教研室档案管理：内容与使用优化

（一）档案内容

1.教学档案

教学档案是指在教学活动中直接形成的，具有考查利用价值，按照一定规律集中保存起来的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料，是教学内容方法、途径和效果的真实记录，是进行教学活动和教学研究不可缺少的依据和参考，是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，包括载有下列信息的文本、声像资料、磁盘及必要实物。

2.科研档案

科研档案是指在科学研究、技术革新、科研成果的推广使用中所形成的，具有保存和利用价值的，按一定的归档制度集中保管起来的科学研究文件材料。包括：①科技文件资料；②科研课题开题立项，研究，总结题资料；③科研成果资料；④专利项目材料，如发明专利、实用新型专利和外观设计专利的请求书、说明书、设计图、照片、权利要求书、代理人委托书、专利证书以及国家发明奖的申报书及审批文件等。⑤科研经费使用，消耗材料；⑥科技学术交流，外事活动资料。

3.其他档案(www.xing528.com)

其他档案包括：①教研室发展史，大事记；②教学效果调查和质量分析；③师资培养规划、计划及实施、检查结果等；④学术论文（副本）资料，学员在学校期间撰写的本专业文章及与教学相关的其他材料；⑤经费开支材料；⑥仪器设备基本情况。

（二）档案使用

档案管理不应仅仅是一种保存手段，更应该服务于教学科研活动。因此，在教学过程中要注意利用和发挥档案的指导服务作用，如将各期试题单独装订成册，使之成为课程结束后考试命题的重要参考资料。某些资料从收集到保存都从教学的实用性出发，如实验课实行授课登记制度，将授课内容及仪器使用情况按时登记，积累档案资料，完善实验室仪器管理，更便于教师之间的互相沟通和监督。教学档案可定点保存，像实验室器材管理册即由实验室人员保管，人员更换，则档案易主，便于接管人员之间的互相监督，成为教学科研管理的一部分，一方面发挥了档案效能，另一方面促进了教学。由于档案收集整理工作从授课之前即已开始布置和安排，使大家在授课之前对将要进行的教学活动做到心中有数，授课过程中增加计划性，使整个教学科研秩序有条不紊，目标明确，真正做到档案收集工作与教学科研活动的密切结合和相互促进。

档案管理作为教学科研活动的重要组成部分，应从实际出发，充分利用其直接来源于教学科研、贴近具体教学科研活动的特点，使其渗透到教学科研过程的各个环节，这样才能充分发挥它的实用性。为此，档案管理部门应充分发挥档案在教学科研管理和院校建设中的作用，努力提高档案开放效益和利用率，直接为教学科研工作服务。档案管理人员应当熟悉所保管的档案，编制目录、卡片、索引等检索工具和参考资料，逐步实行计算机管理，为档案利用部门提供高效率的服务。同时，建立严格的档案使用制度。档案一般在教研室阅读；复印、外借或借阅不便公开的档案，必须按照管理制度，严格手续，对借出的档案应当适时催还；对退还的档案应当严格清点、入库。利用教学档案的单位和个人，应当遵守有关档案管理规定，不得涂改勾画、批注、剪裁、转借和私自复印；对借出的档案，应妥善保管，按时归还；对遗失、损坏教学档案的视情节轻重，按照有关规定，追究其责任。