档案意识是指人们对档案的性质、价值、和档案工作的本质、作用、地位的看法和认识。档案意识强不强对于整个档案管理与利用具有至关重要的意义。尤其是教研室的负责人、医务工作者及档案员（资料员）要更新观念，增强档案意识，发挥各自所能，为做好档案管理工作创造最基本的条件。
1.增进档案意识，争取领导支持
制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的则是领导者的现代化档案意识水平。首先，教研室主任要有较强的档案意识。科室领导对档案工作的重视，在档案管理方面的表率作用，能带动全科人员档案意识的提高，从而形成档案工作的良好氛围。在医院，教研室是医院教研工作的最基层单位，教研室主任是教学、医疗、科研、行政管理的带头人和实施者，在各项具体工作中，形成的大量有价值的档案资料要带头统一归档；同时指导、督促其科室成员做好档案管理方面的工作。科室负责人档案意识强，档案工作就能得到财力、物力上的支持。教研室要把档案科学化管理纳入本教研室工作计划，增加对档案工作的投入，改善管理条件和管理手段，有效保护和利用档案。随着现代技术的不断进步和现代化管理的需要，应为档案管理配备电脑、扫描仪、数码照相机等现代化设备，为教研室档案资料的现代化管理创造较好的物质条件。
2.做好宣传工作，获得广大教师和医务工作者的支持
教研室资料员要向广大教师和医务工作者宣传《中华人民共和国档案法》，讲解有关档案知识。要使大家清楚认识到：在从事临床教学、医疗、科学研究等各项活动中应该形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有，它是受档案法律保护的知识财富，必须使之完整无缺，并按规定向档案部门移交，否则就是违法行为。同时也要认识到：通过他们用汗水和心血凝结而成的档案，既能合理、科学地评价他们的教学水平和学术水平，又对社会和教师个人具有现实、历史查考、利用价值。同时，资料员还要经常介绍教研室档案资料的保管条件及保密制度等，以消除他们的思想顾虑，提高他们上交档案资料的自觉性。只有全体人员的档案意识增强了，教研室档案管理工作才能获得广泛理解和支持。
3.热爱档案事业，资料员要有现代化的档案意识
在医学教育事业和医疗科技事业迅速发展的今天，医院档案信息资源已成为一种重要的经济资源，其重要性日益引起人们的普遍关注和广泛认同。档案人员是创新知识、传播信息、连接应用的桥梁，首先必须具有现代化的档案意识。资料员在档案管理工作中要转变观念、与时俱进，树立全新的观念。要变被动服务为主动服务，变封闭观念为开放观念。要以诚恳热情的服务态度、积极主动的服务作风、准确高效的服务质量为档案利用者服务。资料员不仅档案意识要强，而且要热爱档案事业。一个人一旦热爱某种事业，就有了对事业的自觉性，就会自觉约束自己的思想和行为，做好本职工作。有了热爱，就有了对事业的主动性，肯花时间和精力去学习档案学理论与实践技能，总结工作得失，提高工作效率和质量；有了热爱，就有了对事业的坚定性，就会产生强烈的事业心，从而几十年如一日，默默无私奉献，不计较个人得失，一心一意做好本职工作。(www.xing528.com)
（二）建立健全档案管理制度，是做好医院教研室档案管理的根本保障
医院教研室档案资料来源复杂、种类繁多、利用方式多样。要做到有效管理，必须制定一套完善的档案管理制度，包括归档制度、登记制度、借阅制度、保密制度、奖惩制度等。就归档制度而言，要本着档案实行集中统一管理原则，分别建立统一的归档范围。如教学档案归档范围包括：教学文件、教学制度、教学大纲、教学计划及任务书、师培计划、教学周历、教案、讲稿、试卷、成绩、各种教学活动记录、教改课题、教学论文、教学总结、获奖证书教师档案等。科研档案则包括科研文件、开题报告、课题申请书、成果申请材料、科研原始资料、各种合作合同书、科研论文、科研人员计划小结、科研设备档案等。医疗档案则包括医疗文件、排班表、典型病例、疑难病照片资料等。资料员要严格执行档案管理制度，保障档案资料得到科学管理。
（三）认真做好档案资料收集、整理、保管工作，是做好医院教研室档案管理的关键因素
1.主动收集、合理分类、随时整理，保证各类档案资料的齐全完整
资料员要树立高度的责任心，对不同来源不同种类的档案资料，要采取不同措施，进行主动收集、合理分类、随时整理。例如，对教学档案而言，因为教学工作是以学年度来计划完成的，那么教学工作中形成的教学档案资料要按学年度来收集、分类、立卷、归档。同时教研室要经常应对各种教学检查、教学评估，那么在收集整理教学档案时一方面要按档案管理原则进行分类整理，另一方面还要考虑根据教学评估检查的指标体系来进行针对性收集、分类、整理、归档，采取灵活多样的分类保管方法，做到既符合档案管理原则，又能顺利应对各种检查评估，以避免档案管理人员的重复劳动，并保护档案不被拆分破坏。对于医疗档案，收集要积极、主动、及时。如遇到典型病例、疑难病例要随时深入病房收集病例资料和拍摄照片，并利用现代技术手段有效储存其资料、图片。对于科研档案，则要根据课题进展情况来收集，一般课题结束时要进行系统的整理，每个课题最好形成独立的案卷。对于研究生档案，则要在研究生毕业答辩后办理离校手续前将其毕业论文、多媒体汇报电子文稿以及科研原始数据、图片等一并收齐归档。
2.妥善保管医院教研室档案资料
医院教研室一般没有专门的档案库房，档案柜通常放置在教研室办公室，为此档案柜应由专人管理，做好安全防护工作和重要科技档案资料的保密工作，同时要特别注意防火、防鼠、防霉。随着现代技术的不断发展，教研室产生大量的电子文件、数码照片、多媒体课件等电子档案，对这些电子文档尤其要妥善保管，一方面要及时做好备份，以防机器故障、病毒破坏而丢失文件；另一方面要做好保密工作，防止未经许可任意拷贝，要做好知识产权保护工作。[1]
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