防日久被人遗忘。在人手允许情况下，可考虑让档案管理人员承担医院部分重要活动的资料摄影工作，这是声像装备档案积累的最佳条件，其目的有：真正掌握医院重要活动的第一手材料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象；有利于档案管理工作中“四同步”的开展，假如档案管理人员对本单位开展的各种主要活动过程、目的能够掌握第一手材料，哪些资料是重要应该归档的，做到心中有数，及时催缴，对保证声像装备档案的归档完整，归档质量有很大帮助。

3.完善声像装备档案保管环境的建设，构筑一个适应其保管的最佳环境

声像装备档案的保管需要一定的设备投入，争取单位领导的重视，在经济上给予投人，购置必要设备，改善保管条件，完善硬件设施。

4.加强档案管理人员业务培训，提高专业人员素质

衡量档案管理人员专业水平的高低，也是衡量档案管理水平的高低。如何加强声像装备档案管理，如何保证档案的安全，借助现代科学技术应用于其管理，采用现代手段进一步发掘声像装备档案内在价值，诸多问题，都需要高素质档案管理人员去完成，作为单位领导者，要创造合适培养人才环境，多途径提高档案管理人员素质，同时档案管理者要明确自身责任，加强专业学习，提高声像装备档案管理水平。

5.将现代管理手段和计算机技术应用于声像装备档案管理

采用计算机技术实现声像装备档案数字化，构筑数字化档案馆是今后档案管理的一个发展方向，声像装备档案数字化对实现档案资源共享，实现网络传播远程查询，构筑数字化档案馆/室，同时对声像装备档案的保管、延长其寿命都有很多作用，目前不少档案管理部门开始构筑网上档案馆探讨并取得一定效果。